Circolare numero 231 del 21-11-1996

Semplificazione della tenuta del registro di impresa agricolo

La circolare disciplina le modalità di semplificazione della tenuta del registro di impresa in agricoltura, in attuazione della normativa introdotta dal D.L. 326/95, reiterato nel D.L. 511/96. L’obiettivo è consentire l’uso di strumenti meccanografici, elettronici o magnetici, mantenendo al tempo stesso il controllo amministrativo e previdenziale richiesto dall’ordinamento.

Premessa normativa e criteri applicativi

La disciplina attribuisce all’INPS il compito di regolare gli aspetti tecnici e organizzativi connessi alla semplificazione dei registri di impresa. Le soluzioni adottate tengono conto di tre esigenze principali: l’omogeneizzazione con la normativa già vigente per il settore non agricolo, la necessità di subordinare il rilascio del registro alla preventiva presentazione della denuncia aziendale e la gestione efficiente e trasparente dei flussi informativi. La circolare si rivolge alle aziende agricole automatizzate e ai soggetti che curano la tenuta e la regolarizzazione dei documenti aziendali in materia di lavoro, tra cui consulenti del lavoro, associazioni di categoria e professionisti indicati dalla normativa richiamata.

Rilascio del registro in formato a striscia continua

Il registro di impresa può essere rilasciato, su richiesta, anche nel formato a striscia continua idoneo all’uso meccanografico. La possibilità riguarda consulenti, associazioni, professionisti, utenti automatizzati e l’uso pluriaziendale, oltre al formato aziendale già previsto dalle disposizioni precedenti.

Nel caso di uso pluriaziendale, le pagine devono essere numerate sequenzialmente in quantità sufficiente al prevedibile fabbisogno annuale delle singole aziende e deve essere apposta la vidimazione sull’ultima pagina. La richiesta di rilascio deve essere accompagnata:

• dall’elenco delle aziende interessate;
• dalla delega alla tenuta dei registri presso lo studio o la sede dell’associazione rilasciata dal datore di lavoro;
• oppure dagli estremi della comunicazione già trasmessa all’INPS o all’Ispettorato del lavoro per la prevista autorizzazione.

Presso gli uffici di consulenti, associazioni e professionisti deve essere tenuta una nota denominata "distinta di scarico", con l’indicazione dei numeri sequenziali di pagina utilizzati per ciascuna azienda. Tale documento deve essere esibito all’INPS in caso di richiesta di ulteriore fornitura o di vidimazione, nonché in occasione di accessi ispettivi.

Per gli utenti informatizzati l’addetto al rilascio del registro deve verificare che per tutte le aziende indicate sia stata già presentata la denuncia aziendale. In attesa delle necessarie modifiche procedurali, gli estremi dell’autorizzazione vengono annotati in apposita evidenza.

Modulistica acquistabile presso tipografie o rivendite specializzate

Le aziende automatizzate, i professionisti, i consulenti del lavoro e le associazioni di categoria possono approvvigionarsi della modulistica del registro di impresa anche presso tipografie o rivendite specializzate, come già avviene per altra modulistica, in particolare nel settore non agricolo.

La modulistica può riportare tipograficamente la numerazione sequenziale delle pagine. Per essere ammessa alla vidimazione deve però ottenere un "visto di conformità" rilasciato dalla Direzione Generale dell’INPS, Direzione Centrale Sistema Qualità, previa verifica della conformità:

• alle caratteristiche previste dal decreto ministeriale;
• alle dimensioni richieste;
• al corretto impiego dei colori necessari per la lettura ottica.

La richiesta di visto deve essere presentata dalle aziende interessate, dalle tipografie o dai rivenditori specializzati, allegando una copia del modulo per cui si chiede la conformità.

Gestione automatizzata della sezione paghe e presenze

Le registrazioni della sezione paghe e quelle della sezione presenze del registro di impresa, per le quali non è previsto l’obbligo di tempestiva comunicazione all’INPS, possono essere sostituite per gli utenti automatizzati da sistemi elettronici o magnetici, con trasferimento mensile dei dati su documenti cartacei, in analogia al regime già previsto per i datori di lavoro del settore non agricolo.

Poiché i registri attualmente in uso non consentono di riportare i dati relativi a coniuge, figli e altri familiari a carico, necessari ai fini delle ritenute alla fonte, è ammesso, in attesa dell’adeguamento del modello di registro, l’utilizzo di documenti cartacei sostitutivi della sezione paghe anche per gli utenti non automatizzati che compilano manualmente il modulo.

La documentazione cartacea relativa alla sezione presenze può inoltre contenere, oltre ai dati già previsti, informazioni utili al datore di lavoro per il calcolo della retribuzione del lavoratore.

Per gli utenti automatizzati sono previste due modalità operative:

• uso di modulistica acquistata presso tipografie o rivendite specializzate;
• uso di modulistica prodotta mediante stampanti collegate ai sistemi di elaborazione dati.

Nel primo caso, la modulistica deve recare numerazione di pagina ed estremi dell’autorizzazione rilasciata dall’INPS oppure, se il soggetto è titolare di posizione, dall’INAIL o dall’Ufficio del Registro. L’INPS rilascia l’autorizzazione dopo una semplice verifica della numerazione, indicando nella lettera di comunicazione la data, il numero dei fogli e la firma del funzionario responsabile. Tale lettera deve essere conservata insieme alla modulistica vidimata.

Nel secondo caso, cioè nella riproduzione mediante stampanti, non è prevista vidimazione preventiva dei documenti cartacei sui quali vengono trasferiti i dati riepilogativi del periodo di paga, purché essi siano conformi ai modelli riepilogativi in uso per l’adempimento degli obblighi di legge. In questa ipotesi il datore di lavoro o l’intermediario incaricato deve garantire in ogni momento la consultabilità dei dati agli organi di vigilanza e di controllo, anche attraverso la visualizzazione dei dati archiviati su memorie magnetiche e la loro riproduzione su carta.

Resta ferma la competenza degli Ispettorati provinciali del lavoro nel rilasciare l’autorizzazione per l’accentramento delle elaborazioni delle paghe e della tenuta dei registri. I datori di lavoro devono dichiarare la tipologia del sistema di registrazione della paga adottato e l’autorizzazione deve essere comunicata anche all’INPS.

Trasmissione dei dati dei registri su supporti magnetici

Per la sezione matricola del registro di impresa la circolare prevede una ulteriore semplificazione, in linea con quanto avviene per i datori di lavoro extra agricoli, a condizione che la comunicazione all’INPS dei dati dei lavoratori occupati avvenga con la stessa periodicità prevista dall’art. 3 del D.L. 1 ottobre 1996, n. 511, mediante memorie magnetiche, in particolare floppy disk.

La trasmissione deve avvenire in formato standardizzato e controllato da un software che sarà distribuito gratuitamente dalle sedi INPS entro i primi mesi del 1997. Gli utenti informatizzati devono richiedere l’autorizzazione specificando l’elenco delle aziende per le quali intendono trasmettere i dati su supporto magnetico.

Resta comunque fermo l’obbligo di trasmettere alla Sezione Circoscrizionale del lavoro, entro cinque giorni, la comunicazione cartacea stampata su carta bianca, non più sulla modulistica rituale ma riproducendo i dati nella stessa sequenza e con le stesse specifiche del registro di impresa.

La circolare richiama infine una sperimentazione già effettuata in Sicilia per i lavoratori occupati nei servizi forestali, nell’ambito della quale la procedura su supporti magnetici consente di adempiere alle disposizioni del collocamento agricolo per tutte le sedi INPS siciliane. Nei mesi successivi è prevista un’attività di informazione rivolta agli utenti automatizzati e alle associazioni di categoria per promuovere la trasformazione dei flussi cartacei in flussi magnetici.