Regolamento (UE) 2023/2844

Regolamento (UE) 2023/2844 sulla digitalizzazione della cooperazione giudiziaria e dell'accesso alla giustizia

Il regolamento nasce nell'ambito della strategia UE di digitalizzazione della giustizia e mira a rendere più rapida, sicura e interoperabile la cooperazione giudiziaria transfrontaliera. La finalità dichiarata è quella di ridurre tempi e costi, migliorare l'efficienza dei procedimenti e rafforzare l'accesso alla giustizia, senza comprimere le garanzie fondamentali, la protezione dei dati e l'indipendenza della magistratura.

Finalità e contesto sistematico

Il legislatore UE considera la digitalizzazione uno strumento essenziale per uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia più funzionale. I considerando insistono su quattro assi:

• canali di comunicazione digitali tra autorità competenti;
• accesso digitale delle persone fisiche e giuridiche alla giustizia, in particolare in materia civile e commerciale;
• uso di strumenti interoperabili e sicuri, con base tecnologica e-CODEX;
• rispetto dei diritti fondamentali, dell'accessibilità per le persone con disabilità e della protezione dei dati personali.

Il regolamento si coordina con il regolamento (UE) 2022/850 su e-CODEX, con il regolamento eIDAS n. 910/2014, con la normativa UE sulla protezione dei dati e con i regolamenti settoriali già esistenti in materia civile, commerciale e penale.

Ambito di applicazione

L'articolo 1 definisce un doppio perimetro applicativo:

• comunicazioni tra autorità competenti nelle procedure di cooperazione giudiziaria in materia civile, commerciale e penale;
• comunicazioni tra persone fisiche o giuridiche e autorità competenti nelle procedure civili e commerciali previste dall'articolo 4.

Sono inoltre disciplinate:

• la partecipazione a udienze o audizioni mediante videoconferenza o altre tecnologie di comunicazione a distanza;
• l'uso di firme e sigilli elettronici;
• gli effetti giuridici dei documenti elettronici;
• il pagamento elettronico delle spese.

Restano escluse le comunicazioni orali, le ipotesi già coperte dai regolamenti (UE) 2020/1784 e 2020/1783, le procedure per le quali gli atti settoriali rinviano espressamente al diritto nazionale, le materie non transfrontaliere, le procedure notarili di autenticazione e, in ambito penale, l'uso della videoconferenza per l'assunzione delle prove o per il giudizio sul merito di colpevolezza/innocenza.

Architettura tecnica: sistema informatico decentrato e punto di accesso europeo

Il cuore del regolamento è il sistema informatico decentrato, definito come una rete di sistemi e punti di accesso interoperabili, sotto la responsabilità dei singoli Stati membri o degli organi/agenzie UE interessati. Le comunicazioni tra autorità devono avvenire, di regola, attraverso tale sistema, che deve essere sicuro, efficiente, affidabile e interoperabile.

Accanto al sistema decentrato è istituito un punto di accesso elettronico europeo sul portale europeo della giustizia elettronica. Questo punto di accesso è destinato alle persone fisiche e giuridiche, o ai loro rappresentanti, per presentare domande, trasmettere e ricevere informazioni procedurali, accedere a fascicoli digitalizzati e comunicare con le autorità competenti. In alcuni casi, previo consenso esplicito, può essere usato anche per la notificazione o comunicazione degli atti.

Comunicazioni tra autorità competenti

L'articolo 3 prevede la comunicazione via sistema informatico decentrato per gli atti compresi negli allegati I e II, sia tra autorità di Stati membri diversi sia tra autorità nazionali e organi/agenzie UE. Lo stesso articolo disciplina le deroghe:

• guasto del sistema;
• impossibilità tecnica o fisica del materiale da trasmettere;
• forza maggiore.

Fuori da questi casi, sono ammessi altri mezzi solo quando il ricorso al sistema decentrato non sia appropriato per la situazione concreta, purché lo scambio resti sicuro e affidabile. Le regole non incidono sull'ammissibilità dei documenti secondo il diritto UE o nazionale, salvo il mezzo di comunicazione.

Per alcuni atti, gli Stati membri e gli organi/agenzie UE possono decidere di usare il sistema anche per comunicazioni interne. Lo scambio di moduli standard, invece, resta fortemente presidiato dal canale digitale, con limitate eccezioni di urgenza quando le autorità si trovino nello stesso luogo.

Comunicazioni tra privati e autorità in materia civile e commerciale

L'articolo 4 amplia l'interazione digitale con il sistema giudiziario in materia civile e commerciale. Il punto di accesso europeo può essere utilizzato nei casi previsti da una serie di regolamenti e procedure, tra cui:

• procedimento europeo d'ingiunzione di pagamento;
• controversie di modesta entità;
• sequestro conservativo su conti bancari;
• riconoscimento/esecuzione di decisioni in materia civile, successioni, alimenti, regimi patrimoniali e responsabilità genitoriale;
• procedure di insolvenza per l'insinuazione di crediti da parte del creditore straniero;
• comunicazioni con le autorità centrali o con autorità competenti ex direttiva 2003/8/CE.

Il regolamento impone agli Stati membri di accettare le comunicazioni tramite il punto di accesso nei casi contemplati. Il suo uso per comunicazioni e notifiche richiede, in linea di principio, consenso espresso e specifico per ciascuna procedura, distinto tra comunicazione e notificazione; se il soggetto prende l'iniziativa, può esprimere il consenso nella prima comunicazione.

Videoconferenza in materia civile e commerciale

L'articolo 5 consente la partecipazione a udienze mediante videoconferenza o altra tecnologia a distanza quando una parte o il suo rappresentante si trovino in un altro Stato membro. La decisione dell'autorità competente si fonda su:

• disponibilità della tecnologia;
• parere delle parti;
• adeguatezza del ricorso nel caso concreto.

Il regolamento tutela l'accesso delle persone con disabilità e rimette al diritto nazionale dello Stato membro in cui si svolge il procedimento la disciplina della procedura, compresa l'eventuale registrazione. Se la registrazione è prevista, deve avvenire con misure di sicurezza adeguate e non essere divulgata al pubblico.

Videoconferenza in materia penale

L'articolo 6 riguarda specifiche procedure transfrontaliere in materia penale, collegate a mandati d'arresto europeo, riconoscimento di pene o misure, misure alternative alla detenzione, ordine di protezione europeo, ordine europeo di indagine e provvedimenti di congelamento/confisca.

La partecipazione a distanza richiede, in via generale, che:

• il caso concreto giustifichi il ricorso alla tecnologia;
• la persona interessata consenta in modo volontario e inequivocabile;
• prima del consenso siano fornite informazioni sui diritti procedurali, incluso il diritto all'interpretazione e all'assistenza del difensore.

Il regolamento consente una deroga al consenso solo in circostanze eccezionali, per gravi minacce alla sicurezza pubblica o alla salute pubblica, reali, attuali o prevedibili. Restano garantite la riservatezza dei colloqui con il difensore, l'accesso all'infrastruttura, la protezione dei minori, la registrazione sicura ove prevista dal diritto nazionale e il ricorso effettivo in caso di violazioni.

Servizi fiduciari, documenti elettronici e spese

L'articolo 7 recepisce il quadro eIDAS: se un documento richiede firma o sigillo, le autorità competenti devono usare firma elettronica qualificata o sigillo elettronico qualificato; nelle comunicazioni con le persone fisiche o giuridiche l'identificazione elettronica a livello di garanzia elevato è alternativa alla firma elettronica qualificata.

L'articolo 8 sancisce il principio di neutralità della forma elettronica: il documento elettronico non perde effetti giuridici e non è inammissibile solo perché trasmesso in forma elettronica.

L'articolo 9 obbliga gli Stati membri a consentire il pagamento elettronico delle spese, anche da altri Stati membri, con strumenti accessibili e, se possibile, integrati nel punto di accesso europeo.

Atti di esecuzione, software di riferimento e costi

La Commissione è incaricata di adottare atti di esecuzione che definiscano specifiche tecniche, protocolli di comunicazione, requisiti di sicurezza, standard procedurali digitali, obiettivi di disponibilità e calendario di implementazione. Il termine per tali atti è differenziato in funzione dei gruppi di atti degli allegati I e II, con scadenze tra il 17 gennaio 2026 e il 17 gennaio 2029.

La Commissione deve inoltre creare e mantenere un software di implementazione di riferimento, gratuito, modulare e interoperabile, finanziato dal bilancio UE. Gli Stati membri sostengono i costi dei propri sistemi e punti di accesso; gli organi e le agenzie UE sostengono i costi dei propri componenti; la Commissione copre integralmente il punto di accesso elettronico europeo.

Protezione dei dati e responsabilità

L'articolo 14 qualifica come titolari del trattamento le autorità competenti per i dati che inviano o ricevono tramite il sistema decentrato e la Commissione per i dati trattati nel punto di accesso europeo. Il regolamento richiama espressamente il GDPR, il regolamento (UE) 2018/1725 e la direttiva (UE) 2016/680. Le informazioni riservate continuano a essere protette secondo le norme di riservatezza UE e nazionali applicabili.

Formazione, accessibilità e inclusione

Il regolamento insiste molto sulla formazione dei professionisti della giustizia e delle autorità competenti per garantire un uso effettivo degli strumenti digitali e della videoconferenza. La Commissione deve sostenere tali attività tramite i programmi finanziari dell'Unione, mentre gli Stati membri devono incoraggiare la condivisione di buone pratiche.

L'accessibilità è un requisito trasversale: il sistema decentrato, il punto di accesso europeo e i metodi di pagamento devono rispettare le norme UE sull'accessibilità web e dei servizi, anche a tutela delle persone con disabilità.

Monitoraggio, valutazione e reporting

La Commissione deve valutare il regolamento quattro anni dopo l'entrata in vigore degli atti di esecuzione relativi al gruppo finale di atti, e poi ogni cinque anni. La valutazione deve includere anche l'impatto sulla parità delle armi nei procedimenti civili e penali transfrontalieri e l'uso dell'articolo 5.

Gli Stati membri devono trasmettere dati periodici su:

• costi di adeguamento dei sistemi;
• durata di specifici procedimenti;
• tempi di trasmissione delle decisioni;
• numero di richieste trasmesse tramite il sistema decentrato;
• numero di udienze/audizioni in videoconferenza, tramite un campione di autorità designate.

L'articolo 17 richiede inoltre, entro il 17 luglio 2024, la comunicazione delle informazioni operative necessarie per alimentare il portale europeo della giustizia elettronica, compresi portali nazionali, regole sulla videoconferenza, spese e metodi di pagamento.

Modifiche ai regolamenti settoriali

Il regolamento non si limita a creare un quadro autonomo, ma modifica in modo puntuale una serie di regolamenti esistenti. In materia civile e commerciale, le innovazioni principali riguardano:

• procedimento europeo di ingiunzione di pagamento;
• procedimento europeo per le controversie di modesta entità;
• ordine europeo di sequestro conservativo sui conti bancari;
• titoli esecutivi e procedure di notificazione;
• insolvenza;
• protezione civile;
• notificazione elettronica diretta mediante il nuovo articolo 19 bis del regolamento 2020/1784.

In materia penale, l'intervento più rilevante è l'aggiornamento del regolamento 2018/1805 sui provvedimenti di congelamento e confisca, con imposizione della comunicazione digitale tra autorità e disciplina più rapida delle informazioni sull'esecuzione.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione in GUUE e si applica dal 1° maggio 2025. Tuttavia, gli articoli 3 e 4 operano solo dal primo giorno del mese successivo al decorso di due anni dall'entrata in vigore dei relativi atti di esecuzione per ciascun gruppo di atti settoriali. Il regolamento è direttamente applicabile negli Stati membri, con esclusione di Danimarca e Irlanda, che non partecipano al regime.