Circolare numero 108 del 12-5-1997

ARCA – Archivio anagrafico unico

La circolare presenta il progetto ARCA, archivio anagrafico unico dell’Istituto, concepito per superare la frammentazione delle banche dati di prodotto e consentire una gestione unitaria delle posizioni dei soggetti che hanno o hanno avuto rapporti con l’Istituto. L’archivio assume un ruolo strategico sia interno sia nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con i sistemi europei di interoperabilità.

Obiettivi e contesto del progetto

L’esigenza di un archivio unico nasce dalla crescente complessità del sistema informativo, dall’elevato numero di procedure informatiche e dalla presenza di posizioni anagrafiche plurime riferite allo stesso soggetto. La precedente architettura settoriale, basata su singole applicazioni, rendeva oneroso il reperimento delle informazioni e difficile la gestione integrata di soggetti titolari di più prestazioni.

L’Istituto colloca quindi ARCA tra i progetti strategici del triennio 95/97, con l’obiettivo di passare dalla logica della "gestione per prodotto" alla "gestione per soggetto", supportando la riorganizzazione delle attività di sede in processi di servizio orientati all’utente.

Rilevanza per la Pubblica Amministrazione e standard europei

La circolare evidenzia che il progetto non ha soltanto valenza interna. L’archivio è infatti descritto come una risorsa potenzialmente condivisibile con la Pubblica Amministrazione e coerente con gli standard europei del progetto So.Se.Net. (Social security network). Tale scelta consentirebbe all’Istituto di colloquiare in modo trasparente con i Paesi dell’Unione europea e di proporsi come cogestore di un’anagrafica unica condivisa, in linea con il progetto di interoperabilità delle reti promosso dall’AIPA.

Dati trattati e struttura dell’archivio

L’archivio anagrafico unico centrale, denominato ARCA, è stato formato facendo confluire tutte le posizioni anagrafiche presenti nei vari archivi di prodotto. In questa fase sono stati normalizzati i formati dei dati ed è stata effettuata l’unificazione automatica solo nei casi di esatta identità tra posizioni riferibili allo stesso soggetto presenti in archivi diversi; non sono state invece unificate eventuali posizioni identiche nello stesso archivio di gestione.

ARCA è destinato a contenere:

• dati anagrafici essenziali, tra cui codice fiscale, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, provincia o dipartimento estero di nascita, stato di nascita, cognome acquisito, stato civile e data di decesso;
• campi, già previsti ma non ancora visualizzati, per secondo cognome e secondo cognome acquisito per cittadini stranieri in cui tali dati abbiano valore identificativo;
• due indirizzi per soggetto, con la valenza di cui all’art. 43 del codice civile: residenza e domicilio;
• cittadinanza italiana e straniera;
• informazione sull’eventuale emigrazione all’estero;
• familiari e rapporto di parentela;
• riferimenti agli archivi di gestione, per l’accesso automatico ai singoli archivi contributivi o di prestazione.

La gestione degli indirizzi comprende indirizzo, numero civico, CAP, frazione, comune o città estera, provincia o dipartimento estero e Stato. Tutti gli indirizzi forniti dalle procedure sono consultabili tramite lo storico indirizzi; la residenza proposta in consultazione segue una priorità fra gli archivi conferenti, in particolare pensioni, VV, prestazioni temporanee, LD, ART/COM e altri archivi utilizzati per l’inoltro di bollettini contributivi.

Funzione operativa e integrazione applicativa

Con l’operatività di ARCA gli archivi esistenti perderanno gradualmente la sezione anagrafica e le applicazioni riprogettate, a partire da quelle pensionistiche, si occuperanno solo della materia specifica. Ciò comporta vantaggi in termini di eliminazione delle ridondanze, risparmio di spazi di memorizzazione e semplificazione progettuale.

Dal punto di vista operativo, il vantaggio principale è la possibilità di avere sempre, in qualunque punto della rete, una visione complessiva dei rapporti del soggetto con l’Istituto, con evidenza delle relazioni e di eventuali incompatibilità tra posizioni presenti nei diversi archivi gestionali. Nell’archivio anagrafico può essere inoltre referenziata l’eventuale presenza di immagini e la localizzazione dei documenti, con l’obiettivo di arrivare alla costituzione di fascicoli elettronici completi, utili anche per il telelavoro.

Sicurezza e dati personali

La circolare collega ARCA anche all’esigenza di rispetto integrale della legge 31 dicembre 1996, n. 675 sulla tutela dei dati personali. Oltre ai dati anagrafici essenziali, l’archivio può contenere ulteriori informazioni, come titoli di studio, attività economica, numeri telefonici e di fax, indirizzi di posta elettronica, indirizzi Internet e altri dati eventualmente forniti da amministrazioni pubbliche o private.

Tali dati sono protetti e, quando richiesto, visibili solo agli operatori interni o esterni appositamente abilitati. La circolare insiste sulla qualità del dato come elemento decisivo, soprattutto nei casi di scambio completamente automatizzato con soggetti esterni, servizi self-service o sistema PLURITEL.

Modalità di accesso e identificazione dell’operatore

Per accedere all’archivio occorre selezionare l’applicazione ARCA dal menu di NETINPS. In fase di prima attivazione il sistema richiede l’identificazione dell’operatore mediante codice utente e password: ciascun operatore deve utilizzare il proprio numero individuale su otto caratteri e sostituire la password standard "INPS" con una parola chiave personale, da digitare due volte nel campo "NEW PASSWORD".

In attesa del rilascio delle applicazioni di gestione delle autorizzazioni, a ogni Sap viene fornita periodicamente la lista degli operatori che si sono autoabilitati. A regime, ciascun operatore potrà modificare la propria password in autonomia.

Tipologie di ricerca disponibili

La circolare prevede cinque modalità di ricerca delle posizioni archiviate:

• ricerca per codice fiscale e dati anagrafici;
• ricerca per soli dati anagrafici;
• ricerca per luogo di nascita, nome e data di nascita;
• ricerca per sede, cognome e provincia di nascita;
• ricerca per archivio e numero/codice individuale.

Le ricerche sono tanto più selettive quanto più elementi di dettaglio vengono forniti. Se i dati inseriti sono troppo scarsi e generano un numero eccessivo di sinonimi, il sistema non elabora la richiesta, per evitare risultati inutili. È inoltre previsto, per particolari esigenze, un profilo operatore dedicato che consentirà ricerche con numero limitato di elementi di selezione.

Ricerca per codice fiscale e dati anagrafici

Con questa opzione è obbligatorio inserire almeno i primi sei caratteri alfabetici del codice fiscale, nei sottocampi previsti. Gli altri dati, come cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, possono essere omessi; se però sono inseriti anche solo parzialmente, vengono utilizzati per restringere la ricerca e ridurre i tempi di risposta.

Per il luogo di nascita, in caso di immissione parziale, il sistema propone una lista di sinonimi da cui scegliere quello corretto, preimpostando poi automaticamente il relativo codice di provincia o stato estero. La circolare suggerisce, in presenza di cognomi composti o scritti in forme diverse, di usare altri elementi del codice fiscale o ulteriori dati anagrafici per restringere la ricerca. In alternativa, è possibile ricorrere alla ricerca per soli dati anagrafici, che tratta cognome e nome come sequenze uniche ignorando spazi e apostrofi.

Ricerca per soli dati anagrafici

L’opzione consente ricerche mediante cognome e nome oppure con cognome e giorno, mese o anno di nascita. Sono richiesti almeno due caratteri del cognome e tre del nome, oppure gli altri abbinamenti minimi previsti. Anche in questo caso il sistema ignora apostrofi e spazi nei cognomi o nomi composti.

La circolare consente di far seguire al cognome un punto per ottenere una lista di sinonimi limitata ai soggetti con cognome esattamente uguale a quello digitato. Per dati incerti, incompleti o tratti da documenti deteriorati è possibile usare:

• "?" per sostituire una singola lettera;
• "*" per sostituire da zero a undici lettere.

Quando la ricerca è effettuata con cognome e nome, nella lista dei sinonimi è disponibile anche il tasto F4 per avviare una ricerca per assonanza fonetica.

Ricerca per luogo di nascita, nome e data di nascita

Questa modalità utilizza il codice del luogo di nascita secondo la codifica fiscale, insieme al nome e alla data di nascita. Se non si conosce il codice del luogo, ma si conosce la denominazione, è possibile richiedere con F1 la ricerca del luogo, anche in forma parziale, e scegliere dalla lista il comune o lo Stato di interesse. Il sistema riporta poi automaticamente il codice e la denominazione nel pannello di ricerca.

La lista dei sinonimi comprende i soggetti con nome avente la stessa radice e nati nello stesso luogo, ordinati alfabeticamente.

Ricerca per sede, cognome e provincia di nascita

L’opzione è utile per estrazioni limitate alle posizioni di una determinata sede. Se il codice sede non è noto, F1 consente di richiamare una finestra di scelta della sede. La lista dei sinonimi comprende i soggetti con cognome avente la stessa radice, nati nella stessa provincia o Stato estero e con almeno una posizione contabile in carico alla sede indicata.

Ricerca per archivio e numero/codice individuale

Questa opzione consente di individuare la posizione anagrafica partendo dal codice dell’archivio e dal riferimento individuale normalmente usato per l’accesso diretto. La circolare cita, a titolo di esempio, per l’archivio pensioni la combinazione categoria-sede-numero di certificato, per O1/M il codice individuale e per l’archivio pagamenti CIGS il codice fiscale.

Nel caso dell’archivio pensioni devono essere inseriti:

• codice categoria di tre caratteri numerici;
• codice sede di quattro caratteri numerici;
• numero di certificato di otto caratteri numerici, eventualmente integrato con zeri iniziali.

Se il codice categoria non è noto, F1 consente di visualizzare l’elenco delle categorie del casellario pensionati con descrizione e codice numerico. La ricerca di questo tipo conduce normalmente alla visualizzazione diretta della posizione anagrafica del titolare della posizione contabile; se però compare una lista di sinonimi, essa va interpretata come indice di relazioni con la pensione, ad esempio contitolarità, rapporti familiari o delega/tutela.

Esito della ricerca e lista dei sinonimi

Nella maggior parte dei casi la ricerca genera una lista di sinonimi da cui selezionare la posizione anagrafica corretta. In testata vengono indicati il numero complessivo delle posizioni trovate e il numero di pagine video generate. La lista si scorre con F7 e F8 e con F12 si ritorna al pannello di ricerca, mantenendo gli elementi inseriti e con possibilità di modificarli o annullarli.

Le posizioni sono elencate in ordine alfabetico con i relativi dati di nascita. Per i nati all’estero, la sigla dello Stato è riportata nel campo riservato alla provincia. L’asterisco posto accanto al codice fiscale della prima posizione evidenziata segnala che si tratta di una matricola fiscale calcolata sui dati presenti in archivio.

La circolare segnala anche casi particolari, come quello delle donne coniugate, in cui la ricerca considera cognome acquisito e dati storici della posizione, con possibili incongruenze apparenti tra cognome visualizzato e cognome usato per la ricerca.

Consultazione della posizione e archivi collegati

Selezionata una posizione, il sistema mostra un pannello riepilogativo con codice fiscale, cognome, nome, sesso, eventuale cognome acquisito, data e luogo di nascita, stato civile, residenza, cittadinanza e indirizzo. Da questo pannello sono disponibili varie funzioni:

• INVIO: elenco degli archivi in cui il soggetto è presente;
• F5: accesso al dettaglio anagrafico e agli estremi dell’ultimo aggiornamento;
• F6: accesso agli indirizzi di residenza e domicilio;
• F4: visualizzazione dell’estratto contributivo unificato UNEX;
• F9: visualizzazione delle prestazioni liquidate e dei contributi;
• F12: ritorno alla lista dei sinonimi.

Con INVIO si accede all’elenco degli archivi collegati alla posizione; selezionando uno degli archivi si arriva ai riferimenti necessari per l’accesso alla singola posizione gestionale. Nel caso descritto in esempio, per la pensione sono riportati sede/ente, categoria, numero, tipo di relazione e decorrenza.

Dettaglio anagrafico, storico e indirizzi

Dal pannello anagrafico di dettaglio si accede ai riferimenti dell’ultimo aggiornamento effettuato, con indicazione di annotazioni, data di aggiornamento, sede e operatore che ha eseguito la variazione. Le annotazioni possono segnalare la provenienza del dato o il livello di definizione formale della posizione, con possibili effetti di immodificabilità.

Il tasto F10 apre lo storico delle variazioni anagrafiche, ordinato in senso cronologico decrescente e navigabile con F7/F8. Se non esiste storia, compare il messaggio "Storico anagrafica assente".

Con F6 si accede all’indirizzo di residenza e, se presente, al domicilio; è possibile alternare le due viste e consultare lo storico delle variazioni dell’indirizzo tramite F10.

Funzioni contributive e prestazioni

Dal pannello di riepilogo o dettaglio è possibile richiamare anche:

• F4, per attivare la transazione UNEX e visualizzare l’estratto contributivo unificato;
• F9, per attivare una transazione che, in un unico pannello diviso in due sezioni, mostra in alto le prestazioni liquidate e in basso l’estratto contributivo, entrambi ordinati per data decrescente.

Nel pannello prestazioni sarà possibile scorrere le registrazioni con F7/F8 in base alla posizione del cursore.

Aggiornamento delle posizioni e organizzazione delle lavorazioni

La circolare spiega che, grazie alla molteplicità delle chiavi di accesso e all’ordinamento alfabetico delle posizioni estratte, è possibile individuare le posizioni anagrafiche riferibili allo stesso soggetto ma acquisite nel tempo da procedure diverse e con lievi differenze o con codice fiscale non validato. L’aggiornamento di tali posizioni dovrà essere effettuato dalle Sedi, eventualmente utilizzando le risorse destinate ai lavori socialmente utili nell’ambito del progetto INPS, per la sistemazione dei disallineamenti conseguenti all’unificazione degli archivi automatizzati.

Le istruzioni operative per l’uso delle applicazioni di consultazione sono contenute nel manuale allegato. Inoltre, viene indicato che le funzioni specifiche di aggiornamento in linea delle posizioni anomale sarebbero state rese operative nel mese di maggio e che una procedura di massa, basata sulle reti locali in corso di realizzazione, sarebbe stata attivata entro la prima metà del mese di luglio.