Sentenza n. 14470/2026 - Roma, Sezione 2B

Esito

La controversia

I ricorrenti, comproprietari di un immobile confinante con un edificio interessato da un rilevante intervento edilizio, hanno chiesto a Roma Capitale l'accesso integrale alla documentazione urbanistica, edilizia, amministrativa e progettuale relativa all'immobile confinante, dalla sua originaria edificazione sino all'attualità, nonché agli atti concernenti il proprio immobile. L'istanza indicava l'indirizzo completo, gli estremi catastali, i proprietari e l'oggetto dei fascicoli richiesti. Il Comune ha trasmesso soltanto due documenti e ha affermato di non poter reperire ulteriore documentazione in assenza del numero di protocollo e dell'anno della pratica. Con i motivi aggiunti sono state impugnate ulteriori note comunali, nelle quali l'Amministrazione ha dapprima dichiarato di non aver rinvenuto pratiche presso il sistema informatico, ma di averne constatato la presenza presso il Municipio, e successivamente ha sostenuto che l'istanza non consentiva una corretta individuazione dei documenti, invitando i richiedenti a fornire numeri di protocollo, già ignoti e non disponibili. I ricorrenti hanno dedotto violazione della disciplina sull'accesso documentale, difetto di motivazione, difetto di istruttoria, contraddittorietà e illogicità dell'azione amministrativa, nonché violazione dei principi di trasparenza, buon andamento, collaborazione e leale cooperazione. Hanno inoltre invocato, in via subordinata, l'accesso civico generalizzato, lamentando l'omessa verifica delle relative cause di esclusione e l'urgenza di acquisire gli atti per valutare la tutela contro i titoli edilizi incidenti sulla loro proprietà.

La decisione

Il TAR ha accolto il ricorso introduttivo e i motivi aggiunti, ritenendo fondate le censure sostanzialmente coincidenti. L'istanza era sufficientemente specifica: il richiedente non deve indicare necessariamente numero di protocollo, data e organo emanante, purché fornisca elementi idonei a consentire all'Amministrazione di comprendere l'oggetto della richiesta e individuare i documenti. Nel caso concreto, indirizzo, dati catastali, proprietari e individuazione degli immobili e dei fascicoli edilizi erano sufficienti a imporre agli uffici una ricerca diligente. Il Comune non poteva subordinare l'accesso alla preventiva conoscenza dei numeri di protocollo delle pratiche, poiché ciò avrebbe imposto al richiedente la conoscenza proprio dei dati che l'accesso mira a ottenere. Il Collegio ha inoltre rilevato la contraddittorietà delle comunicazioni comunali: l'Amministrazione aveva dichiarato di non aver reperito le pratiche nel sistema informatico, ma di averne constatato la presenza presso il Municipio, salvo poi sostenere la genericità dell'istanza; inoltre aveva richiesto dati identificativi già presenti nella domanda. Tali elementi hanno evidenziato un'attività istruttoria incompleta, incoerente e non diligente. Il TAR ha accertato il diritto dei ricorrenti a ottenere un completo ed effettivo riscontro e ha ordinato a Roma Capitale di svolgere una ricerca effettiva, completa e diligente e di consentire la visione e l'estrazione di copia di tutta la documentazione detenuta, previo pagamento dei diritti eventualmente dovuti. Se, dopo ricerche svolte secondo criteri di completezza, ragionevolezza e leale collaborazione, emergano inesistenza, indisponibilità o irreperibilità degli atti, il Comune dovrà rilasciare un'attestazione formale, circostanziata e adeguatamente motivata. Il termine per adempiere è stato fissato in trenta giorni dalla comunicazione amministrativa o, se anteriore, dalla notificazione della sentenza. È stata respinta allo stato la richiesta di nomina del commissario ad acta, non essendo emersi elementi sufficienti per presumere ulteriore inerzia. Roma Capitale è stata condannata alle spese, liquidate in euro 1.000 oltre accessori e restituzione del contributo unificato; spese compensate nei confronti della controinteressata.

Norme richiamate

• artt. 22 e ss. l. 241/1990

  La disciplina dell'accesso documentale impone all'Amministrazione di esaminare una richiesta individuabile e di consentire l'ostensione dei documenti detenuti; non richiede necessariamente l'indicazione di tutti gli estremi formali dei documenti.

• art. 25 l. 241/1990

  Il riscontro all'istanza di accesso deve essere effettivo e adeguatamente motivato; una generica difficoltà di reperimento o l'assenza di numeri di protocollo non costituiscono, di per sé, una valida ragione per negare l'accesso.

• art. 5-bis d.lgs. 33/2013

  In relazione all'accesso civico generalizzato, il diniego o la limitazione devono essere fondati su una delle eccezioni previste dalla legge; nel caso concreto il TAR ha deciso sulla domanda principalmente alla luce dell'accesso documentale.

• art. 116 c.p.a.

  Il rito è quello speciale previsto per la tutela giurisdizionale del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

• art. 26 c.p.a.

  La condanna alle spese segue la soccombenza.

• art. 91 c.p.c.

  Richiamato per la regolazione delle spese di lite secondo il criterio della soccombenza.

Massime di principio

• L'onere di specificazione di una domanda di accesso documentale non richiede l'indicazione di numero di protocollo, data o altro estremo formale del documento, quando il richiedente fornisca elementi oggettivi, quali indirizzo, dati catastali, proprietario, oggetto e finalità della richiesta, idonei a consentire all'Amministrazione di individuare la documentazione.
• Non è legittimo subordinare l'esercizio dell'accesso alla preventiva conoscenza, da parte del richiedente, degli estremi identificativi dei documenti che egli intende acquisire, quando tali estremi siano nella disponibilità dell'Amministrazione e l'istanza consenta comunque una ricerca ragionevole e circoscritta.
• L'Amministrazione deve svolgere una ricerca effettiva, completa e diligente nei propri archivi e non può limitarsi a dichiarare genericamente l'irreperibilità o la difficoltà di reperimento dei documenti. In caso di inesistenza, indisponibilità o irreperibilità, deve rilasciare un'attestazione formale, circostanziata e adeguatamente motivata, indicando l'esito dell'attività di ricerca.
• È illegittimo il riscontro all'istanza di accesso che presenti contraddizioni interne, come la contestuale affermazione dell'impossibilità di individuare la documentazione e della sua presenza presso una determinata articolazione amministrativa, oppure che richieda informazioni già contenute nell'istanza, poiché tali elementi evidenziano difetto di istruttoria e incoerenza dell'azione amministrativa.

Come è indicizzato