Regolamento (UE) 2021/2179

Funzionalità dell’interfaccia pubblica IMI per il distacco dei conducenti nel trasporto su strada

Il regolamento di esecuzione (UE) 2021/2179 della Commissione completa il quadro della direttiva (UE) 2020/1057, specificando le funzionalità dell’interfaccia pubblica collegata al sistema IMI per la gestione delle dichiarazioni di distacco e delle richieste di documenti relative ai conducenti nel trasporto su strada. Il testo mira a rendere uniforme e sicura la cooperazione amministrativa tra trasportatori e autorità nazionali, riducendo gli oneri amministrativi e garantendo al contempo controlli effettivi e la protezione dei dati personali.

Contesto normativo e finalità

Il regolamento si colloca nel sistema introdotto dalla direttiva (UE) 2020/1057, che prevede l’uso di un formulario tipo multilingue attraverso l’interfaccia pubblica connessa all’IMI per la trasmissione di dichiarazioni di distacco e di altri documenti. I considerando evidenziano tre esigenze principali: facilitare l’adempimento degli obblighi dei trasportatori; consentire alle autorità competenti dello Stato membro ospitante di verificare il rispetto delle norme sul distacco; assicurare la gestione corretta e limitata nel tempo dei dati, in ragione della loro sensibilità.

Ambito soggettivo e funzionale

Le funzionalità sono rivolte ai trasportatori su strada che distaccano conducenti in uno Stato membro e alle autorità competenti degli Stati membri coinvolti, in particolare lo Stato membro ospitante e lo Stato membro di stabilimento. L’interfaccia pubblica multilingue è concepita come area riservata sicura per i soggetti autorizzati, che possono registrare i dati del trasportatore, degli utenti autorizzati, del gestore dei trasporti e dei conducenti distaccati, nonché gestire la corrispondenza con le autorità.

Dichiarazioni di distacco

L’articolo 2 disciplina in modo dettagliato la gestione delle dichiarazioni di distacco. Tramite l’account sicuro, il trasportatore può registrare le informazioni richieste dalla direttiva, trasmettere la dichiarazione per un periodo compreso tra un minimo di un giorno e un massimo di sei mesi, aggiornarla, scaricarne copia elettronica e stampabile, rinnovarla o cancellarla. La dichiarazione può dunque essere mantenuta allineata alla situazione concreta del distacco, evitando oneri sproporzionati di reinserimento dei dati.

Richieste di documenti e cooperazione tra autorità

L’interfaccia consente alle autorità dello Stato membro ospitante di ricevere le dichiarazioni e di attivare la procedura di richiesta documentale prevista dall’articolo 1, paragrafo 11, lettera c), della direttiva (UE) 2020/1057. L’autorità dello Stato membro in cui ha avuto luogo il distacco può chiedere documenti relativi a un periodo fino a dodici mesi prima della richiesta. Il trasportatore può inviare i documenti in una o più fasi; se vengono richiesti documenti ulteriori rispetto a quelli inizialmente indicati, il termine di otto settimane per la trasmissione decorre dalla richiesta integrativa.

Il regolamento prevede inoltre un meccanismo di cooperazione con lo Stato membro di stabilimento: il trasportatore è informato quando lo Stato membro ospitante richiede assistenza, e qualsiasi documento caricato dall’autorità dello Stato membro di stabilimento diventa visibile nell’account del trasportatore. In questo modo si assicura tracciabilità del procedimento e trasparenza nei confronti dell’operatore economico.

Chiusura delle richieste e prevenzione di duplicazioni

Le autorità competenti dello Stato membro ospitante devono inserire l’esito finale della valutazione del rispetto delle norme sul distacco e chiudere la richiesta nell’IMI. Il trasportatore riceve notifica della chiusura con l’indicazione dell’esito finale. Per evitare richieste pendenti sine die, le richieste non chiuse si chiudono automaticamente dopo 24 mesi dalla data della richiesta. I considerando sottolineano anche l’esigenza di coordinamento tra autorità nazionali per evitare che il trasportatore riceva richieste non necessarie dallo stesso Stato membro per il medesimo periodo di distacco.

Conservazione dei dati e cancellazione automatica

L’articolo 4 introduce regole puntuali sulla retention. L’interfaccia deve consentire la cancellazione di tutti i dati conservati e degli account dei trasportatori quando essi non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti e trattati. Deve altresì consentire un sollecito al trasportatore affinché riveda e, se necessario, cancelli i dati personali del conducente. Le dichiarazioni di distacco sono cancellate automaticamente dopo 24 mesi. I documenti trasmessi dal trasportatore in risposta alle richieste restano disponibili solo per il tempo necessario e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 12 mesi dopo la chiusura della richiesta.

Protezione dei dati personali

Il regolamento richiama espressamente la necessità di trattare i dati personali nel rispetto del diritto dell’Unione in materia di protezione dei dati. Il considerando 16 precisa che si applica il regolamento (UE) 2018/1725, dato che il trattamento avviene nell’ambito di strumenti e sistemi dell’Unione. La disciplina della cancellazione automatica e della limitazione temporale della conservazione risponde proprio all’esigenza di minimizzazione dei dati.

Entrata in vigore

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Essendo un regolamento di esecuzione, è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.