Circolare numero 109 del 13-5-1997

Stazione di lavoro intelligente per le Convenzioni Internazionali

La circolare illustra la realizzazione e la distribuzione di un software dedicato alla gestione delle domande di pensione in regime internazionale. La finalità è quella di mettere a disposizione degli uffici uno strumento unico, integrato con AS400, capace di seguire l’intero iter istruttorio e di semplificare le attività dell’operatore.

Obiettivo e modello organizzativo

Il sistema è stato sviluppato dal SIR della Sede regionale Friuli Venezia Giulia, d’intesa con la Direzione Generale e con la collaborazione dei centri di sviluppo delle sedi regionali per Marche, Piemonte e Lazio. L’architettura procedurale è orientata a offrire un’interfaccia grafica unitaria che riassume tutte le possibili fasi operative della gestione delle pratiche.

Il modello ritenuto ottimale è quello per ciclo completo, nel quale ogni operatore gestisce un pacchetto di pratiche dal carico alla definizione, mantenendone la disponibilità esclusiva sulla Stazione di lavoro. In via transitoria, tuttavia, la procedura può essere utilizzata anche in strutture organizzate per fasi distinte, con operatori diversi incaricati delle varie lavorazioni.

Caratteristiche generali dell’applicazione

I programmi residenti sulla Stazione non modificano la struttura degli archivi né i programmi già presenti su AS400, e non intervengono sulle procedure di calcolo passante già operative. Essi integrano invece gli interventi preliminari necessari alla preparazione dei dati di calcolo.

La Stazione aggiorna gli archivi AS400 in tempo reale e in modo trasparente per l’operatore, così da eliminare i tempi di attesa nel dialogo con il sistema dipartimentale. L’operatività è facilitata da una serie di barre di comando che consentono di individuare con immediatezza le funzioni da svolgere e aprono direttamente i pannelli da compilare o completare. In questo modo l’operatore non deve ricercare manualmente i programmi da richiamare e riduce gli accessi e le uscite dal sistema.

La procedura permette inoltre di svolgere varie attività anche senza collegamento continuativo, memorizzando gli aggiornamenti e rendendoli effettivi non appena la connessione viene ripristinata.

Funzioni principali

La Stazione è in grado di svolgere numerose attività operative relative alle convenzioni internazionali:

• caricare le domande direttamente da PC, funzione indicata come non ancora attiva;
• prelevare sulla Stazione le domande già caricate su AS400, bloccandole sul sistema dipartimentale;
• consultare le pratiche presenti sulla Stazione anche con parametri scelti dall’utente;
• consultare le pratiche presenti nell’archivio storico, se preventivamente caricato;
• elaborare e stampare la corrispondenza verso tutti i destinatari, compresa quella relativa all’archivio storico;
• elaborare e stampare la corrispondenza "varia", indipendente da una domanda in trattazione;
• acquisire i dati per i formulari di collegamento e stamparli;
• acquisire le informazioni per le decisioni di reiezione e per i provvedimenti confermativi, con relativa stampa;
• gestire il conto contributivo dell’assicurato;
• acquisire e completare i dati di calcolo;
• preparare corrispondenza a blocchi;
• effettuare calcoli su PC a fini di verifica preventiva, simulazione o su richiesta dell’utenza esterna;
• convertire in lire gli importi pensionistici esteri espressi in valuta;
• perequare gli importi di pensione a qualsiasi decorrenza;
• effettuare variazioni di alcuni campi del settore CI81, trasmesse all’AS400 a carico del sistema;
• calcolare gli interessi legali su pensioni per le quali non siano stati già calcolati;
• cancellare dalla Stazione le domande prelevate, sbloccandole su AS400;
• effettuare rilevazioni in tempo reale sulle pratiche residenti;
• creare memo personalizzati su ciascuna Stazione;
• consultare l’aiuto in linea e il manuale operativo, con possibilità di stampa.

Corrispondenza, stampe e archiviazione

La corrispondenza può essere elaborata per diversi destinatari, tra cui richiedente, sede e istituzione estera. Le stampe possono essere inviate direttamente alla stampante della Stazione oppure a un’altra stampante del sistema. È prevista anche l’esecuzione in subtask, così da consentire all’operatore di proseguire con altre operazioni mentre la stampa è in corso.

Per la corrispondenza "varia" i dati vengono memorizzati sulla Stazione e possono essere consultati tramite chiave cognome/nome oppure numero progressivo assegnato automaticamente.

Conto contributivo e dati di calcolo

La barra dedicata al conto contributivo consente di prenotare il conto con ricerca automatica dei contributi sugli archivi degli assicurati, trasferirlo sulla Stazione, modificarlo e validarlo, stampare l’E205/E505, trasferire il conto validato su AS400 e calcolare la retribuzione media e la pensione italiana. La circolare precisa che, allo stato, queste funzioni non risultano ancora attive e richiamano automaticamente i programmi della procedura pensioni e della stampa automatizzata E205/E505.

Per l’acquisizione dei dati di calcolo, la nuova modalità introdotta con la Stazione consente di registrare anche dati incompleti, che restano memorizzati fino al completamento successivo. Si tratta di un cambiamento importante rispetto alle modalità operative precedenti, perché evita il blocco dell’acquisizione in caso di dati mancanti.

Sblocco delle domande, filtri e solleciti

Le domande prelevate dalla Stazione risultano bloccate su AS400. La cancellazione dalla Stazione comporta lo sblocco sul sistema dipartimentale. Nelle strutture organizzate per ciclo completo lo sblocco dovrebbe avvenire solo dopo la definizione completa della pratica; tuttavia, in via transitoria, è possibile usare la barra di comando "sblocco domande" per rendere le pratiche nuovamente prelevabili da un’altra Stazione di lavoro e proseguire le fasi successive.

La procedura consente anche di effettuare corrispondenza a blocchi mediante filtri che selezionano pratiche omogenee in base alle informazioni da richiedere. È prevista inoltre la possibilità di inoltrare solleciti generalizzati con parametri scelti dall’operatore, senza prelievo materiale delle pratiche, con evidente finalità di snellimento e razionalizzazione dell’iter istruttorio.

Installazione e personalizzazione

La distribuzione del software è affidata alla Direzione Centrale per la tecnologia informatica tramite la funzione "MAKEDSK". Gli operatori di controllo devono creare i minidischi CIIN01.001, CIIN01.002 e CIIN03.003, e quindi caricare il software sulle Stazioni interessate.

La procedura è autoinstallante: è sufficiente inserire il primo dischetto nel drive e riavviare il PC. La personalizzazione della Stazione è a cura degli operatori di controllo e va eseguita seguendo le istruzioni del Capitolo III del manuale operativo.

Il manuale può essere stampato, una volta completato il caricamento dei tre dischetti, con il comando:

• print c:.cipens.manuale

da sessione DOS o OS/2.

Con la versione 1.8 della scrivania INPS verrà inserito nel menu pensioni il bottone "Convenzioni internazionali". Qualora non sia già presente sulla scrivania, l’icona "STAZIONE CONVENZIONI" può essere creata da sessione OS/2 schermo intero con il comando:

• c:.cipens.cistaz.cmd

La directory di lavoro indicata è:

• c:cipens

Requisiti hardware

Per il corretto funzionamento della procedura, gli uffici interessati devono essere dotati di:

• PC Pentium con almeno 16 MB di RAM e scheda T.R.;
• stampanti da collegare al PC, preferibilmente KYOCERA;
• una stampante di reparto.

I dirigenti regionali, tramite i coordinatori regionali CI, sono invitati a verificare che tutte le strutture forniscano agli uffici interessati apparecchiature adeguate ai carichi di lavoro, in conformità a quanto disposto dal messaggio n. 20879 del 27 dicembre 1996.

Formazione, assistenza e segnalazioni

La Sede regionale Friuli Venezia Giulia sta predisponendo un pacchetto didattico da inviare ai responsabili regionali della formazione per eventuali corsi di addestramento. La Stazione consente comunque la consultazione e la stampa del manuale operativo, oltre a una serie di aiuti in linea che dovrebbero favorire un apprendimento graduale da parte degli utilizzatori.

Per l’assistenza è stato attivato un presidio per segnalare anomalie e chiedere chiarimenti, riferito alla d.ssa Stefania De Lucia, con telefono 0432-596553 e fax 0432-510984. Eventuali suggerimenti di modifica o di implementazione devono essere inviati alle competenti Direzioni centrali (DCTI e DCRCI) e al responsabile del progetto, dr. Domenico Barbiera, fax 0432-510984.