Circolare numero 148 del 25-5-1995

Rendicontazione telematica e contabilizzazione dei pagamenti pensionistici

La circolare disciplina il nuovo assetto della rendicontazione telematica dei pagamenti delle rate di pensione effettuati dagli Istituti di Credito a partire dal 1995, con riferimento alle sole banche; per Poste Italiane e per i riaccrediti bancari saranno impartite istruzioni separate. L'obiettivo è definire le modalità operative e contabili per la ricezione dei flussi, la loro archiviazione, la contabilizzazione automatica e la gestione delle discordanze tra contabile di addebito e flusso telematico.

Ambito di applicazione e rapporti con le banche

Le banche devono trasmettere alla Sede INPS "Polo finanziario" tre tipologie di informazioni:

• entro il giorno 18, la previsione degli importi che saranno disposti alle scadenze del mese successivo (1, 4, 7 e 15 per l'Italia, 1 per l'estero);
• in prossimità del pagamento, la comunicazione dell'importo effettivamente disposto per ciascuna scadenza, comprese le scadenze 20 e 25 per le nuove liquidazioni;
• le contabili di addebito entro il giorno successivo a quello di valuta.

È raccomandato che venga emessa un'unica contabile per ciascuna data di scadenza, indipendentemente dalle modalità con cui gli incarichi sono stati trasmessi. La rendicontazione telematica si applica anche ai pagamenti eseguiti su modelli cartacei P.1/ott e P1r./ott, salvo i casi eccezionali di invio a uno sportello bancario diverso da quello indicato nel titolo, per i quali la regolazione finanziaria continua a essere effettuata localmente.

Ogni contabile deve riportare, eventualmente su foglio allegato:

• numero identificativo, data di emissione e valuta di addebito;
• numero e importo complessivo dei pagamenti disposti;
• commissioni addebitate, distinte per modalità di pagamento;
• IVA sul totale delle commissioni;
• eventuali spese postali rimborsabili;
• IVA sulle spese postali.

Le banche devono inoltre continuare, almeno provvisoriamente, a trasmettere le informazioni già prodotte, così che ciascuna Sede riceva mensilmente l'elenco dei pagamenti eseguiti per le pensioni di propria competenza.

Sistema T.E.F., archiviazione e controlli sui flussi

La rendicontazione dei pagamenti bancari è un modulo integrato nel sistema T.E.F., sistema informatico per lo scambio di informazioni per via telematica. I dati dei mandati trasmessi vengono registrati nel Data Base Centrale dei Pagamenti e resi disponibili alle periferie tramite AGENDA.

I flussi di rendicontazione sono sottoposti a controlli:

• formali;
• logici;
• di quadratura;
• di corrispondenza con i dati già presenti nel Data Base Centrale al momento della disposizione del pagamento.

Se uno dei controlli non viene superato, il file è scartato e in AGENDA compaiono le cause dello scarto. Gli istituti di credito devono correggere i dati e riproporre i flussi. Una successiva versione aggiornata del manuale AGENDA sarà trasmessa con apposito messaggio.

Una volta superati i controlli, i flussi vengono archiviati nel Data Base Centrale dei pagamenti e le informazioni relative sono inviate alle Sedi Polo finanziario. Il sistema centrale elabora a cadenze prefissate i files di rendicontazione delle rate di pensione e trasmette alle sedi i dati contabili di loro pertinenza.

Sono previsti file con denominazione strutturata come:

• codice della sede destinataria;
• data di elaborazione su sistema centrale;
• indicazione Italia/Estero;
• ora di elaborazione;
• applicazione PF1, PF2, PC1 o PC2;
• anno di competenza.

Contenuto dei files di rendicontazione finanziaria

I files finanziari relativi alle pensioni pagate contengono:

• un record per ciascuna contabile di addebito, con ABI, data contabile, numero contabile, data di pagamento/valuta, importo netto pagato, numero cedole, importo delle commissioni suddivise per tipologia di pagamento, IVA sulle commissioni, spese postali e IVA sulle spese postali;
• un record per ogni Sede che ha in carico le pensioni rendicontate, con indicazione della Sede competente, dell'importo netto delle prestazioni erogate e del numero delle cedole.

La circolare rinvia a un successivo provvedimento la disciplina dei files di ripartizione contabile.

Sedi Polo finanziario e conti per le differenze

Le attività descritte riguardano esclusivamente le Sedi che svolgono la funzione di "polo finanziario" nei confronti di uno o più istituti di credito per il pagamento delle pensioni.

Sono stati istituiti due conti specifici, da inserire nella tabella dei conti di partitario (DS007) con flag partitario "1":

• GPA 00/80: differenze a credito superiori a L. 5.000;
• GPA 18/80: differenze a debito superiori a L. 5.000.

Le registrazioni su tali conti devono riportare:

• nel numero documento, il codice ABI della banca che ha trasmesso il flusso;
• nella partita, la valuta (aammgg) più il codice ABI.

Preacquisizione delle contabili cartacee

La preacquisizione delle contabili cartacee deve seguire le modalità già indicate nei messaggi richiamati dalla circolare e nel messaggio n. 30861 del 18 marzo 1995, relativo alle pensioni pagate all'estero.

Sono previste anche preacquisizioni fittizie, generate automaticamente dal programma di contabilizzazione:

• tipo "2": da contabilizzazione forzata di un flusso telematico senza preacquisizione manuale;
• tipo "3": da contabilizzazione forzata di un flusso di importo superiore rispetto alla preacquisizione manuale.

Non devono essere preacquisite, ma contabilizzate direttamente al conto GPA 51/01, le contabili eccezionali addebitate dalla banca direttamente alla Sede INPS che ha in carico le pensioni e non rendicontate per via telematica.

La procedura di preacquisizione effettua controlli sui dati già presenti in archivio. Se esiste una preacquisizione con gli stessi riferimenti ABI, numero e data contabile, il sistema segnala che la contabile è già presente in archivio e non consente la nuova preacquisizione; la Sede deve rettificare manualmente i dati errati. Se esiste una preacquisizione con stesso importo e stessa valuta ma data e numero diversi, il sistema segnala la situazione e consente di proseguire o interrompere. Se i dati coincidono con una preacquisizione annullata, è possibile ripristinarla.

Ricezione, archiviazione e contabilizzazione automatica dei flussi

Il menu TRASP è stato implementato per la gestione dei files telematici di rendicontazione. Gli operatori devono verificare periodicamente che l'opzione 3 del menu non evidenzi files trasmessi dal sistema centrale ma non ancora disponibili; in tal caso va attivata l'opzione 4 per completare la ricezione.

L'archiviazione del flusso finanziario avviene giornalmente tramite il programma REP060 su sistema dedicato. Il programma memorizza i dati sull'archivio storico DS814 e produce, per ogni record contabile, una lista con:

• nome del file archiviato;
• ABI e descrizione dell'istituto di credito;
• numero, data e valuta della contabile di riferimento;
• importo prestazioni, importo commissioni, spese postali e totale contabile;
• eventuali errori rilevati nel file ricevuto.

La lista riporta anche l'importo delle prestazioni e il numero delle cedole per ciascuna Sede e deve essere trasmessa all'ufficio ragioneria; non è riproducibile.

Il programma REP070 contabilizza automaticamente i flussi e può generare:

• un articolo in partita doppia quando il flusso coincide con una preacquisizione valida e non contabilizzata;
• le registrazioni sui conti GPA 55/16 per le pensioni pagate in Italia o GPA 55/17 per le pensioni pagate all'estero, con numero documento pari al codice ABI, partita composta da valuta e codice Sede, e sottoconto pari al numero delle cedole rendicontate.

Se le operazioni superano 99.999, il programma genera più registrazioni per la stessa Sede, frazionando proporzionalmente l'importo.

Gestione delle piccole differenze e delle componenti accessorie

La contabilizzazione automatica è ammessa anche in presenza di piccole differenze fino a L. 5.000 tra flusso telematico e preacquisizione per le prestazioni. In tale caso:

• se l'importo preacquisito è maggiore, la differenza va al conto GPA 34/99;
• se l'importo preacquisito è inferiore, la differenza è contabilizzata con due registrazioni fuori cassa: Pensioni a GPA 24/99 e Commissioni e spese postali secondo i conti previsti.

Le commissioni e le spese postali sono contabilizzate secondo quanto risulta dalla contabile cartacea, che prevale sul flusso telematico in caso di discordanza. Se il flusso arriva prima della contabile, commissioni e spese saranno contabilizzate solo quando la contabile di riferimento sarà preacquisita. Se la contabile preacquisita contiene importi per commissioni o spese, questi vengono registrati indipendentemente dai dati del flusso.

Le registrazioni distinte sono effettuate sui conti GPA 16/40 con voce spesa:

• "1" per commissioni + IVA relative a pensioni pagate in Italia;
• "2" per commissioni + IVA relative a pensioni pagate all'estero;
• "3" per spese postali + IVA relative a pensioni pagate in Italia;
• "4" per spese postali + IVA relative a pensioni pagate all'estero.

Le contabili bancarie di addebito delle sole commissioni e/o spese postali devono essere contabilizzate manualmente e non preacquisite. Le sedi devono comunque verificare la congruità degli importi con gli accordi vigenti e contestare tempestivamente eventuali addebiti difformi.

Per la valuta di addebito, la contabilizzazione usa quella presente nel flusso telematico; se non coincide con la preacquisizione, la Sede deve regolarizzare con un articolo in partita doppia, tipo operazione "9", sulla base della contabile cartacea.

Interventi sulle discordanze e flussi non contabilizzati

La lista "flussi contabilizzati e/o da verificare" supporta l'ufficio ragioneria nella gestione dei flussi non contabilizzati. In presenza di segnalazioni, la Sede Polo finanziario deve intervenire per sanare i casi rapidamente risolvibili:

• se manca la preacquisizione, deve reperire e preacquisire la contabile cartacea; se la contabile è stata contabilizzata per errore ad altro conto, deve prima effettuare lo storno con tipo operazione 4;
• se la preacquisizione è errata per ABI, data, numero o importo, deve essere corretta con la funzione "variazione";
• se un solo flusso telematico corrisponde a due o più contabili preacquisite, la sede deve verificare che la differenza corrisponda, entro L. 5.000, all'importo di una o più contabili della stessa banca e stessa valuta, quindi sommare le contabili interessate e annullare le altre;
• se due flussi telematici corrispondono a una sola contabile preacquisita, la sede deve sdoppiare la contabile in due preacquisizioni.

Dopo tali interventi, il programma di contabilizzazione automatica può essere rieseguito per ottenere reports aggiornati.

Forzatura della contabilizzazione e casi di mancata coincidenza

Se, dopo gli interventi correttivi, permangono flussi non contabilizzati, la Sede Polo finanziario può forzare la contabilizzazione attivando la funzione di visualizzazione dei flussi archiviati e impostando il valore "S" nel campo di forzatura.

Con la forzatura, il programma genera movimenti contabili differenziati per gestire le differenze verso le banche. La contabilizzazione delle sole commissioni e spese presenti nel flusso telematico ma non preacquisite non viene comunque effettuata automaticamente.

Mancata preacquisizione

Quando manca la preacquisizione, la forzatura produce un articolo fuori cassa con una registrazione per ciascuna Sede, del tipo GPA 55/16 o GPA 55/17 a GPA 18/80. Il sistema:

• stampa una lettera alla banca per richiedere la contabile mancante;
• genera una preacquisizione fittizia di tipo "2" per aggiornare gli impegni di cassa.

Quando la contabile arriva, deve essere preacquisita. Se ABI, numero e data coincidono con la preacquisizione fittizia di tipo "2", il programma visualizza il relativo messaggio e, a seconda dei casi:

• se l'importo è uguale, contabilizza automaticamente la contabile e storna la preacquisizione fittizia;
• se l'importo è superiore e la differenza è dovuta solo a commissioni e/o spese postali, acquisisce tali importi e contabilizza anche i relativi movimenti su GPA 16/40; in tale circostanza non è ammessa la gestione delle piccole differenze;
• se l'importo è inferiore, la contabile non può essere contabilizzata automaticamente e la Sede deve chiedere alla banca una contabile di storno o una nuova contabile corretta, gestendo extra procedura l'errore su GPA 51/99.

Importo preacquisito maggiore dell'importo telematico

Se la preacquisizione ha importo superiore a quello rendicontato, la contabilizzazione è possibile solo dopo forzatura. La differenza viene rilevata in dare sul conto GPA 00/80 e il sistema stampa una lettera alla banca per chiedere il riaccredito. Quando arriva la contabile di riaccredito, la Sede effettua lo storno di cassa con tipo operazione 4, chiudendo la partita al conto GPA 00/80.

Importo preacquisito minore dell'importo telematico

Se la preacquisizione è inferiore all'importo rendicontato, la contabilizzazione è possibile solo dopo forzatura. Il programma genera un articolo con registrazione a GPA 55/16 o GPA 55/17 per ciascuna Sede, una contropartita al conto Polo fino a quadratura e una registrazione a GPA 18/80 per la differenza. Contestualmente viene generata una preacquisizione fittizia di tipo "3" e una lettera alla banca per richiedere una contabile di addebito di importo e valuta uguali a quelli della preacquisizione fittizia. Ricevuta la contabile corretta, la Sede la preacquisisce e il sistema contabilizza automaticamente la preacquisizione fittizia, con registrazioni di giroconto e storno della stessa.

Annullamento delle contabilizzazioni e funzioni di utilità

Prima della validazione degli articoli in partita doppia, la Sede può annullare una contabilizzazione automatica errata tramite la funzione REP120. Il programma annulla l'articolo, ripristina il flusso per una successiva contabilizzazione, annulla l'eventuale forzatura, ripristina la preacquisizione manuale se esistente e annulla la preacquisizione fittizia.

La circolare prevede inoltre alcune funzioni di supporto:

• REP815: indice dei flussi archiviati, con elenco per applicazione e anno dei file archiviati nel sottosistema contabile;
• REP020: visualizzazione delle preacquisizioni manuali e/o fittizie non contabilizzate;
• REP040: stampa delle preacquisizioni contabilizzate e non contabilizzate, per conto Polo e per intervallo di valuta;
• REP080: stampa dei flussi finanziari archiviati e non contabilizzati.

Verifiche periodiche e adempimenti di controllo

La circolare sottolinea la necessità di eseguire controlli frequenti per definire rapidamente le pendenze della procedura:

• da parte dell'Ufficio ragioneria, sulle contabili preacquisite e non contabilizzate e sui flussi archiviati e non contabilizzati;
• da parte degli operatori di controllo, sull'eventuale presenza di flussi telematici non elaborati da TRASP.

Le verifiche devono essere effettuate almeno una volta alla settimana, in occasione della trasmissione settimanale al C.El. dei dati della procedura Flussi di cassa, prima della chiusura della contabilità generale e prima dell'avvio delle operazioni di chiusura mensile dei Flussi di cassa.

Quadro delle funzioni applicative e degli archivi

La circolare riepiloga le principali funzioni e gli archivi di nuova istituzione, tra cui:

• REP010: gestione delle contabili di addebito delle pensioni;
• REP020: visualizzazione delle preacquisizioni non contabilizzate;
• REP040: stampa delle preacquisizioni;
• REP060: archiviazione dei flussi di rendicontazione finanziaria;
• REP070: contabilizzazione automatica dei flussi;
• REP080: stampa dei flussi non contabilizzati;
• REP120: annullamento degli articoli non validati;
• REP140: ricezione dei files di rendicontazione finanziaria tramite TRASP;
• REP814 e REP815: visualizzazione e consultazione dei flussi archiviati.

Gli archivi richiamati sono:

• DS814: storico dei flussi telematici archiviati;
• DS815: storico indice dei files telematici archiviati per applicazione;
• DS818: archivio annuale delle contabili preacquisite manuali e fittizie.

Istruzioni operative per le pensioni all'estero

Nel messaggio allegato del 18 marzo 1995 viene precisato che il conto GPA 55/16, inizialmente istituito per i pagamenti telematici, è utilizzato per le pensioni pagate in Italia, con causale 20138 "Pens.Italia via telematica". Per le pensioni pagate all'estero è stato istituito il conto GPA 55/17 con causale 20139 "Pens. Estero via telematica".

Le sedi polo finanziario che gestiscono pagamenti sia in Italia sia all'estero devono acquisire al momento della preacquisizione la localizzazione "I" o "E" a seconda del caso; se la sede è polo solo per una delle due aree, il programma attribuisce automaticamente la localizzazione. Prima della chiusura del mod. MF1, gli importi relativi a contabili non preacquisite o non pervenute devono essere inseriti tramite la procedura di "non contabilizzato manuale" con le nuove causali.

Sono inoltre richiamati aggiornamenti dei programmi per la gestione delle contabili, per l'aggiornamento automatico dei flussi di cassa e del mod. FL01 anche per le pensioni pagate telematicamente all'estero.