Risoluzione n. 364 del 3/10/2008

Conservazione sostitutiva e nomina di più responsabili

La risoluzione affronta il tema della conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari e, in particolare, la possibilità di affidare a soggetti diversi la responsabilità della conservazione di differenti categorie documentali. Il chiarimento riguarda un interpello presentato da una società che intende esternalizzare il processo di conservazione delle fatture e dei libri e registri previsti dalla normativa fiscale.

Quesito posto dal contribuente

La società istante, operante nel mercato italiano dell’energia, intende implementare un sistema di conservazione sostitutiva delle fatture e dei libri e registri tributari. A tal fine ritiene necessario nominare un responsabile della conservazione ai sensi del D.M. 23 gennaio 2004 e dell’articolo 5 della deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004.

L’istante prospetta un modello di outsourcing nel quale:

• un fornitore sia responsabile della conservazione delle sole fatture attive;
• un diverso fornitore sia responsabile della conservazione delle fatture passive, del libro giornale, del libro degli inventari e dei registri sociali.

Il quesito è quindi se sia ammessa la nomina di due soggetti diversi quali responsabili della conservazione.

Tesi del contribuente

La società ritiene che la nomina di più responsabili sia possibile per diverse tipologie di documenti fiscalmente rilevanti.

A sostegno di tale interpretazione osserva che:

• né la normativa comunitaria sulla fattura elettronica, né quella nazionale di recepimento e disciplina della conservazione documentale, escludono espressamente questa possibilità;
• la circolare n. 36 del 6 dicembre 2006, punto 7.4, afferma che il responsabile della conservazione coincide di norma con il contribuente, salvo facoltà di designare un terzo, e che per i contribuenti diversi dalle persone fisiche il responsabile può essere sia un soggetto interno qualificato sia un terzo esterno.

Secondo l’istante, tale impostazione lascerebbe implicitamente aperta la possibilità di nominare più responsabili della conservazione.

Quadro normativo richiamato dall’Agenzia

L’Agenzia delle entrate richiama la figura del responsabile della conservazione prevista dall’articolo 5 della deliberazione CNIPA n. 11 del 2004, che ne disciplina compiti e responsabilità.

Le note esplicative della deliberazione evidenziano che il responsabile della conservazione sostitutiva deve:

• realizzare una base di dati relativa ai documenti informatici;
• gestire i documenti secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati;
• adottare procedure di tracciabilità che garantiscano corretta conservazione, accessibilità al singolo documento ed esibizione;
• definire, con procedure autonome e adeguate all’ambiente applicativo e alla tipologia documentale, il contenuto del supporto di memorizzazione e delle copie di sicurezza effettuate tramite riversamento diretto.

Le stesse note precisano inoltre che i commi 2 e 3 dell’articolo 5 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni o terzi.

Il D.M. 23 gennaio 2004 richiama tale figura attribuendole, tra l’altro, i seguenti compiti:

• definire e documentare le procedure di sicurezza per l’apposizione del riferimento temporale, ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera p);
• apporre marca temporale e firma elettronica qualificata sui documenti oggetto di conservazione, ai sensi dell’articolo 3, comma 2;
• inviare all’Agenzia delle entrate, in alternativa al soggetto interessato, l’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale, ai sensi dell’articolo 5, comma 1.

Soluzione interpretativa dell’Agenzia

Per risolvere il quesito, l’Agenzia attribuisce rilievo decisivo all’articolo 5, comma 3, della deliberazione CNIPA n. 11 del 2004, secondo cui il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti pubblici o privati, obbligati a osservare quanto previsto dalla deliberazione stessa.

Da tale disposizione l’Agenzia ricava che:

• è espressamente consentito affidare il procedimento di conservazione a più soggetti;
• questa possibilità vale anche per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.

Ne consegue che la nomina di più responsabili della conservazione, per diverse categorie di documenti fiscali, è ammessa.

Limiti e responsabilità del contribuente

L’Agenzia precisa però che l’affidamento del servizio a diversi responsabili non solleva il contribuente dai propri obblighi documentali.

Richiamando la risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007, viene ribadito che, quando il contribuente affida in tutto o in parte il processo di conservazione a terzi:

• egli continua a rispondere verso l’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti;
• eventuali inadempienze del soggetto incaricato non possono essere opposte all’Amministrazione finanziaria per giustificare irregolarità o errori nella tenuta e conservazione della contabilità o degli altri documenti rilevanti ai fini tributari.

Tale principio viene espressamente confermato come valido anche nel caso in cui i soggetti responsabili della conservazione siano più di uno.

Conclusione

La risoluzione conclude che la normativa consente la nomina di più soggetti responsabili della conservazione sostitutiva, anche per documenti fiscali differenti. Tuttavia, il contribuente resta comunque il soggetto obbligato nei confronti del Fisco per la corretta conservazione documentale, indipendentemente dall’eventuale esternalizzazione a uno o più fornitori.