Sentenza n. 2199/2026 - Catania, Sezione 2

Esito

La controversia

Il ricorrente, dipendente di ATM S.p.A. con mansioni di operatore di esercizio, aveva richiesto una giornata di ferie per il 4 agosto 2025, ma la domanda era stata respinta per esigenze di servizio. Avendo appreso che altri dipendenti con la medesima mansione avevano fruito di ferie nella stessa giornata, il ricorrente presentava un'istanza di accesso documentale per ottenere copia del piano ferie aziendale e conoscere i nominativi dei dipendenti che avevano fruito delle ferie il 4 agosto 2025, nonché, per ciascuno, la data di presentazione della richiesta nel sistema informatico aziendale e la data di autorizzazione. L'istanza era diretta a verificare la correttezza e trasparenza della gestione aziendale delle ferie e a predisporre eventuali iniziative giudiziarie a tutela del proprio diritto al godimento delle ferie. ATM non adottava un provvedimento espresso. In giudizio la resistente sosteneva che l'istanza riguardasse dati personali di terzi, non indispensabili alla tutela di una posizione giuridica, fosse generica ed esplorativa e mirasse a un controllo generalizzato sull'attività aziendale; deduceva inoltre che la tutela avrebbe dovuto essere esercitata davanti al giudice del lavoro e che l'interesse avrebbe potuto essere soddisfatto mediante dati aggregati o anonimizzati. Nel corso del giudizio ATM trasmetteva il piano ferie in versione oscurata e comunicava il numero di matricola del dipendente che aveva usufruito delle ferie nella giornata interessata. Il ricorrente dichiarava quindi la sopravvenuta carenza di interesse, chiedendo tuttavia la condanna alle spese secondo il principio della soccombenza virtuale.

La decisione

Il TAR ha dichiarato il ricorso improcedibile per sopravvenuta carenza di interesse, poiché l'amministrazione aveva effettuato, sia pure parzialmente, l'ostensione richiesta dopo la notificazione del ricorso. Ha però posto le spese a carico di ATM secondo il principio della soccombenza virtuale, rilevando che le difese dell'amministrazione sull'infondatezza dell'istanza non erano condivisibili. In particolare, l'art. 24, comma 7, della legge n. 241/1990 garantisce l'accesso ai documenti necessari per curare o difendere i propri interessi giuridici; la documentazione richiesta riguardava dati comuni, non dati sensibili o giudiziari, poiché il piano ferie e le informazioni sulle richieste e autorizzazioni delle ferie attengono all'organizzazione ordinaria del rapporto di lavoro. L'istanza era inoltre strumentale alla tutela della posizione giuridica del dipendente relativa al godimento delle ferie e non costituiva un controllo generalizzato. La conoscenza di informazioni eventualmente presenti nella chat aziendale non era pienamente satisfattiva, poiché non vi era coincidenza tra tali dati e quelli risultanti dal piano ferie e mancavano comunque le date di presentazione e autorizzazione delle richieste. Il ricorso è stato dunque ritenuto giuridicamente fondato, anche se non più procedibile per effetto dell'ostensione sopravvenuta. ATM è stata condannata a rifondere euro 3.600,00 oltre accessori, con distrazione in favore del procuratore antistatario.

Norme richiamate

• art. 24, comma 7, l. 241/1990

  Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici.

  La disposizione impone di garantire l'accesso difensivo quando la conoscenza dei documenti è necessaria alla tutela di una posizione giuridica. Nel caso esaminato, la limitazione rafforzata riguarda i documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, mentre le informazioni sul piano ferie e sulle richieste e autorizzazioni delle ferie sono state qualificate come dati comuni.

• art. 24, comma 3, l. 241/1990

  Il divieto di accesso volto a consentire un controllo generalizzato sull'operato della pubblica amministrazione non è stato ritenuto applicabile, poiché l'istanza era collegata alla tutela della posizione del dipendente in materia di ferie.

• art. 60 d.lgs. 196/2003

  È richiamato dall'art. 24, comma 7, l. 241/1990 quale parametro per l'accesso a documenti contenenti dati sensibili e giudiziari idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; tale disciplina non è stata ritenuta pertinente ai dati comuni oggetto dell'istanza.

• Regolamento (UE) 2016/679

  La resistente lo ha invocato insieme al principio di minimizzazione dei dati, ma il TAR ha escluso che tale richiamo impedisse l'accesso difensivo a dati comuni necessari alla tutela della posizione giuridica del richiedente.

• d.lgs. 196/2003

  La resistente lo ha richiamato a tutela dei dati personali di terzi; il TAR ha distinto i dati comuni dai dati sensibili e giudiziari, ritenendo accessibili, in funzione difensiva, le informazioni ordinarie relative alla gestione delle ferie.

Massime di principio

• L'accesso documentale difensivo è dovuto quando i documenti richiesti risultano strumentali alla tutela di una posizione giuridica concreta e attuale; non occorre che il richiedente dimostri previamente la fondatezza dell'azione che intende eventualmente intraprendere.
• Le informazioni relative al piano ferie aziendale e alle richieste e autorizzazioni di ferie costituiscono, in quanto attinenti all'ordinaria organizzazione del rapporto di lavoro, dati personali comuni e non dati sensibili o giudiziari; la loro ostensione non è quindi soggetta al requisito rafforzato della stretta indispensabilità previsto per le categorie particolari di dati.
• Il divieto di accesso finalizzato a un controllo generalizzato sull'attività amministrativa non opera quando la richiesta, pur riferita anche a dati di altri dipendenti, è concretamente collegata alla verifica della legittimità del diniego opposto al richiedente e alla tutela della sua posizione giuridica.
• La conoscenza di informazioni contenute in una fonte diversa non rende improcedibile o infondata l'istanza di accesso se non vi è piena coincidenza tra i dati già conosciuti e quelli richiesti, oppure se restano indisponibili elementi documentali necessari, quali le date di presentazione e di autorizzazione delle richieste.
• Quando l'amministrazione ostende i documenti richiesti dopo la proposizione del ricorso, il giudizio va dichiarato improcedibile per sopravvenuta carenza di interesse; tuttavia, ai fini della regolazione delle spese, il giudice può applicare il principio della soccombenza virtuale valutando la fondatezza originaria della domanda.

Come è indicizzato