Circolare numero 145 del 25-8-2003

Regolamento INPS sul trattamento dei dati sensibili e sanitari

La circolare fornisce istruzioni operative per l’applicazione del Regolamento approvato dall’Istituto in materia di trattamento dei dati sensibili da parte dei soggetti pubblici non economici. L’obiettivo è assicurare un’uniforme gestione delle informazioni sensibili e sanitarie, nel rispetto della legge n. 675/1996, del d.lgs. n. 135/1999 e della normativa collegata, alla luce anche dei chiarimenti forniti dal Garante per la protezione dei dati personali.

Quadro normativo e ragioni dell’intervento

La circolare ricorda che la legge n. 675/1996 consentiva ai soggetti pubblici il trattamento dei dati sensibili solo in presenza di una espressa autorizzazione legislativa che individuasse dati trattabili, operazioni consentite e finalità di rilevante interesse pubblico. Poiché tali previsioni erano limitate, il d.lgs. n. 135/1999 ha individuato numerose finalità di interesse pubblico, legittimando i trattamenti necessari allo svolgimento delle funzioni istituzionali dell’INPS.

In questo contesto l’Istituto ha adottato il Regolamento approvato con deliberazione n. 95 del 9 aprile 2002, adempiendo all’obbligo di identificare e rendere pubblici i tipi di dati e di operazioni strettamente pertinenti e necessari rispetto alle finalità perseguite. Tale individuazione deve essere aggiornata periodicamente.

Struttura del Regolamento

Il Regolamento si compone di due parti:

• una parte normativa, articolata in tre Capi;
• una parte tabellare, in cui sono indicate le aree di attività istituzionale, i relativi procedimenti amministrativi, i tipi di dati sensibili trattati e le operazioni svolte.

Il primo Capo richiama la nozione di dato sensibile e le ipotesi di trattamento legittimo; il secondo Capo disciplina la protezione dei dati contenuti in archivi cartacei e informatici; il terzo Capo contiene regole specifiche per i dati sanitari, con particolare attenzione ai casi di accesso da parte di soggetti diversi dall’interessato.

Nozione di dato sensibile e principi di trattamento

Sono dati sensibili quelli idonei a rivelare origine razziale o etnica, convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, opinioni politiche, adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni di carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché quelli idonei a rivelare stato di salute e vita sessuale.

La circolare evidenzia i principi rafforzati dalla disciplina del d.lgs. n. 135/1999:

• i soggetti pubblici possono trattare solo i dati essenziali per le attività istituzionali, quando non sia possibile utilizzare dati anonimi o di altra natura;
• devono verificare periodicamente esattezza, aggiornamento, pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità dei dati;
• se alcuni dati risultano eccedenti o non necessari, il loro uso è vietato, salva la conservazione del documento che li contiene se prevista dalla legge;
• particolare attenzione va posta ai dati riferiti a soggetti diversi dall’interessato diretto, come i familiari.

Informativa agli interessati e consenso

L’Istituto deve fornire agli interessati un’informativa sintetica ma completa sui trattamenti cui i dati sensibili saranno sottoposti e sui diritti riconosciuti dalla legge n. 675/1996. La circolare precisa che, per effetto del d.lgs. n. 135/1999, l’INPS, in quanto soggetto pubblico non economico autorizzato dalla legge, non è tenuto ad acquisire il consenso dell’interessato per il trattamento dei dati sensibili.

L’informativa deve richiamare la normativa che impone gli obblighi o disciplina i compiti cui il trattamento è connesso, cioè il quadro giuridico del procedimento amministrativo relativo alla prestazione richiesta. La modulistica in uso presso l’Istituto dovrà essere conseguentemente adeguata.

Misure di sicurezza e incaricati del trattamento

La circolare sottolinea la stretta connessione tra riservatezza e sicurezza dei dati. Gli atti e documenti contenenti dati sensibili, sia cartacei sia elettronici, devono essere custoditi in archivi ad accesso selezionato. I responsabili delle strutture operative devono adottare ulteriori misure specifiche, adeguate alle condizioni logistiche e ambientali, al fine di garantire la salvaguardia degli archivi.

Per i trattamenti informatici è previsto che vi accedano solo persone autorizzate, tramite sistemi che consentano identificazione degli utenti e registrazione degli accessi.

Gli incaricati del trattamento, che operano materialmente sui dati con strumenti informatici o sui fascicoli, devono essere designati per iscritto con ordine di servizio o atto equipollente. L’atto di nomina deve richiamare la delicatezza dell’incarico e indicare le misure di cautela, tra cui:

• trattamento dei dati solo per le esigenze di lavoro e per il tempo strettamente necessario;
• divieto di lasciare documenti incustoditi o esposti a soggetti estranei;
• obbligo di riserbo anche dopo la cessazione dell’incarico, richiamando l’art. 326 c.p. e l’art. 28 della legge n. 241/1990;
• indicazioni sulla custodia dei documenti a fine giornata e sulla loro riconsegna al responsabile di processo a procedimento concluso;
• richiamo alle norme sulla responsabilità penale per illecito trattamento di dati personali.

Disciplina specifica dei dati sanitari

Per i dati sanitari la circolare richiama il d.lgs. n. 282/1999 e le regole del Capo III del Regolamento, volte a garantire la segretezza delle informazioni relative a stato di salute, vita sessuale e dati genetici.

La documentazione sanitaria, comprese certificazioni, modelli e referti prodotti a corredo delle domande di prestazione o successivamente, deve essere inserita in busta chiusa con la dicitura "documentazione sanitaria" e inoltrata direttamente al dirigente del centro medico-legale.

I dati acquisiti per finalità istituzionali devono essere conservati separatamente da ogni altro dato personale presso i centri medico-legali, in armadi con serratura o, in mancanza, in locali dedicati chiusi a chiave. La custodia e la trattazione devono avvenire in modo da consentire l’identificazione dell’interessato solo quando necessaria; se il procedimento non richiede la conoscenza diretta del fatto di salute, la valutazione compete al dirigente medico-legale, che fornisce il giudizio utile al completamento del procedimento.

Se l’interessato richiede di conoscere i dati relativi allo stato di salute, la documentazione è resa disponibile dal dirigente medico-legale di secondo livello, o dal sostituto formalmente incaricato, previa identificazione del richiedente:

• al medico di fiducia indicato dall’interessato;
• all’interessato stesso, se non ha designato un medico di fiducia.

La stessa modalità vale anche quando i dati siano comunicati a un terzo munito di delega validamente espressa o di mandato, insieme al documento di identificazione. Le medesime cautele si applicano anche quando, in occasione di visite medico-legali, emergano fatti medico-clinici che rendano opportuna l’informativa all’interessato.

In ogni caso i dati devono restare in busta chiusa con la dicitura "contiene documentazione sanitaria". Le strutture devono inoltre sensibilizzare gli enti di patronato e gli utenti, chiarendo che le cautele adottate servono esclusivamente a garantire la segretezza delle informazioni sanitarie nell’interesse degli assicurati.

Indicazioni particolari su fascicoli dei dipendenti, cartelle sanitarie e cedolini

La circolare affronta alcuni casi specifici segnalati dalle strutture.

Per i fascicoli personali dei dipendenti, i dati sensibili devono essere conservati separatamente rispetto alle altre informazioni. Tale separazione non elimina l’unitarietà del fascicolo, ma richiede accorgimenti tecnici e organizzativi, come sottofascicoli dedicati e custodia in armadi chiusi con serratura, per evitare consultazioni indiscriminate.

Per le cartelle sanitarie e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria, redatte dal medico competente, l’Istituto è responsabile della custodia in quanto datore di lavoro. Le cartelle devono essere archiviate in appositi fascicoli conservati in armadi chiusi presso la struttura produttiva. L’accesso è consentito solo all’organo di vigilanza per i controlli previsti dal d.lgs. n. 626/1994 e al medico competente per gli aggiornamenti. Anche se la custodia è affidata a società di servizi, la responsabilità della riservatezza resta in capo all’Istituto.

Quanto al cedolino dello stipendio, la circolare rileva che alcune voci possono rivelare aspetti relativi ai rapporti familiari o all’adesione sindacale. Per evitare che tali dati divengano conoscibili a terzi, le indicazioni troppo esplicite devono essere sostituite da diciture meno descrittive o da codici, comunque comprensibili dal dipendente. I moduli relativi agli emolumenti mensili devono essere adeguati a questi criteri.

Delega per la riscossione delle quote sindacali

La scelta del sindacato destinatario della delega per la riscossione delle quote è considerata dato sensibile e deve essere tutelata nella sua segretezza. Le deleghe devono essere consegnate in busta chiusa e gli operatori delle strutture periferiche devono adottare ogni cautela per evitare che il dato sia esposto alla visione di soggetti estranei al procedimento.

La circolare suggerisce anche un coordinamento con gli enti di patronato e con le associazioni sindacali interessate per eventuali indicazioni operative. Per i moduli di adesione alle organizzazioni sindacali dei dipendenti dell’Istituto, vale il rinvio alle regole sulla separata conservazione dei dati sensibili nei fascicoli del personale.

Scambio di dati tra pubbliche amministrazioni

La circolare dedica un’ampia parte al reciproco scambio di informazioni tra pubbliche amministrazioni, sempre più rilevante per il perseguimento delle rispettive finalità istituzionali. Tale scambio, anche tramite strumenti informatici e telematici, deve essere regolato da apposite convenzioni.

Le convenzioni devono prevedere:

• il limite dell’accesso ai dati alle sole esigenze connesse alle attività istituzionali;
• l’impegno delle parti a garantire il rispetto della legge n. 675/1996 e successive modifiche;
• il riferimento espresso all’art. 9 della legge n. 675/1996, secondo cui i dati scambiati devono essere necessari, pertinenti e non eccedenti;
• il divieto di divulgare, diffondere, ritrasmettere, mostrare, stampare, comunicare, cedere o riprodurre i dati per finalità diverse da quelle convenzionali;
• l’obbligo di impartire precise istruzioni agli incaricati dell’accesso ai dati.

Se la convenzione comprende anche dati sensibili, questi devono essere di assoluta essenzialità, cioè utilizzabili solo quando le finalità istituzionali non siano realizzabili con dati anonimi o di altro tipo. I dati oggetto di scambio devono essere espressamente individuati nel testo convenzionale. I protocolli d’intesa e le convenzioni attuative locali devono essere preventivamente sottoposti alla Direzione Centrale Organizzazione; eventuali richieste ulteriori devono essere a essa rappresentate per valutazioni di merito.

La circolare ricorda infine che, per convenzioni con enti pubblici economici o con soggetti privati, la comunicazione e diffusione di dati personali è ammessa solo nei limiti previsti da una norma di legge o di regolamento.

Accesso agli atti amministrativi contenenti dati sensibili

La disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi si applica anche quando gli atti contengono dati sensibili. Per le modalità procedurali si rinvia al Regolamento per la disciplina dell’accesso adottato in attuazione della legge n. 241/1990.

La circolare precisa che possono richiedere l’accesso ai dati sensibili solo i soggetti cui i dati si riferiscono, purché sussista un interesse personale e concreto collegato alla tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. L’accesso da parte di terzi è consentito solo se questi sono identificati e muniti di delega validamente espressa o di mandato. La delega o il mandato devono essere accompagnati dalla fotocopia di un documento di riconoscimento dell’interessato, da acquisire agli atti. L’accesso è consentito nei limiti della delega o del mandato e solo per i dati ivi specificati.

Per i dati relativi alla salute, si rinvia alle regole speciali già ricordate nella parte dedicata ai dati sanitari. In caso di conflitto con la tutela dei dati di terzi o di gruppi, l’art. 24 della legge n. 241/1990 consente la sola visione degli atti, purché la conoscenza del contenuto sia necessaria per curare o difendere interessi giuridicamente rilevanti del richiedente.

La circolare richiama inoltre la possibilità di consultazione diretta degli archivi di un’altra amministrazione da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e fatti o al controllo delle dichiarazioni sostitutive. Se l’accertamento riguarda anche dati sensibili, la consultazione deve essere limitata ai soli dati essenziali, e l’amministrazione certificante deve autorizzarla indicando i limiti entro cui deve svolgersi.

Aspetti organizzativi e responsabilità di attuazione

La puntuale applicazione della circolare è affidata, in ambito provinciale, al referente dei rischi aziendali o al responsabile dell’area controllo se cumula anche tali funzioni; nelle Direzioni Regionali, a un funzionario espressamente individuato. I casi particolari non espressamente disciplinati devono essere segnalati alla Direzione Centrale Organizzazione, che provvederà a definirli e, se necessario, a integrare le istruzioni per garantire uniformità di comportamento tra le strutture.