Circolare numero 159 del 23-12-2019

Calendario per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2019

La circolare definisce le tempistiche per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2019 e richiama, in via preliminare, l’esigenza di una gestione contabile accurata, costantemente monitorata e supportata da un adeguato coordinamento tra strutture amministrative e contabili. Il documento insiste anche sulla formazione continua del personale e sull’obbligo di seguire con regolarità messaggistica e circolari per garantire correttezza dei dati e qualità del bilancio.

Funzione del rendiconto generale e correttezza delle scritture

Il rendiconto generale è indicato come il documento di sintesi delle risultanze della gestione di ciascun esercizio finanziario. La circolare evidenzia che la puntuale rilevazione dei fenomeni amministrativi nelle scritture contabili costituisce condizione essenziale per l’attendibilità dei dati di bilancio e per la corretta gestione delle attività dell’Istituto. Per tale ragione, le verifiche contabili devono essere svolte durante tutto l’anno e non soltanto nel periodo suppletivo.

Coordinamento organizzativo e formazione del personale

Particolare rilievo è attribuito al raccordo tra reparti amministrativi e contabili, considerato determinante per mantenere aggiornati e corretti i dati contabili. La circolare sottolinea inoltre l’importanza della formazione del personale destinato alle attività amministrative e contabili, affinché il trasferimento delle conoscenze sia continuo e programmato. Ciò risponde anche all’esigenza di presidiare i settori interessati in un contesto caratterizzato da pensionamenti frequenti e nuove assunzioni. I responsabili delle unità organizzative delle Direzioni regionali sono chiamati a monitorare e supportare le attività dei funzionari sul territorio.

Termine del periodo suppletivo e scadenze operative

La circolare stabilisce che il periodo suppletivo, inteso come arco di tempo destinato alle contabilizzazioni in conto precedente esercizio, si chiude il 31 gennaio 2020. Per le operazioni contabili concernenti i flussi di cassa, tuttavia, la chiusura è anticipata al 21 gennaio 2020. Dopo tale data non è più possibile effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali, nonché alle contabilità speciali presso la Tesoreria provinciale dello Stato. La chiusura del periodo suppletivo riguarda esclusivamente gli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità.

Adeguamento delle procedure e trasmissione dei documenti

Le procedure automatizzate conferenti, tra cui DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, risultano adeguate con riferimento al 24 gennaio 2020, termine ultimo per l’elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile in conto esercizio 2019. I documenti contenenti dati contabili prodotti dagli uffici amministrativi devono essere trasmessi agli uffici contabili entro il 23 gennaio 2020, così da consentire le registrazioni e le eventuali scritture di assestamento entro il termine del periodo suppletivo.

Supporto della Direzione centrale e procedura "Ip Aut"

Per la risoluzione tempestiva di eventuali problematiche inerenti alle chiusure contabili descritte nell’allegato A, è possibile rivolgersi direttamente agli uffici della Direzione centrale bilanci, contabilità e servizi fiscali. La circolare prevede inoltre che, qualora ne ravvisi l’esigenza, il Direttore centrale bilanci, contabilità e servizi fiscali disponga con apposito messaggio l’apertura della procedura "Ip Aut" dal 3 al 14 febbraio 2020. Tale procedura consentirà l’acquisizione di ulteriori registrazioni sul sistema contabile in conto esercizio 2019, previa autorizzazione degli uffici centrali di bilancio.

Richiamo finale alla puntualità operativa

In chiusura, la circolare ribadisce che la funzione contabile è essenziale per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali in termini di efficienza, efficacia e qualità. Le strutture destinatarie sono pertanto invitate a svolgere puntualmente le attività richieste, in conformità alle scadenze e alle procedure indicate.