Circolare INAIL n. 15 del 20 marzo 1995

Comunicazioni dirette agli utenti esterni

La circolare interviene sulla redazione delle comunicazioni INAIL rivolte all’esterno, con l’obiettivo di renderle più chiare, comprensibili e realmente utili per aziende, lavoratori e cittadini. L’Istituto segnala che la modulistica e gli stampati in uso non sempre risultano di facile lettura, soprattutto per l’abuso di sigle, abbreviazioni, formule burocratiche e richiami normativi non spiegati.

Linguaggio semplice e comprensibile

L’INAIL richiede che tutti coloro che collaborano alla predisposizione delle comunicazioni esterne adottino un linguaggio estremamente piano e discorsivo. Devono essere evitati termini colti o tecnici non necessari, mentre le sigle vanno eliminate o scritte per esteso. L’obiettivo è consentire a ogni utente, indipendentemente dal livello culturale, di comprendere il contenuto del modulo senza dover ricorrere a intermediari.

Contenuto delle informazioni da fornire agli utenti

Le comunicazioni devono chiarire in modo esplicito che cosa l’Istituto comunica o richiede, quali diritti spettano all’utente e con quali modalità possono essere esercitati. La circolare sottolinea che non basta citare gli estremi di una norma: è necessario spiegarne il contenuto rilevante per il destinatario, soprattutto quando si tratta di prestazioni, riconoscimenti di diritti o definizioni di pratiche di infortunio.

Dinieghi, opposizioni e ricorsi

Particolare attenzione va posta nelle comunicazioni di diniego. In tali casi deve essere indicato con precisione quali strumenti di tutela la legge mette a disposizione dell’utente, specificando tempi, modi, scadenze e destinatari di eventuali opposizioni o ricorsi. Questo è considerato essenziale per garantire un servizio di qualità e per evitare equivoci o incomprensioni.

Richiamo alla trasparenza amministrativa

La circolare collega queste indicazioni al cambiamento culturale introdotto dalla legge n. 241/1990, che impone la più ampia trasparenza dell’azione amministrativa. Viene inoltre richiamato il "Manuale di stile" diffuso presso le pubbliche amministrazioni, che raccomanda una revisione linguistica e concettuale della modulistica per renderla più accessibile.

Indicazioni operative sui dati da riportare nei moduli

Per migliorare il contatto con l’utenza, nei moduli e nelle lettere devono comparire sempre il nome del responsabile del procedimento e del provvedimento, la denominazione dell’ufficio che emette la comunicazione e un recapito telefonico utile per l’utente. In questo modo si facilita l’identificazione della struttura competente e si agevola il rapporto diretto con l’Istituto.

Esempi allegati

La circolare segnala infine che nell’allegato sono riportati alcuni esempi tratti dalla modulistica relativa alla comunicazione dell’avvenuta definizione delle pratiche di infortunio, utilizzati per chiarire concretamente i criteri di redazione richiesti.