Regolamento (UE) 2021/1350

Norme tecniche di regolamentazione sui meccanismi di governance degli amministratori di indici di riferimento

Il regolamento delegato (UE) 2021/1350 integra il regolamento (UE) 2016/1011 definendo requisiti tecnici per rendere sufficientemente solidi i meccanismi di governance degli amministratori di indici di riferimento. La finalità è assicurare una struttura organizzativa chiara, la corretta attribuzione di funzioni e responsabilità e una gestione efficace dei conflitti di interesse, anche nelle situazioni di gruppo.

Ambito di applicazione e finalità

Le norme si applicano agli amministratori di indici di riferimento disciplinati dal regolamento (UE) 2016/1011 e riguardano l’organizzazione interna, le procedure decisionali, le responsabilità operative e la trasparenza verso il personale coinvolto. Il considerando evidenzia che la governance deve essere documentata e strutturata in modo da consentire l’individuazione e la gestione dei conflitti di interesse, anche quando l’amministratore opera all’interno di un gruppo. È inoltre richiamata l’esigenza di coerenza con la data di applicazione dell’articolo 5 del regolamento (UE) 2019/2175, che ha introdotto l’articolo 4, paragrafo 9, nel regolamento (UE) 2016/1011.

Struttura organizzativa, decisioni e linee gerarchiche

L’articolo 1 richiede che i meccanismi di governance siano approvati dall’organo di gestione, se del caso, e contengano una descrizione chiara e ben documentata delle procedure per le decisioni della dirigenza, dell’organigramma e delle linee gerarchiche. L’organigramma deve indicare in modo esplicito l’attribuzione di funzioni e responsabilità alle persone direttamente coinvolte nella fornitura dell’indice di riferimento.

Le procedure decisionali devono includere, ove applicabile:

• la composizione, i ruoli e le responsabilità dell’organo di gestione e dei relativi comitati;
• la struttura dell’organo di gestione;
• la designazione dell’organo di gestione.

L’organigramma deve inoltre indicare le funzioni esternalizzate, sia all’interno sia all’esterno del gruppo dell’amministratore, nonché l’eventuale personale condiviso nel gruppo. Quando una persona svolge più funzioni o partecipa a più comitati, l’amministratore deve garantire che disponga di tempo sufficiente e che non sia impedita nell’esercizio delle proprie funzioni in modo onesto, equo e professionale. A tal fine occorre considerare il numero di riunioni, la natura della posizione e delle responsabilità, nonché eventuali altre funzioni o attività svolte.

Retribuzione e deroghe

Il regolamento impone un quadro chiaro in materia di retribuzione per tutte le persone direttamente coinvolte nella fornitura dell’indice di riferimento, da calibrare in funzione delle rispettive funzioni e responsabilità. Tuttavia, l’amministratore può decidere di non applicare l’obbligo relativo alla designazione dell’organo di gestione e il quadro di retribuzione agli indici di riferimento non significativi.

Una ulteriore deroga è consentita quando risulti appropriata e proporzionata, tenendo conto di:

• natura, portata e complessità delle attività dell’amministratore;
• probabilità di conflitti di interesse tra la fornitura dell’indice e le altre attività svolte;
• livello di discrezionalità associato al processo di fornitura dell’indice.

Responsabilità, controlli interni e conflitti di interesse

L’articolo 2 impone che i meccanismi di governance specifichino in modo chiaro e documentato le responsabilità delle persone che assumono decisioni con possibile impatto significativo sulla fornitura dell’indice, soprattutto quando tali decisioni sono delegate. Devono inoltre essere individuate le persone responsabili della pubblicazione o comunicazione dei conflitti di interesse effettivi o potenziali ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/1011.

Il testo richiede anche l’indicazione di chi istituisce procedure di controllo interno per garantire l’integrità e l’affidabilità del dipendente o della persona che determina l’indice, ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2016/1011. Infine, deve essere prevista la responsabilità per la segnalazione interna di qualsiasi circostanza idonea a generare conflitti di interesse. Per gli indici di riferimento non significativi, l’amministratore può non applicare l’obbligo relativo alla segnalazione interna.

Trasparenza e gruppo di appartenenza

L’articolo 3 richiede che tutti i dirigenti, dipendenti e le altre persone fisiche i cui servizi sono messi a disposizione o sotto il controllo dell’amministratore e che sono direttamente coinvolti nella fornitura dell’indice conoscano le proprie responsabilità e le procedure da seguire per svolgerle correttamente. Si tratta di un requisito di trasparenza interna volto a prevenire disallineamenti organizzativi e violazioni procedurali.

Se l’amministratore fa parte di un gruppo, i meccanismi di governance devono descrivere in dettaglio le funzioni relative ai servizi e alle attività esternalizzati, comprese le esternalizzazioni verso entità del gruppo, in conformità all’articolo 10 del regolamento (UE) 2016/1011. Il considerando chiarisce che, pur potendo perseguire sinergie di gruppo, le funzioni esternalizzate devono comunque rispettare integralmente le regole del regolamento di base.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, ma si applica soltanto a decorrere dal 1° gennaio 2022. Trattandosi di un regolamento delegato, è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.