Circolare numero 15 del 27-01-2017

Prime linee organizzative per Direzioni provinciali, Filiali metropolitane e Filiali provinciali

La circolare fornisce le prime indicazioni applicative del nuovo assetto organizzativo definito dalle Determinazioni presidenziali n. 9 e n. 10 del 24 gennaio 2017. L’intervento riguarda sia la ridenominazione di alcune strutture territoriali sia la distribuzione delle funzioni manageriali e le modalità di predisposizione dei nuovi organigrammi.

Trasformazione e ridenominazione delle strutture territoriali

La Determinazione presidenziale n. 9/2017 dispone la trasformazione delle Direzioni di elevata dimensione di Roma, Milano e Napoli in Filiali metropolitane e della Direzione di elevata dimensione di Torino in Direzione provinciale. Viene inoltre prevista la ridenominazione delle attuali Filiali di coordinamento metropolitano di Roma e Napoli in Filiali metropolitane.

Il nuovo assetto riportato nella circolare comprende, in particolare:

• Direzione provinciale di Torino, già Direzione di elevata dimensione di Torino;
• Filiale metropolitana di Milano, già Direzione di elevata dimensione di Milano;
• Filiale metropolitana di Roma, già Direzione di elevata dimensione di Roma;
• Filiale metropolitana di Napoli, già Direzione di elevata dimensione di Napoli.

Per l’area romana e napoletana sono elencate anche le relative articolazioni territoriali, tra cui Roma SUD-OVEST EUR, Roma Tuscolano, Roma Montesacro, Roma SUD-EST Casilino, Roma NORD-OVEST Flaminio, Area Stabiese, Area Nolana, Area NORD/Camaldoli e Area Flegrea/Pozzuoli.

Avvio della fase sperimentale

Dal 1° febbraio 2017 ha inizio la fase sperimentale del modello manageriale di Direzione provinciale, Filiale metropolitana e Filiale provinciale, laddove costituita. La sperimentazione si protrae fino al 30 settembre 2017 ed è finalizzata a verificare le ricadute operative e gestionali del nuovo sistema, così da introdurre eventuali modifiche o integrazioni al termine del periodo.

Assetti e funzioni delle nuove strutture

La circolare richiama gli artt. 18, 19 e 20 del Regolamento di Organizzazione, che confermano gli assetti e le funzioni delle Filiali metropolitane, delle Direzioni provinciali e delle Filiali provinciali. Tali strutture, costituite come uffici di livello dirigenziale, svolgono funzioni di:

• gestione dei flussi assicurativi e contributivi e dei conti individuali e aziendali;
• controllo della produzione e della qualità dei servizi;
• vigilanza documentale e gestione delle sofferenze creditizie;
• attività professionali;
• rilevazione dei fabbisogni di risorse umane, formative e strumentali;
• controllo del processo di programmazione e budget;
• gestione dei flussi contabili e finanziari;
• informazione istituzionale e relazioni con il pubblico.

La circolare distingue inoltre le attività di produzione in due macro-ambiti:

• funzioni di produzione e consulenza di back office, relative ai flussi assicurativi e contributivi e ai conti contributivi individuali e aziendali;
• funzioni di produzione e consulenza di front office, riferite alle prestazioni pensionistiche connesse al conto assicurativo, alla diminuzione della capacità lavorativa, alla sospensione o cessazione del rapporto di lavoro, al riconoscimento di prestazioni di invalidità e assistenziali, nonché alle funzioni creditizie e sociali.

Ruolo del Direttore e presidio della compliance

Il modello organizzativo conferma la necessità di rafforzare la compliance interna ed esterna rispetto sia alle norme che regolano l’accesso alle prestazioni sia agli obblighi contributivi. In questo quadro, al Direttore provinciale o metropolitano è attribuita la responsabilità complessiva del conseguimento degli obiettivi di output, efficienza, efficacia ed economicità definiti nel budget della struttura.

Il Direttore è inoltre garante del sistema dei controlli, compresi il controllo di gestione e il controllo contabile, e risponde sia della qualità del processo e dell’output rispetto agli obiettivi di budget sia della conformità dei procedimenti amministrativi alle norme generali e speciali applicabili.

La circolare precisa che restano confermati gli staff posti in supporto alla direzione, tra cui:

• Controllo di gestione;
• Gestione attività contabili;
• Gestione organizzativa ricorsi amministrativi;
• Controllo prestazioni;
• Supporto area legale e gestione contenzioso giudiziario;
• Relazioni istituzionali e segreteria di direzione.

Viene espressamente indicato che, sotto questo profilo, non vi sono innovazioni negli assetti delle Direzioni provinciali e delle Filiali metropolitane già esistenti.

Funzione "Flussi Contributivi e Vigilanza Documentale"

La funzione "Flussi Contributivi e Vigilanza Documentale" coordina i processi di produzione e i servizi all’utenza specifica di tutte le Agenzie presenti nel territorio di competenza. Essa governa la gestione integrata dei controlli sui comportamenti contributivi dei soggetti obbligati, con l’obiettivo di mantenere, aggiornare e implementare i conti assicurativi individuali e aziendali.

La funzione:

• presidia il controllo dei comportamenti dei contribuenti;
• attiva azioni per intercettare fenomeni elusivi o evasivi degli obblighi contributivi;
• risponde dei livelli di servizio erogati;
• assicura la fruibilità dei servizi in logica di prossimità e con adeguati livelli qualitativi.

All’interno di tale ambito è incardinata l’Agenzia Flussi Contributivi, per la quale si confermano articolazione organizzativa, responsabilità vigenti e modello già individuato dalla circolare n. 36/2014. Al dirigente responsabile della funzione sono affidati gli obiettivi di budget della specifica area e la gestione delle relative risorse.

Funzione "Prestazioni e Servizi Individuali"

La funzione "Prestazioni e Servizi Individuali" coordina i processi di produzione di prestazioni e servizi delle Agenzie insistenti sul territorio di competenza. Essa è responsabile dei livelli di servizio e ne assicura la fruibilità in logica di prossimità, con qualità adeguata alle aspettative dell’utenza.

La funzione garantisce il front office relativo a:

• prestazioni pensionistiche collegate al conto assicurativo;
• prestazioni per diminuzione della capacità lavorativa, sospensione o cessazione del rapporto di lavoro;
• riconoscimento di prestazioni di invalidità e assistenziali;
• funzioni creditizie e sociali.

Anche in questo caso è incardinata l’Agenzia "Prestazioni e Servizi individuali", con conferma dell’articolazione organizzativa e delle responsabilità già vigenti, nonché del modello di cui alla circolare n. 36/2014. La funzione conserva il coordinamento dei processi di produzione limitatamente all’ambito delle pensioni, delle prestazioni a sostegno del reddito e del credito.

Funzione "Customer Care"

Il Customer Care ha il compito di presidiare la qualità delle relazioni tra Istituto e utenza. La funzione cura lo sviluppo, per gli ambiti territoriali di competenza, di tutte le attività utili ad agevolare l’utente durante e dopo la richiesta di servizio, garantendo un sistema di monitoraggio, verifica e miglioramento della qualità offerta ai cittadini e agli utenti.

L’obiettivo è l’incremento del livello complessivo di soddisfazione dell’utenza. La funzione è coadiuvata dall’URP secondo il modello della circolare n. 31/2013, senza modifiche a assetti e responsabilità vigenti. In linea generale, il Customer Care è governato in modo aggregato alla funzione "Prestazioni e Servizi Individuali", secondo gli assetti già attuati sul territorio.

Governance delle aree manageriali

La circolare precisa che, in ragione della diversa complessità delle strutture interessate, le funzioni manageriali possono essere governate singolarmente o in forma aggregata da Aree manageriali. Tali aree sono individuate nell’ambito del contingente complessivo attribuito alle Direzioni regionali e alle Direzioni di coordinamento metropolitano con determinazione del Direttore generale.

Predisposizione e adozione dei nuovi organigrammi

Per la definizione dei nuovi organigrammi, i Direttori delle Direzioni regionali e delle Direzioni di coordinamento metropolitano devono formulare la propria proposta alla Direzione centrale Organizzazione e Sistemi Informativi entro l’8 febbraio 2017.

Gli organigrammi, una volta verificati, saranno approvati dalla stessa Direzione centrale e formalizzati entro il 1° marzo 2017 alle Direzioni regionali e alle Direzioni di coordinamento metropolitano per la loro esecuzione. Con la medesima decorrenza del 1° marzo 2017, la Direzione centrale Organizzazione e Sistemi Informativi provvederà anche all’implementazione dei nuovi organigrammi nel modulo OM di SAP per i successivi adempimenti di competenza.