Circolare numero 164 del 22-6-1991

Organizzazione del recupero crediti per le Gestioni Artigiani e Commercianti

La circolare interviene sul processo di recupero dei contributi omessi dagli iscritti alle Gestioni Artigiani e Commercianti, con l’obiettivo di renderlo più rapido, incisivo e coerente con le nuove potenzialità tecnologiche e con le procedure automatizzate già disponibili o in corso di perfezionamento. Il documento ridefinisce sia il modello organizzativo sia la sequenza operativa delle attività, ponendo al centro una specifica struttura dedicata alla gestione dei crediti.

Finalità della circolare

La Direzione Generale evidenzia che, nell’ambito più generale del recupero crediti dell’Istituto, va data particolare attenzione agli iscritti inadempienti all’obbligo contributivo. La necessità di miglioramento operativo si fonda su tre direttrici: tempestività nell’acquisizione dei bollettini di conto corrente, immediatezza e incisività nell’azione di recupero, aggiornamento degli archivi anche ai fini di una corretta erogazione delle prestazioni.

Viene richiamato il fatto che questa impostazione trova già un primo riscontro nell’avere attribuito priorità all’acquisizione dei bollettini di c/c nei piani operativi 1991 e nell’avere inserito tra i punti fondamentali del budget recupero crediti la riscossione delle inadempienze degli iscritti alle Gestioni Artigiani e Commercianti, come già precisato con il messaggio n. 28352 del 7 giugno 1991.

Nuovo modello organizzativo

La circolare ritiene necessario riconsiderare l’assetto organizzativo del Settore lavoratori autonomi artigiani e commercianti, soprattutto nella parte che deve garantire la sollecita individuazione dei soggetti inadempienti e l’attuazione degli interventi di recupero. L’organizzazione precedente era orientata soprattutto alla gestione dei conti assicurativi individuali ai fini della prestazione; tale impostazione, però, non appare adeguata a un recupero crediti fondato su tempi rapidi e su lavorazioni periodiche.

Il nuovo indirizzo supera il sistema di attivazione delle iniziative di recupero basato sulle "scoperture contributive" per anni interi e introduce un’attività di individuazione delle partite creditorie con cadenza trimestrale, in connessione con le scadenze dei versamenti. Per questo viene individuata una struttura specifica, definita "isola di produzione", dotata di un preciso centro di responsabilità e incaricata di gestire tutte le fasi del ciclo operativo.

Area di attività dell’isola

Nel reparto G.P.A. viene prevista la costituzione di una struttura dedicata alla "gestione crediti artigiani e commercianti", capace di seguire l’intero ciclo del recupero. L’isola deve assicurare:

• la gestione dell’archivio in relazione alle delibere di cancellazione o variazione negativa;
• l’acquisizione integrale e tempestiva dei bollettini, a prescindere dal canale di alimentazione del sistema, compresi BancoPosta, supporti da istituti di credito e lettura ottica;
• l’evidenziazione dei crediti tramite procedure automatizzate alle scadenze previste, l’utilizzo delle diffide legali e la definizione amministrativa delle eventuali contestazioni;
• l’acquisizione dei bollettini versati a seguito della diffida;
• l’attivazione degli Uffici Legali nei casi di mancato adempimento entro i termini;
• l’acquisizione dei modelli VIG.14/AT relativi ai contributi recuperati in sede legale, anche per armonizzare il recupero con l’eventuale successiva trattazione del credito "per anno intero" a consuntivo nei casi previsti dalla circolare n. 189 del 1° agosto 1990.

Le professionalità assegnate all’isola devono essere perfettamente fungibili tra loro, così da garantire sia la gestione di tutte le attività sia il controllo della regolarità contributiva degli iscritti.

Criteri operativi e scansione delle fasi

La circolare stabilisce un modello operativo in quattro fasi, fondato sul rispetto rigoroso dei tempi e sulla puntuale gestione delle singole attività.

Prima fase

Il flusso procedurale si attiva in corrispondenza delle scadenze legali per il versamento dei contributi previdenziali: 20 aprile, 20 luglio, 20 ottobre e 20 gennaio, nel limite del minimale. Tutti gli adempimenti relativi all’acquisizione dei bollettini devono concludersi entro i due mesi successivi.

Seconda fase

Segue l’emissione automatizzata delle "diffide legali", corredate di un bollettino di conto corrente canalizzato sui conti accesi per il recupero crediti delle Gestioni. La diffida consente al debitore di regolarizzare la propria posizione entro 15 giorni dalla notifica. Poiché in questa fase può rendersi necessario un contatto con l’assicurato per chiarimenti o correzioni della posizione debitoria, l’intera operazione, compresa l’acquisizione dei bollettini versati, deve comunque essere completata entro due mesi dalla notifica della diffida.

La circolare precisa inoltre che l’Ufficio Contabilità deve adottare una linea preferenziale di contabilizzazione dei bollettini provenienti da diffida, così da rispettare le tempistiche previste.

Terza fase

In questa fase le procedure automatizzate segnalano all’Ufficio Legale i soggetti debitori che non hanno ottemperato al pagamento indicato nella diffida oppure che hanno presentato contestazioni fondate. La circolare osserva che l’emissione di UL14 per ogni diffida trimestrale non onorata comporterebbe un carico di lavoro non gestibile; per tale ragione la trasmissione all’Ufficio Legale deve avvenire con periodicità semestrale.

Alla scadenza semestrale vengono quindi emessi gli UL14 per tutti i soggetti che non hanno provveduto a regolarizzare la propria posizione. In caso di recidiva, deve essere compresa anche la seconda rata non pagata. La soluzione operativa evita l’emissione di una seconda diffida consecutiva e consente di predisporre un unico UL14 comprensivo delle due rate trimestrali non riscosse, permettendo all’Ufficio Legale di richiedere decreti ingiuntivi per semestri di scoperture contributive.

Quarta fase

La fase finale è quella in cui, tramite l’acquisizione dei contributi riscossi in sede legale mediante mod. VIG.14/AT, si completa l’intero iter procedurale di competenza dell’isola. In questo modo si realizza il recupero crediti a carico dei soggetti inadempienti e si procede al conseguente aggiornamento degli archivi delle posizioni assicurative.

Effetti attesi

L’assetto descritto mira a garantire un recupero crediti più tempestivo, ordinato ed efficace, grazie alla concentrazione delle responsabilità in un unico centro operativo e alla definizione di tempi certi per ciascuna fase. Il modello consente inoltre di migliorare l’allineamento fra gestione contributiva, attività di recupero e aggiornamento delle posizioni assicurative.