Circolare numero 49 del 17-2-1995

Procedure automatizzate di gestione dei pagamenti delle pensioni

La circolare definisce le modalità operative del nuovo sistema automatizzato di pagamento delle pensioni, basato sullo scambio telematico dei dati tra INPS, Poste e Istituti di credito. L’obiettivo è garantire l’aggiornamento tempestivo degli archivi e ridurre le disfunzioni nei pagamenti in caso di variazioni anagrafiche, trasferimenti, deleghe, sospensioni o eliminazioni.

Trasmissione telematica dei dati e revisione delle procedure

L’Istituto richiama il percorso avviato con la circolare n. 336 del 21 dicembre 1994 e con i successivi messaggi applicativi, sottolineando che l’uso della rete telematica impone una revisione complessiva delle procedure sia informatiche sia operative. Per gli Istituti di credito la trasmissione è già integrata con le rispettive reti interne; per le Poste, invece, la gestione avviene attraverso il sistema centrale del Bancoposta, che al momento riceve:

• supporti magnetici con le rate dell’intero anno per gli Uffici postali elettronici;
• la sola rata da pagare, stampata e inviata agli Uffici postali tradizionali, per ciascuna scadenza.

Per il 1995 l’INPS ha trasmesso a Poste e banche i dati di tutte le rate annue, consentendo agli enti pagatori di costruire un archivio centrale di pagamento. Su tali archivi devono confluire le informazioni di gestione, come prime liquidazioni, ricostituzioni e trasferimenti.

Tempi di efficacia delle variazioni

Il flusso dati tra sistema centrale INPS ed enti pagatori è quotidiano, ma gli enti pagatori necessitano di un tempo tecnico per elaborare e distribuire le informazioni. Con Poste è stato concordato un termine minimo di venti giorni di calendario: le variazioni trasmesse entro il giorno 9 di ciascun mese producono effetto dalla rata pagata nel mese successivo.

A tal fine è stato predisposto un calendario, allegato alla circolare, che consente di determinare la rata dalla quale la variazione opera in relazione:

• alla data di trasmissione al sistema centrale;
• alla cadenza di pagamento;
• alla periodicità della pensione.

Il criterio si applica a tutte le pensioni, comprese quelle accreditate presso gli Istituti di credito.

Riscossione a mezzo delegato o tutore

Per deleghe e tutori non vengono introdotte modifiche alle regole generali già vigenti, in particolare per:

• presentazione della delega;
• autenticazione della firma del pensionato;
• limite massimo di due deleghe per lo stesso soggetto.

Gli uffici pagatori continuano ad accettare le deleghe e a trasmetterle immediatamente alla Sede competente. È in corso una nuova procedura che consentirà l’aggiornamento immediato degli archivi locali e centrali e l’attivazione automatica del controllo sul limite delle deleghe.

La procedura aggiornata di acquisizione dei dati dei delegati/tutori, rilasciata con messaggio a parte, prevede:

• emissione automatica di una lettera di comunicazione all’ufficio pagatore dei dati del nuovo delegato, del tutore o della revoca;
• indicazione della data entro la quale deve essere trasmesso l’aggiornamento al sistema centrale, tramite il programma 4930.

La lettera, prodotta dal programma 4922, viene emessa in tre copie:

• due copie vanno consegnate al pensionato, al delegato o al tutore, se presenti allo sportello, affinché una sia recapitata all’ufficio pagatore;
• se la delega o tutela perviene per altra via, una copia va inviata all’ufficio pagatore e una al pensionato;
• la terza copia resta agli atti della Sede.

La circolare precisa che l’ufficio pagatore paga, secondo le istruzioni della lettera, tutti i titoli già giacenti e quelli non ancora ricevuti entro la scadenza indicata, utilizzando la comunicazione in proprio possesso o, se necessario, quella inviata al pensionato. Le medesime modalità si applicano a tutte le pensioni pagate in contanti presso uffici postali tradizionali, uffici postali elettronici e Istituti di credito.

Trasferimento della pensione nell’ambito della stessa Sede

La procedura di trasferimento tra uffici pagatori della stessa Sede è in corso di riprogettazione; nel frattempo resta in uso il programma 3510, opzione A, aggiornato con alcune innovazioni rilevanti:

• determinazione automatica della prima rata dalla quale opera il trasferimento;
• segnalazione telematica al vecchio ufficio pagatore della sospensione del pagamento;
• segnalazione telematica al nuovo ufficio pagatore dei dati necessari al pagamento;
• comunicazione al pensionato, tramite POSTEL, dell’avvenuto trasferimento e della rata di decorrenza.

La data di efficacia del trasferimento viene stabilita secondo il calendario allegato 2. La circolare esamina cinque possibili situazioni operative, a seconda che le rate siano già tutte riscosse, siano emesse ma non riscosse, oppure che il trasferimento possa operare dalla prima o dalla seconda rata successiva. In tutte le ipotesi le Sedi devono garantire il tempestivo pagamento delle pensioni e adottare gli adempimenti necessari per evitare discontinuità.

In particolare:

• nei casi in cui la variazione possa operare immediatamente o dalla prima rata successiva, le Sedi devono acquisire e trasmettere tempestivamente i dati;
• nei casi in cui una rata resti comunque da pagare presso il vecchio ufficio, se il pensionato richiede il pagamento al nuovo ufficio, occorre sospendere il pagamento presso il vecchio ufficio, duplicare la rata eventualmente non ancora emessa e trasmettere la cedola al nuovo ufficio o provvedere mediante procedura PAGAMENTI VARI;
• per ragioni tecniche non è possibile duplicare rate anteriori a quella da cui ha operato la ricostituzione, né la prima rata emessa in sede di prima liquidazione degli arretrati; in tali casi il pagamento va effettuato con PAGAMENTI VARI e contabilizzato con modello P.2 bis.

La circolare ribadisce inoltre che gli uffici postali non possono più effettuare trasferimenti diretti di ordinativi di pagamento: le eventuali rate non riscosse devono essere gestite esclusivamente dalle Sedi.

Trasferimento della pensione fuori Sede

Per il trasferimento tra Sedi, la Sede trasferente deve agire con massima tempestività utilizzando il programma 3510, opzione B, per acquisire il codice della Sede ricevente, trasmettere via fax il modello TElim 06 e inoltrare il fascicolo alla nuova Sede. Il sistema provvede alla sospensione del pagamento presso il vecchio ufficio pagatore con gli stessi criteri previsti per il trasferimento interno.

La Sede ricevente, ricevuto il fax, deve assumere subito in carico la pensione con il programma 3510, opzione C, e conservare il modello TElim 06 in attesa del fascicolo. La procedura:

• invia al pensionato una comunicazione via POSTEL dell’avvenuto trasferimento, del nuovo numero di certificato e della rata da cui decorre il trasferimento;
• trasmette telematicamente al nuovo ufficio pagatore i dati necessari al pagamento con il nuovo certificato.

Non devono essere trasmessi ordinativi cartacei alla Sede ricevente. Le eventuali rate non riscosse giacenti presso il vecchio ufficio restano da corrispondere a cura della Sede trasferente con procedura PAGAMENTI VARI; se una rata non viene gestita via cavo nei tempi previsti dal calendario, la nuova Sede la corrisponde tramite duplicato della cedola.

Eliminazione delle pensioni

La procedura di eliminazione è in corso di aggiornamento; nell’attesa il programma 3510, opzione D, consente di segnalare telematicamente all’ufficio pagatore la sospensione delle rate non ancora scadute.

Per le rate già scadute e non riscosse occorre invece:

• inviare all’ufficio postale la richiesta di restituzione;
• inviare all’Istituto di credito la richiesta di riaccredito.

Per le pensioni ai superstiti la procedura di liquidazione viene progressivamente aggiornata per consentire la sospensione telematica della pensione diretta, sia quando la Sede abbia indicato la “Data eliminazione” nel pannello MNLAN40, sia quando, in assenza di tale dato, la pensione venga localizzata automaticamente al codice ufficio pagatore “ELI”.

La circolare precisa che non è più consentito annullare un’eliminazione già segnalata al sistema centrale: le pensioni eliminate per errore devono essere ripristinate con un nuovo numero di certificato.

Sospensione e ripristino dei pagamenti

La sospensione dei pagamenti richiede che la Sede acquisisca con la massima tempestività la variazione tramite programma 3510, perché è l’acquisizione e la successiva segnalazione al sistema centrale che attivano la sospensione telematica verso Poste e banche.

Per gli uffici postali elettronici occorre anche l’invio cartaceo della sospensione, poiché ricevono supporti contenenti tutte le rate dell’anno. Fino a quando la procedura di liquidazione delle pensioni ai superstiti non sarà aggiornata per la sospensione telematica della pensione diretta, le Sedi devono trasmettere anche la sospensione cartacea nei relativi casi. Nella fase iniziale della nuova procedura e fino al 30 giugno dell’anno in corso, è inoltre opportuno inviare sempre anche la comunicazione cartacea di sospensione.

Il ripristino dei pagamenti non richiede più la comunicazione cartacea agli uffici pagatori: è sufficiente la segnalazione della nuova localizzazione con la funzione A della procedura VT, che provvede alla trasmissione telematica dei dati delle rate da porre in pagamento secondo il calendario allegato.

Ordinativi di pagamento cartacei e duplicati

Restano esclusi dalla nuova procedura telematica gli ordinativi riferiti a rate dell’anno 1994 eventualmente da pagare agli uffici postali, che continuano a essere trasmessi con i documenti di accompagnamento.

I modelli P.1/ott cartacei relativi a rate 1995 devono essere utilizzati solo per adempimenti interni di Sede, come procedura 999, PAGAMENTI VARI e reincassi; solo in casi eccezionali possono essere trasmessi agli uffici pagatori con la documentazione di accompagnamento.

I modelli P.2 bis sono riservati a esigenze contabili interne e non vanno mai inviati agli uffici pagatori. Se un P.2 bis serve a sostituire una o più rate da corrispondere al pensionato, il pagamento deve essere eseguito con la procedura PAGAMENTI VARI.

I modelli P.1r/ott restano per il momento fuori dalla gestione telematica e devono essere trasmessi agli uffici pagatori con le modalità tradizionali. Le Direzioni provinciali dell’Ente Poste rendicontano i pagamenti disposti con documenti cartacei secondo le modalità tradizionali; gli Istituti di credito, invece, rendicontano sempre in via telematica.

La procedura di duplicazione degli ordinativi è stata modificata per consentire la stampa non solo dell’intero ufficio pagatore, ma anche di una o più rate della singola pensione. I programmi relativi sono stati rilasciati con messaggio n. 19231 dell’8 febbraio 1995.

Pagamento delle pensioni di nuova liquidazione

Per le pensioni liquidate in competenza 1995, poiché anche l’Ente Poste è collegato via cavo, tutti i pagamenti degli arretrati e delle rate successive sono trasmessi telematicamente agli uffici pagatori. La trasmissione telematica vale anche per le pensioni liquidate con calcolo locale, tra cui:

• pensioni sociali;
• pensioni di categoria PSO;
• rendite facoltative;
• mutualità pensioni.

I criteri del primo pagamento sono richiamati dalla circolare n. 301 del 30 dicembre 1993.

Documenti restituiti dagli uffici postali

A seguito di ulteriori accordi con l’Ente Poste, gli uffici postali tradizionali restituiscono gli ordinativi relativi alle rate insolute in modo differenziato:

• la parte destra dell’ordinativo, ossia la cedola, viene inviata alla Direzione provinciale dell’Ente Poste per la lettura ottica e la formazione dei tabulati sui titoli non pagati;
• la parte sinistra, ossia il troncone consegnato normalmente al pensionato, viene inviata alla Sede INPS competente come prova del mancato pagamento.

Questa impostazione serve a consentire alle Sedi eventuali ulteriori gestioni della rata non pagata, come il pagamento tramite duplicato della cedola o il trattamento di rate maturate e non riscosse. I tabulati dei titoli non pagati saranno trasmessi alle Sedi competenti il giorno 10 del mese successivo a quello di competenza, non appena ultimate le procedure informatiche dell’Ente Poste.

Rendicontazione, contabilizzazione e scorpori

Per i pagamenti effettuati con ordinativi cartacei dagli uffici postali tradizionali e dagli Istituti di credito non automatizzati, nulla cambia rispetto al passato. Per i pagamenti effettuati dagli Istituti di credito automatizzati restano valide le istruzioni già emanate con i messaggi n. 10340 del 30 dicembre 1994 e n. 15806 del 25 gennaio 1995.

Per la rendicontazione telematica dei pagamenti effettuati dall’Ente Poste e per le modalità di contabilizzazione dei pagamenti eseguiti da Poste e banche automatizzate, la circolare rinvia a successive istruzioni.

La procedura di scorporo è anch’essa in aggiornamento, sia per la segnalazione telematica agli uffici pagatori dei nuovi dati della pensione scorporata, sia per la comunicazione al pensionato, tramite POSTEL, che la pensione viene gestita da un’altra Sede.

Indicazioni finali

Le Sedi provinciali devono trasmettere copia della circolare alle coesistenti Direzioni provinciali dell’Ente Poste. La Direzione Centrale ha già provveduto alla trasmissione agli Istituti di credito e alla Direzione Centrale dell’Ente Poste.