Circolare numero 182 del 29-9-1999

Autocertificazione e dichiarazioni sostitutive alla luce della legge 127/1997 e del DPR 403/1998

La circolare interviene per coordinare la disciplina introdotta dalla legge 127/1997, dalle modifiche della legge 191/1998 e dal DPR 403/1998, fornendo istruzioni operative per l’INPS e chiarimenti applicativi ai casi più frequenti. Il documento ha l’obiettivo di uniformare il comportamento degli uffici nella ricezione delle dichiarazioni sostitutive, nella gestione delle autenticazioni e nei controlli sulla veridicità delle dichiarazioni.

Ambito delle dichiarazioni sostitutive di certificazione

Il regolamento amplia sensibilmente le ipotesi in cui l’interessato può sostituire la certificazione con una dichiarazione sostitutiva. Oltre ai dati già autocertificabili ai sensi della disciplina previgente, possono essere dichiarati anche:

• titolo di studio, qualifica professionale, esami sostenuti, titoli di specializzazione, abilitazione, formazione, aggiornamento e qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica, anche ai fini di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo;
• assolvimento di obblighi contributivi con indicazione dell’ammontare corrisposto;
• codice fiscale, partita IVA e dati presenti nell’anagrafica tributaria inerenti all’interessato;
• stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione, qualità di studente o di casalinga;
• qualità di legale rappresentante, tutore, curatore e figure simili;
• posizioni relative agli obblighi militari;
• assenza di condanne penali;
• qualità di vivenza a carico;
• dati contenuti nei registri dello stato civile e a diretta conoscenza dell’interessato.

Limiti all’autocertificazione

La circolare richiama espressamente le ipotesi escluse dall’area di semplificazione. Non possono essere sostituiti da altro documento:

• certificati medici;
• certificati sanitari;
• certificati di conformità alle norme vigenti nella Comunità Europea;
• brevetti e marchi.

Resta quindi ferma, per tali atti, la necessità della documentazione ordinaria.

Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà e modalità di sottoscrizione

L’art. 2 del DPR 403/1998 estende il perimetro della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà rispetto alla legge n. 15/1968. La dichiarazione può riguardare tutto ciò che non è oggetto di certificazione da parte di una pubblica amministrazione o che non rientra in elenchi di stati, fatti e qualità personali.

La circolare chiarisce inoltre che il dichiarante può riferire fatti, stati e qualità personali anche relativi ad altri soggetti, purché ciò avvenga nel proprio interesse.

Quando la dichiarazione sostitutiva è collegata a un’istanza rivolta alla pubblica amministrazione, viene meno l’obbligo di autenticazione della sottoscrizione e, conseguentemente, non è dovuta l’imposta di bollo. Se la dichiarazione è resa davanti al responsabile del procedimento o al dipendente incaricato di riceverla, è sufficiente un’attestazione della sottoscrizione in presenza del funzionario, con indicazione:

• delle generalità del dichiarante;
• degli estremi di un documento di riconoscimento valido;
• della qualifica del funzionario e dell’ufficio di appartenenza.

La stessa semplificazione si applica alle istanze inviate per posta o tramite enti di patronato o altri soggetti, purché accompagnate da copia, anche non autenticata, di un documento di identità valido. La circolare richiama anche l’interpretazione ministeriale secondo cui non è necessaria l’autenticazione quando la dichiarazione è prodotta a corredo di un’istanza, anche se inviata in un momento successivo, purché funzionalmente collegata alla stessa.

Impedimento alla sottoscrizione

Per le persone che non sanno o non possono firmare, la dichiarazione è raccolta dal funzionario addetto, previa identificazione del dichiarante e annotazione della causa dell’impedimento. Non è più richiesta l’assistenza di due testimoni.

Restano invece esclusi i casi di incapacità di intendere e di volere, per i quali continuano ad applicarsi le regole ordinarie.

Obbligo di accettazione e controlli sulla veridicità

Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di accettare le dichiarazioni sostitutive nei casi previsti dalla legge o dal regolamento. Il rifiuto costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

La circolare richiama anche l’obbligo di effettuare verifiche sulla veridicità e autenticità delle dichiarazioni e dei documenti presentati. In particolare, si raccomanda di disporre accertamenti, anche mediante strumenti informatici o telematici, quando le dichiarazioni siano alla base di:

• esborsi di somme rilevanti;
• provvedimenti di particolare rilievo.

I controlli devono essere programmati dai Direttori di Area, tenendo conto delle specifiche situazioni ambientali, e devono comunque riguardare un campione casuale non inferiore al 5%.

Validità delle certificazioni telematiche dei comuni

Viene riconosciuta validità alle certificazioni trasmesse in via telematica dai comuni, anche se utilizzate fuori dal territorio del comune competente. La circolare valorizza inoltre le convenzioni per la trasmissione dei dati tra pubbliche amministrazioni e concessionari di pubblici servizi, purché sia rispettata la riservatezza degli interessati.

Chiarimenti per le principali pratiche previdenziali

La parte centrale della circolare contiene chiarimenti operativi su numerose fattispecie previdenziali.

Servizio militare

È ammessa la dichiarazione sostitutiva per attestare la posizione rispetto agli obblighi militari, ma essa può riguardare solo l’avvenuto adempimento, il mancato adempimento o l’esenzione. Quando però occorrono elementi più specifici, ad esempio per:

• accredito di contribuzione figurativa;
• ripristino o concessione di prestazioni di disoccupazione;
• riconoscimento di benefici connessi a campagne di guerra o a determinati corpi militari,

è necessario acquisire il foglio matricolare o lo stato di servizio. L’INPS, quale amministrazione procedente, può acquisire direttamente la documentazione presso il Distretto o l’Ufficio militare indicato dall’interessato. In alternativa, è possibile produrre copia autenticata conforme all’originale, anche autenticata presso gli uffici dell’Istituto.

Malattia e infortunio

Per l’accredito di periodi di malattia o infortunio restano ferme le regole vigenti. L’eventuale autocertificazione ha valore soltanto di segnalazione e produce effetti solo se gli accertamenti successivi confermano la veridicità di quanto dichiarato. In ogni caso, non è ammesso sostituire i certificati medici e sanitari.

Maternità obbligatoria e facoltativa

Per il riconoscimento dei periodi non coperti da contribuzione relativi all’assenza per maternità obbligatoria o facoltativa, la circolare richiede che l’istante faccia riferimento a un rapporto di lavoro già accertato e certificato dal datore di lavoro, presso il quale deve essere reperita documentazione con data certa.

L’interessato può comunque presentare dichiarazioni sostitutive:

• dello stato di famiglia;
• dell’atto di nascita del figlio.

Resta esclusa ogni sostituzione dei certificati medici e sanitari.

Riscatto laurea

Per il riscatto della laurea è indispensabile il certificato di laurea con l’indicazione degli anni accademici di riferimento; nessuna autocertificazione può sostituirlo. Se il richiedente non lo produce, il responsabile del procedimento provvede d’ufficio all’acquisizione presso l’università indicata dall’interessato.

Costituzione di rendita vitalizia e riscatto per lavoro all’estero

Per la costituzione della rendita vitalizia nulla cambia: l’interessato deve dimostrare l’esistenza e la durata del rapporto di lavoro con documentazione di data certa. Possono essere presentate dichiarazioni sostitutive in luogo degli atti di notorietà previsti per eventuali prove testimoniali.

Analoga impostazione vale per il riscatto per lavoro all’estero: restano necessari i documenti di data certa previsti dalla normativa preesistente, mentre le dichiarazioni sostitutive possono sostituire gli atti di notorietà richiesti per le prove testimoniali.

Legale rappresentanza, tutela, curatela e dati riservati

Per le dichiarazioni che attestano la qualità di legale rappresentante, tutore o curatore devono essere sempre annotati gli estremi di un documento di identità valido del dichiarante.

La circolare precisa che gli atti che comportano manifestazioni di volontà o atti di disposizione devono essere compiuti personalmente dal titolare o sulla base di una specifica procura formale.

Quando la richiesta riguarda informazioni o dati riservati, o dati soggetti alla tutela prevista dalla legge n. 675/1996, continuano ad applicarsi le regole sul controllo della legittimazione del richiedente, sull’indicazione del motivo e dell’interesse all’accesso, nonché le norme sulla comunicazione dei dati personali.

Documentazione ai datori di lavoro per prestazioni a pagamento diretto

La circolare distingue tra pubbliche amministrazioni e privati. I privati non sono obbligati ad accettare dichiarazioni sostitutive, ma i datori di lavoro che, per conto dell’INPS, anticipano prestazioni economiche come assegni familiari, indennità di malattia e maternità possono ricevere dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio come documentazione valida.

In tali casi, l’INPS può effettuare controlli anche presso le aziende per verificare la veridicità delle circostanze dichiarate.

Documentazione per l’indennità di maternità e per i trattamenti di famiglia

Per la richiesta di indennità di maternità, il certificato di assistenza al parto resta il documento previsto dall’art. 15 del DPR n. 1026/1976, ma la circolare consente di limitarne il contenuto ai soli dati necessari. In particolare, per rispettare la riservatezza della lavoratrice, il documento può essere prodotto:

• con cancellazione dei dati riservati e non necessari;
• oppure mediante un estratto del certificato di stato di famiglia contenente solo la data di nascita del bambino e le generalità della madre.

Lo stesso principio di minimizzazione dei dati si applica ai provvedimenti giudiziari che riguardano affidamento o adozione del minore: è sufficiente produrre solo le parti del dispositivo indispensabili alla trattazione della pratica.

Le stesse considerazioni valgono anche per la documentazione richiesta ai fini dei trattamenti di famiglia da presentare direttamente ai datori di lavoro.

Deleghe alla riscossione di pensioni e altre somme

Per le deleghe alla riscossione di pensioni o altre prestazioni, la circolare mantiene l’obbligo di autenticazione della sottoscrizione da parte del dipendente INPS che riceve la delega o di altri soggetti abilitati, secondo la modulistica in uso. La scelta è motivata dalla delicatezza della materia e dall’esigenza di garantire sicurezza e regolarità dei pagamenti.

Se il delegante non sa o non può firmare, la delega può essere raccolta dal funzionario competente con accertamento dell’identità e attestazione della causa dell’impedimento. Questa modalità vale solo per impedimento fisico o analfabetismo, mentre nei casi di incapacità di intendere e di volere restano applicabili le norme ordinarie in materia di tutela, curatela e potestà genitoriale.

La circolare precisa inoltre che, in questi casi, l’imposta di bollo non è dovuta in virtù dell’esenzione prevista dal DPR n. 642/1972.

Cittadini italiani, comunitari ed extracomunitari

Ai cittadini italiani e ai cittadini comunitari si applicano le stesse modalità. Il DPR 403/1998 ha infatti una portata generale, senza distinzioni in ordine alla residenza, e comprende anche i residenti all’estero.

Per tali soggetti non devono essere richieste certificazioni o autenticazioni consolari: è sufficiente che inviino all’INPS la dichiarazione sostitutiva, accompagnata dalla fotocopia di un documento di identità valido. Il principio vale anche per le dichiarazioni relative all’esistenza in vita.

Per i cittadini extracomunitari residenti in Italia, l’autocertificazione è ammessa soltanto per stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da soggetti pubblici o privati italiani. Non è invece utilizzabile per dimostrare stati o fatti di familiari residenti all’estero, per i quali resta necessaria la certificazione estera.

Per i cittadini extracomunitari residenti all’estero continuano ad applicarsi le regole precedenti: sono valide solo le dichiarazioni autenticate dalle autorità competenti secondo la normativa nazionale, con conferma tramite attestazione consolare.

In caso di dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni rese da soggetti residenti all’estero, la circolare prevede una progressione delle verifiche:

• richiesta di conferma alle istituzioni dei Paesi convenzionati, in base alla collaborazione amministrativa prevista dagli accordi di sicurezza sociale;
• in caso di esito negativo, richiesta alle rappresentanze diplomatiche e consolari;
• se anche tali richieste non consentono verifiche, richiesta agli interessati di trasmettere la documentazione estera.

Ulteriori regole su certificati, documenti di identità e selezioni pubbliche

La circolare richiama infine alcune disposizioni generali della legge n. 127/1997:

• i certificati relativi a stati e fatti non soggetti a modificazione hanno validità illimitata;
• negli altri casi la validità è di 6 mesi;
• i certificati anagrafici e di stato civile possono essere utilizzati anche oltre la scadenza se l’interessato dichiara che i dati non sono cambiati, salvo verifica dell’amministrazione e sanzioni in caso di falsità;
• restano valide le regole sulla copia conforme con autenticazione dell’originale;
• l’ufficio ricevente può legalizzare fotografie presentate personalmente;
• i dati contenuti in documenti di riconoscimento validi hanno lo stesso valore probatorio dei certificati corrispondenti, con divieto per la pubblica amministrazione di richiedere ulteriori certificazioni quando la richiesta implichi già l’esibizione del documento di identità;
• è vietato richiedere l’autenticazione della sottoscrizione delle domande di partecipazione a selezioni per l’assunzione nelle pubbliche amministrazioni.

Revisione della modulistica e avvertenze sanzionatorie

Gli uffici devono adeguare tutta la modulistica, sia quella centrale sia quella predisposta localmente, alle nuove disposizioni. Nei moduli e nelle dichiarazioni sostitutive deve essere inserita l’avvertenza sanzionatoria sulle dichiarazioni mendaci, sulla falsità negli atti e sull’uso di atti falsi, con richiamo all’art. 26 della legge n. 15/1968 e alle sanzioni penali e speciali previste.

La circolare conclude segnalando che è in corso la predisposizione di materiale divulgativo a supporto degli uffici e degli interlocutori istituzionali maggiormente coinvolti nell’autocertificazione, come comuni, uffici postali, patronati e sindacati dei pensionati.