Circolare INAIL n. 17 del 23 marzo 1995

Semplificazione della tenuta del libro di paga e di matricola

La circolare esamina gli effetti del D.P.R. 20 aprile 1994, n. 350, che ha introdotto una disciplina più semplice per la tenuta del libro di paga e di matricola, con l’obiettivo di ridurre gli adempimenti dei datori di lavoro e di superare il precedente sistema fondato su autorizzazioni discrezionali. Il documento chiarisce l’ambito della nuova disciplina, i requisiti tecnici dei sistemi informatici ammessi e le conseguenze operative per le diverse tipologie di organizzazione aziendale.

Disciplina previgente e obiettivi della riforma

Prima della riforma, gli articoli 20 e 22 del D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124 prevedevano l’utilizzazione dei libri regolamentari di paga e matricola, alcuni esoneri per pubbliche amministrazioni e aziende sottoposte a controllo governativo, nonché la possibilità di ottenere l’esonero previa autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro quando le registrazioni fossero effettuate con sistemi alternativi idonei. Era inoltre previsto l’esonero per i lavori di breve durata e transitori, in presenza di determinate condizioni. Il nuovo regolamento interviene proprio per eliminare la componente discrezionale della dispensa, ove i requisiti di controllo siano comunque assicurati.

Nuova disciplina e ambito applicativo

La disciplina introdotta dal D.P.R. n. 350/1994, entrata in vigore il 5 dicembre 1994, prevede due possibili assetti:

• mantenimento del libro di matricola e del libro di paga secondo le modalità tradizionali previste dal D.P.R. n. 1124/1965, includendo anche i sistemi meccanici e cartacei già in precedenza soggetti ad autorizzazione preventiva dell’Ispettorato del lavoro;
• adozione di supporti magnetici ed elettronici sostitutivi secondo le modalità dell’art. 2 del D.P.R. n. 350/1994.

È inoltre abrogato l’art. 22 del D.P.R. n. 1124/1965, che disciplinava l’esonero dalla tenuta dei libri in presenza di particolari condizioni.

Requisiti per l’uso di supporti magnetici ed elettronici

L’esonero dall’obbligo di tenuta dei libri di paga e matricola è riconosciuto ai datori di lavoro privati che elaborino gli elementi previsti dall’art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965 mediante supporti magnetici ed elettronici, purché sia garantita l’inalterabilità e la consultabilità dei dati.

Sotto il profilo operativo:

• non è richiesta la vidimazione dell’Istituto sui documenti cartacei in cui vengono riportati i dati riepilogativi mensili e annuali;
• tali documenti devono comunque essere conformi ai modelli riepilogativi già in uso per gli obblighi contributivi;
• l’inalterabilità va intesa come conservazione dei dati per almeno dieci anni, protezione da virus, usura e altri fattori esterni, e impossibilità tecnica di modificare i dati senza sopprimere quelli precedentemente acquisiti;
• la consultabilità deve consentire agli organi di vigilanza un controllo tempestivo dei dati soggetti a registrazione.

Vidimazione e accentramento delle elaborazioni

La circolare precisa che nulla cambia per le procedure di vidimazione dei sistemi tradizionali, di quelli assimilati e di quelli soggetti a numerazione unica. Restano altresì ferme le competenze degli Ispettorati provinciali nel rilascio delle autorizzazioni all’accentramento delle elaborazioni delle paghe, su istanza dei datori di lavoro, i quali devono indicare la tipologia del sistema di registrazione adottato. La medesima procedura si applica anche alle richieste di accentramento degli adempimenti in materia di previdenza e assistenza sociale.

Tenuta dei documenti presso gli studi di consulenza

Quando la gestione avviene tramite consulenti che utilizzano sistemi elettronici o magnetici, il datore di lavoro deve comunicare all’Ispettorato del lavoro il nominativo del professionista incaricato e il recapito dello studio presso cui i documenti sono reperibili.

Sul luogo di lavoro deve comunque risultare disponibile la documentazione minima, e in particolare:

• una copia del libro matricola e il registro delle presenze;
• in alternativa operativa, il registro delle presenze e i documenti cartacei delle registrazioni annuali e mensili, comprensivi dei dati matricolari dei lavoratori.

Le variazioni intervenute nel corso del mese devono essere registrate tempestivamente dal professionista sul sistema elettronico o magnetico e riportate dal datore di lavoro sul registro delle presenze con le indicazioni relative allo stato matricolare dell’interessato. Il registro deve essere preventivamente vidimato dall’Istituto assicuratore competente, mentre la copia dei documenti cartacei può essere autocertificata come conforme dal consulente.

Lavori transitori e di breve durata

Per i lavori a carattere transitorio o di breve durata, la circolare osserva che il regolamento non detta una disciplina specifica; pertanto trovano applicazione le disposizioni generali dell’art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965, come modificate dal D.P.R. n. 350/1994.

Le autorizzazioni già rilasciate ai sensi del previgente art. 22 restano efficaci, ai fini del possesso dei requisiti di legge, fino a quando non muti almeno un elemento sostanziale del sistema autorizzato. In tale caso subentra la nuova disciplina.

Sanzioni

Per l’utilizzazione di sistemi tradizionali o assimilati, oppure di sistemi elettronici o magnetici non conformi alle disposizioni, si applica la sanzione prevista dall’art. 195 del D.P.R. n. 1124/1965.

La medesima sanzione si applica anche al datore di lavoro che, avvalendosi della deroga prevista dall’art. 5 della Legge n. 12/1979 in materia di consulenti del lavoro, non osservi le prescrizioni richiamate dalla circolare.