Circolare numero 1 del 4-1-1993

Chiusura contabile dell’esercizio 1992 e avvio del 1993

La circolare definisce le modalità operative per la chiusura della contabilità dell’esercizio 1992, per la trasmissione dei dati contabili e per l’avvio dell’esercizio 1993. Il testo è costruito come una vera e propria agenda di adempimenti, con scadenze differenziate, istruzioni tecniche, controlli di quadratura e numerosi rendiconti da inviare alla Direzione generale o ai servizi competenti.

Quadro generale e termini di riferimento

Il calendario degli adempimenti prende come riferimento la chiusura del cosiddetto "periodo suppletivo", fissata al 27 febbraio 1993. Tale data è indicata come termine rilevante per la chiusura della contabilità dell’anno 1992, ma la circolare precisa che essa riguarda esclusivamente gli adempimenti richiesti all’ufficio competente per la contabilità. Ne deriva che le sedi devono trasmettere i documenti contabili in anticipo, considerando i giorni necessari all’ufficio per completare le registrazioni entro il termine finale.

La circolare sottolinea inoltre che molti adempimenti sono tra loro interdipendenti e consequenziali. Per questo i direttori delle sedi devono predisporre un apposito calendario operativo, mentre i direttori regionali e i coordinatori dell’area contabile sono chiamati a svolgere una costante attività di impulso e coordinamento, intervenendo per rimuovere eventuali criticità e garantire il rispetto dei termini di inoltro delle risultanze di chiusura e dei prospetti analitici.

Adempimenti da effettuare nel periodo suppletivo

La prima parte della circolare elenca gli adempimenti relativi all’esercizio 1992 da eseguire nel periodo suppletivo, suddivisi per date.

Entro il 20 gennaio 1993

Entro questa data devono essere effettuate:

• le imputazioni al conto GPA 55/00 delle partite trasferite ad altre sedi e alla Direzione generale;
• la spedizione per espresso dei modelli SC/10R con allegati emessi nel periodo suppletivo;
• la verifica del caricamento e dell’elaborazione su LSX di tutti i nastri prodotti dalla procedura DM per il "non ripartito", relativi alle contabilizzazioni automatiche di DM10 fuori sede.

Dopo il 20 gennaio 1993 il conto GPA 55/00 non può più essere movimentato. Se, tra il 21 gennaio e il 27 febbraio 1993, devono essere registrate partite da trasferire ad altre unità funzionali, esse non possono essere imputate al GPA 55/00, ma devono essere portate sui conti GPA 51/99 e GPA 52/99, salvo specifiche eccezioni indicate per alcuni tipi di saldi e gestioni.

Entro il 30 gennaio 1993

Devono essere completate, tra le altre, le seguenti operazioni:

• imputazioni ai conti accesi ai conti correnti bancari, alle contabilità speciali di tesoreria e ai conti correnti postali per operazioni con contabili emesse entro il 31 dicembre 1992;
• imputazioni al conto GPA 02/99 "Fondi in giro" per girofondi locali e fondi inviati dalla sede centrale il cui giro non si sia concluso nel 1992;
• rilevazione degli interessi maturati nel 1992 sui conti correnti bancari e postali, con le precisazioni sulle eccezioni relative ai conti speciali per rapporti connessi al pagamento di prestazioni per conto delle Regioni;
• sistemazione delle differenze tra saldo di mastro e saldo comunicato da banche e tesoreria, con imputazione ai conti GPA 00/99 e GPA 10/99.

La circolare precisa che le contabili bancarie emesse nel 1993 con valuta 1992 non devono essere rilevate nel 1992, ma direttamente nel 1993, salvo la disciplina specifica sugli interessi.

Entrate e mandati preacquisiti non contabilizzati

Un’ampia parte della circolare è dedicata ai programmi di annullamento automatico delle entrate preacquisite e dei mandati preacquisiti non contabilizzati al 31 dicembre 1992.

Per le entrate preacquisite:

• l’annullamento riguarda solo importi erroneamente preacquisiti sul sistema LSX o preacquisiti e non accreditati alla data di attivazione del programma;
• un modello 80T parzialmente contabilizzato non viene annullato, ma la sede deve contabilizzare il residuo, imputando eventuali 52TP privi di documentazione al conto GPA 52/99;
• analoga imputazione al GPA 52/99 è richiesta per importi correttamente preacquisiti ma privi di documentazione;
• il programma, una volta concluso, blocca la preacquisizione di ulteriori entrate;
• le entrate annullate dovranno eventualmente essere preacquisite manualmente nel 1993.

Per i mandati preacquisiti e non contabilizzati:

• la sede deve preliminarmente verificare che sia stata attivata l’operazione di "consolidamento" per tutti gli ultimi mandati trasmessi in banca;
• il programma effettua anche la preacquisizione nel 1993 dei mandati "consolidati";
• l’operazione non viene gestita dal programma qualora il mandato interessi conti non più movimentabili nel 1993 o coinvolti da nuove procedure automatizzate per le spese di funzionamento;
• in tali casi la preacquisizione deve essere riproposta manualmente;
• il programma stampa elenchi distinti dei mandati non consolidati e consolidati;
• al termine dell’elaborazione il programma inibisce ulteriori preacquisizioni di mandati.

Operazioni da completare entro il 27 febbraio 1993

Il termine finale del periodo suppletivo impone la definizione di numerose operazioni. Tra queste figurano:

• l’imputazione al conto GPA 55/01 delle partite ricevute da altre sedi e dalla sede centrale, con stampa della lista delle partite e chiusura delle posizioni aperte;
• le ultime registrazioni a giornale per partite creditorie da eliminare, ripristini di crediti per sanzioni e sanzioni da tardiva o mancata presentazione di modelli 01/M;
• il riparto del saldo del conto GPA 52/46 e del movimento annuo dei conti GPA 52/85 e GPA 51/85;
• la contabilizzazione dei riepiloghi giornalieri ICCREA fino al 31 dicembre 1992;
• il riparto definitivo o provvisorio dei contributi dei lavoratori domestici e dei pescatori autonomi;
• le registrazioni di riparto e storno di conti collegati a prestazioni, recuperi, cedole ottiche, trattenute e partite in corso di rateazione;
• le sistemazioni contabili di partite anomale, codici bilancio 99 e altre operazioni riferite a conti di competenza delle sedi.

Inoltre devono essere assunte in contabilità tutte le prestazioni di competenza 1992 liquidate e non pagate, salvo specifiche esclusioni indicate per prestazioni pensionistiche, disoccupazione, mobilità, procedure automatizzate e spese di funzionamento.

Scritture di assestamento

La seconda parte della circolare disciplina le scritture di assestamento da eseguire entro il 27 febbraio 1993.

Indennità di disoccupazione, mobilità e trattamenti di famiglia

Per i pagamenti giacenti al 31 dicembre 1992 presso gli organi erogatori, le sedi devono separare per categoria gli importi delle indennità e dei trattamenti di famiglia e registrare:

• una scrittura nell’esercizio 1992, secondo lo schema dell’allegato n. 1;
• il contestuale annullamento nell’esercizio 1993, per ripristinare la situazione del conto GPA 02/30.

L’effetto dell’operazione è che il conto GPA 02/30 esprime la consistenza effettiva del numerario giacente presso gli organi erogatori a fine esercizio.

Rettifiche e storni per partite, crediti e debiti

Sono inoltre previste scritture rettificative o di storno per:

• trasferimenti di contributi tra gestioni;
• attribuzione alle gestioni di pertinenza dei contributi rimborsati con modelli 030 o C.I. 125/C;
• storno dei contributi accreditati al conto GPA 52/33;
• attribuzione alla gestione mutualità pensioni in favore delle casalinghe dei contributi riscossi con marche "La Gioconda".

Altre operazioni riguardano:

• l’attribuzione ai conti di pertinenza delle partite accreditate ai conti ARR 52/11, COR 52/11, CMR 52/11 e FPR 52/11 in corso di ammortamento al 31 dicembre 1989, con codice documento 80;
• l’eliminazione delle partite prescritte dai partitari dei conti ARR 10/99, COR 10/99, GMR 10/99 e GMS 10/99;
• lo storno ai conti delle gestioni di pertinenza dei debiti per "somme non riscosse dai beneficiari" evidenziati nel conto GPA 10/31;
• lo storno ai conti delle gestioni di pertinenza dei crediti per prestazioni da recuperare, contabili nel conto GPA 00/30;
• lo storno analogo dei crediti per prestazioni da recuperare residenti sul sottosistema 8100, contabilizzati nel conto GPA 00/32.

Istruzioni operative su DM10, pensioni e contributi

La circolare contiene precisazioni operative di rilievo per la chiusura contabile.

Per le denunce DM 10/2-89 e DM 10/M le sedi devono dare priorità, nel periodo suppletivo, ai modelli SC 7/24 con data dell’anno 1992, così da includere nella contabilità 1992 le specificazioni definitive dei saldi. Viene inoltre ribadita l’esigenza di acquisire e ripartire integralmente i modelli DM10, attivi e passivi, presentati nel 1992 dagli enti pubblici creditizi; quelli non acquisiti devono essere inviati in copia alla Direzione generale.

Per i titoli relativi ai pagamenti di pensione eseguiti nel 1992, le sedi devono contabilizzare entro il 27 febbraio 1993 tutti i titoli rendicontati dagli istituti di credito e dalla Direzione provinciale delle poste. In caso di ritardi nella riconsegna, devono essere compilati i modelli SC 19 e trasmessi tramite terminale entro il 25 marzo 1993.

Rendiconti e comunicazioni alla Direzione generale

Il punto IV elenca in modo molto dettagliato i documenti che le sedi devono compilare e trasmettere, con indicazione della scadenza, del servizio destinatario e dell’eventuale utilizzo di maschere precompilate. Le trasmissioni telematiche avvengono tramite la procedura di ricetrasmissione di messaggi con protocollo dell’"applicazione testi" (codice transazione ZMSX,NNN).

Tra gli adempimenti principali figurano:

• dati dei modelli P.18/1 e P.18/2 per pensioni meccanizzate e non meccanizzate;
• prospetti sul movimento delle marche assicurative e sul deposito particolare;
• prospetti di analisi di vari saldi contabili, tra cui GPA 00/40, GPA 31/75 - GPA 31/08, GPA 51/36, GPA 51/92, GPA 51/93, GPA 52/47, GPA 00/48, GPA 00/11, GPA 00/59, GPA 00/69, GPA 00/99, GPA 10/99, GPA 23/99, GPA 33/99, GPA 51/41, GPA 51/82, GPA 51/83, DFR 30/00 e altri;
• comunicazioni su personale sanitario soggetto a contributo ONAOSI;
• elenchi relativi a pensionamenti anticipati, oneri pensionistici, indennità, prestazioni speciali, contributi e benefici di legge;
• prospetti su immobili urbani e rustici, immobili strumentali e trattamento di fine rapporto dei portieri e pulitori;
• dichiarazioni e attestazioni per contributi, sgravi, recuperi e provvidenze in favore di aziende e lavoratori colpiti da eventi calamitosi.

Per molte voci la circolare specifica che il prospetto deve essere inviato anche se negativo, mentre per altre è escluso l’invio in caso di negatività.

Sedi zonali e centri operativi

Le sedi zonali sono tenute ad applicare le istruzioni della circolare per la chiusura del 1992, ma devono trasmettere direttamente alla Direzione generale solo le comunicazioni e i rendiconti di propria competenza. Sono espressamente escluse alcune numerazioni di adempimenti. Qualora alcune funzioni non siano ancora state trasferite alla sede zonale, questa deve comunque inviare comunicazioni o rendiconti negativi, indicando la circostanza.

Le disposizioni si applicano anche ai centri operativi interessati dal decentramento dell’area contabile, limitatamente alle operazioni di loro competenza.

Allegati e variazioni al piano dei conti

Gli allegati rivestono un ruolo centrale nella circolare:

• l’allegato n. 1 contiene lo schema di scrittura in partita doppia per le operazioni relative a indennità di disoccupazione, mobilità e trattamenti di famiglia;
• l’allegato n. 2 elenca le maschere precompilate per la trasmissione via terminale dei rendiconti e delle comunicazioni;
• l’allegato n. 3 elenca i moduli a stampa;
• l’allegato n. 4 introduce variazioni al piano dei conti, soprattutto i conti di contropartita per il riporto a nuovo dei saldi dare e avere;
• l’allegato n. 5 riporta gli estremi di pubblicazione dei provvedimenti normativi richiamati;
• l’allegato n. 6 contiene l’elenco alfabetico delle banche nazionali e delle altre banche;
• gli allegati dal n. 7 al n. 19 sono fac-simile di rendiconti e attestazioni per specifiche materie previdenziali, pensionistiche e contributive;
• l’allegato n. 20 riproduce il messaggio 28539 dell’11 dicembre 1992, relativo alla ripresa in carico dei saldi dei conti e alla soppressione di conti di contropartita a decorrere dal 1 gennaio 1993.

Avvio dell’esercizio 1993

Per la gestione contabile generale dell’anno 1993, prima di avviare le scritture, le sedi devono eseguire un dump con verifica in due copie da conservare in nastroteca. Successivamente devono caricare la procedura automatica fornita dalla Direzione centrale per la tecnologia informatica, che provvede a:

• cancellare gli archivi relativi all’anno 1991;
• creare gli archivi dell’anno 1993;
• aggiornare l’archivio dei conti dell’esercizio 1993 eliminando i conti cessati o non più movimentabili.

Le sedi devono poi entrare nel menu dell’anno 1993, azzerare l’ultimo articolo/registrazione della tabella conti-partitari e aggiornare il campo ultima partita dei conti assistiti da partitario locale. Per il conto GPA 55/00 l’aggiornamento del campo avviene automaticamente tramite la procedura di impianto.

Per i partitari locali, all’inizio del 1993 le sedi devono limitarsi ad acquisire, specificare e validare le registrazioni, senza attivare le procedure di aggiornamento degli archivi partitari fino alla conclusione delle operazioni di chiusura del 1992 e della ripresa a nuovo dei partitari generici.

Ripresa in carico automatica dei saldi

La seconda parte della circolare richiama il messaggio dell’11 dicembre 1992 sulla ripresa in carico automatica dei saldi dei conti esistenti al termine dell’esercizio precedente. In attesa delle istruzioni tecniche definitive, viene chiarito che la nuova procedura utilizzerà, per ciascuna gestione, un conto di contropartita per il riporto a nuovo dei saldi "DARE" e uno per il riporto a nuovo dei saldi "AVERE".

Con codice documento 82 devono essere ripresi in carico:

• entro il 30 gennaio 1993, con tipo operazione 1 o 3 e data contabile 2 gennaio 1993, i saldi al 31 dicembre 1992 dei conti correnti bancari, postali, dei conti bancari speciali e del conto di contabilità speciale presso la tesoreria provinciale;
• entro il mese di marzo 1993, con tipo operazione 0, i saldi al 31/13/1992 dei rimanenti conti amministrati dalle sedi.

La circolare rinvia a successive istruzioni per eventuali rettifiche o integrazioni dovute alle contabilizzazioni 1992 effettuate dalla Direzione generale per conto delle sedi.

Contenuto degli allegati più rilevanti

Gli allegati contengono schemi e fac-simile destinati a supportare le singole rilevazioni. Tra i più significativi vi sono:

• l’allegato 1, con il dettaglio delle contropartite per indennità di disoccupazione, mobilità e trattamenti familiari;
• l’allegato 2, con le maschere precompilate numerate, tra cui 213, 215, 218, 220, 236, 273, 275, 343, 344, 347, 348, 349, 350, 351, 352, 353-357, 381, 383-390, 412-419, 431-435, 538;
• l’allegato 4, che introduce i conti ARR 55/50, CLL 55/50, CMR 55/50, COR 55/50, DFR 55/50, DZR 55/50, ELR 55/50, ESR 55/50, ESS 55/50, ETR 55/50, FAK 55/50, FIL 55/50, FPR 55/50, GAR 55/50, GCR 55/50, GIR 55/50, GMR 55/50, GMS 55/50, GPA 55/50, GSR 55/50, GTR 55/50, GTT 55/50, ICK 55/50, IPB 55/50, MNR 55/50, MPK 55/50, PTR 55/50, TLR 55/50, VLR 55/50 e le contropartite avere corrispondenti ARR 55/51 e altre analoghe;
• l’allegato 5, che elenca i riferimenti normativi richiamati.

Conclusione operativa

Nel complesso, la circolare fornisce un quadro molto dettagliato di chiusura contabile, con forte attenzione alla tempestività delle registrazioni, alla quadratura tra conti e rendiconti, alla gestione dei partitari e alla corretta alimentazione dei dati da trasmettere alla Direzione generale. Per il lettore professionale, il documento assume rilievo soprattutto come guida tecnica di fine esercizio, in cui termini, modulistica e sequenza delle operazioni sono rigidamente predeterminati.