Circolare numero 74 del 3-4-1998

Declaratoria di irrecuperabilita dei crediti dell'INPS e eliminazione dei residui attivi

La circolare recepisce la delibera n. 210 del 10 febbraio 1998, con la quale l'Istituto ha ridisegnato i criteri e le procedure per dichiarare irrecuperabili i crediti e procedere alla loro eliminazione contabile. L'intervento mira a semplificare il processo, ridurre i tempi e centralizzare le responsabilita decisionali, mantenendo tuttavia un controllo regionale sulla correttezza delle eliminazioni.

Finalita e superamento della precedente disciplina

La nuova regolamentazione sostituisce la disciplina gia contenuta nella circolare n. 51022 del 7 luglio 1984, adottata in attuazione della delibera del Consiglio di amministrazione n. 10 del 20 gennaio 1984. Il rinnovo si e reso necessario perche il precedente iter era giudicato eccessivamente complesso, frammentato tra piu punti decisionali e caratterizzato da numerose fasi procedurali che rallentavano l'eliminazione dei crediti.

Tra le innovazioni evidenziate figurano:

• la concentrazione della decisione di irrecuperabilita in un unico punto di responsabilita, individuato nel Dirigente di Sede;
• l'efficacia immediata della decisione assunta;
• il rafforzamento del ruolo della Sede regionale come organo di controllo e coordinamento;
• l'unicita del procedimento riferito al debitore e non alle singole inadempienze;
• la codifica di attivita standard con tempi certi;
• lo snellimento delle fasi amministrative e contabili;
• l'introduzione del criterio di congruita e di rapporto costi-benefici per valutare l'abbandono definitivo o quello dell'azione legale.

Ambito oggettivo di applicazione

La delibera disciplina l'eliminazione dei crediti dell'Istituto di qualsiasi tipo e natura, se regolarmente contabilizzati in bilancio. In particolare riguarda:

• i residui attivi relativi a contributi e prestazioni in carico alle Sedi;
• i crediti derivanti dall'esercizio del diritto di surrogazione per il recupero, nei confronti dei terzi responsabili, delle somme erogate a titolo di prestazioni temporanee;
• i residui attivi relativi alle partite creditorie gestite dagli uffici della Direzione generale competenti in materia di accertamento delle entrate.

La procedura si applica solo ai crediti accertati in anni precedenti rispetto a quello in cui avviene l'eliminazione. Non riguarda, quindi, i crediti il cui annullamento interviene nello stesso anno dell'accertamento.

Irrecuperabilita temporanea e definitiva

La circolare distingue tra irrecuperabilita temporanea e definitiva.

Sono temporaneamente irrecuperabili i crediti nei confronti di debitori irreperibili o insolvibili. L'irreperibilita puo essere desunta:

• dall'attestazione dell'ufficiale giudiziario in sede di notifica;
• dal mancato recapito di diffide amministrative.

La verifica richiede ricerche infruttuose sugli archivi INPS e sugli archivi degli altri enti collegati telematicamente. L'insolvibilita invece deve essere constatata e dichiarata dall'Ufficio legale dopo l'esito negativo delle azioni esecutive forzate; rientra in tale ipotesi anche la chiusura, senza o con parziale capienza, della procedura fallimentare promossa contro societa di persone o ditte individuali.

Sono definitivamente irrecuperabili i crediti che rientrano in una delle seguenti ipotesi:

• estinzione della persona giuridica debitrice per procedura concorsuale o liquidazione, senza soggetti solidalmente responsabili e senza azioni di responsabilita o risarcimento verso terzi esperibili;
• morte del debitore persona fisica, se impossidente e senza successibili che abbiano accettato l'eredita;
• prescrizione del credito dovuta all'impossibilita di notificare atti interruttivi per irreperibilita o altre cause;
• accertata insussistenza del credito, compresi i casi di sentenza civile o penale passata in giudicato, o di errate o duplicate registrazioni;
• somme non piu dovute per esplicita disposizione di legge;
• antieconomicita dell'azione di recupero per crediti inferiori a 10 milioni di lire.

Antieconomicita dell'azione di recupero

Una delle principali novita e l'introduzione del criterio di antieconomicita per i crediti di importo inferiore a 10 milioni di lire. In tali casi l'eliminazione definitiva puo essere disposta quando la prosecuzione del recupero non sia conveniente in rapporto ai costi prevedibili.

La valutazione deve considerare:

• l'importo del credito;
• la complessiva situazione debitoria del soggetto;
• le spese amministrative e legali presumibilmente necessarie per il recupero, come spese postali, spese di notifica, oneri fiscali e spese legali.

Per agevolare tale verifica, la procedura produce una scheda specifica da compilare a cura degli uffici competenti.

Crediti derivanti da surrogazione

Per i crediti sorti nell'ambito delle azioni di surrogazione promosse dall'Istituto ai sensi dell'art. 1916 c.c. e dell'art. 28 della legge n. 990/1969, la disciplina di abbandono si estende, ove non trovi applicazione la legge n. 990/1969, anche ad altre ipotesi di irrecuperabilita oltre a quelle di insolvibilita o irreperibilita del debitore.

In particolare, sono richiamati i casi di:

• insussistenza della responsabilita del terzo;
• assoluzione del presunto responsabile in sede penale, quando la sentenza sconsigli l'esercizio o il proseguimento dell'azione civile;
• morte del terzo responsabile, se non soggetto all'assicurazione obbligatoria e non coperto da assicurazione volontaria, impossidente e senza successibili che abbiano accettato l'eredita;
• intervenuta prescrizione.

Termine per l'avvio della procedura

L'ufficio amministrativo e/o l'ufficio legale, nell'ambito delle rispettive competenze, devono attivare tempestivamente la procedura non appena accertata una delle ipotesi previste. La circolare stabilisce espressamente che la procedura deve comunque iniziare entro un anno dalla conoscenza dell'evento.

Viene inoltre precisato che, se durante le ricerche emergono elementi utili sulla reperibilita o solvibilita del debitore, le azioni amministrative e legali di recupero devono essere riattivate immediatamente.

Procedura per l'abbandono temporaneo

Nel caso di irreperibilita del debitore, l'ufficio competente deve:

• effettuare le ricerche sugli archivi INPS e sugli archivi telematici degli altri enti, verificando la corrispondenza degli indirizzi;
• stampare la scheda verbale con i dati identificativi del credito e con l'elenco delle ricerche effettuate;
• allegare tutta la documentazione giustificativa, comprese le stampe delle consultazioni;
• sottoporre la scheda firmata dal dirigente dell'ufficio amministrativo e/o legale al Dirigente di Sede per l'approvazione;
• acquisire in procedura la conferma del Dirigente di Sede, che determina l'eliminazione amministrativa e contabile e, se temporanea, l'inserimento nell'archivio di evidenza;
• conservare la scheda e gli allegati nel fascicolo aziendale;
• trasmettere trimestralmente alla Sede regionale la lista riassuntiva delle eliminazioni effettuate;
• trasmettere alla Direzione centrale Ragioneria e Finanza la scheda riassuntiva annuale, entro il termine che sara indicato con successiva circolare, fermo restando che entro fine anno deve essere completato l'intero iter amministrativo e contabile.

Procedura per l'insolvibilita

Quando si accerta lo stato di insolvibilita, l'Ufficio legale deve verificare che il debitore:

• non possieda beni immobili o mobili;
• non sia titolare di diritti personali assoggettabili ad espropriazione;
• non svolga attivita retribuita alle dipendenze di terzi o attivita autonoma.

Le ricerche devono essere effettuate sugli archivi INPS specificamente indicati nella circolare, nonche sul Casellario dei pensionati e sul sistema New Seat per la consultazione del Catasto e del PRA. Anche in questo caso lo stato di insolvibilita deve essere supportato da idonea documentazione che attesti l'infruttuosita delle azioni promosse, dopo di che si segue la stessa procedura di proposta, approvazione ed eliminazione contabile prevista per gli altri casi.

Archivio automatizzato e scadenzario

Per i crediti temporaneamente abbandonati, sia per irreperibilita sia per insolvibilita, e istituito un archivio automatizzato che funge da scadenzario. Le Sedi devono utilizzarlo per:

• rinnovare le ricerche con periodicita biennale;
• interrompere i termini prescrizionali;
• svolgere comunque le ricerche nei tre mesi precedenti la scadenza della prescrizione.

Se le ricerche risultano antieconomiche, oppure il credito risulta prescritto per impossibilita di notificare atti interruttivi, si procede all'eliminazione definitiva mediante lista delle pratiche da sottoporre alla firma del Dirigente di Sede e da conservare agli atti.

Abbandono definitivo e casi particolari

Nel caso di abbandono definitivo, l'ufficio amministrativo e/o legale deve procedere quando una delle ipotesi previste sia adeguatamente documentata, compilando la scheda di proposta di abbandono e completando tutte le operazioni per l'eliminazione definitiva del credito.

La circolare richiama espressamente l'assenza, nella nuova disciplina, della vecchia categoria delle "cause varie": tale causale non e piu autonoma e deve essere ricondotta alle ipotesi espressamente previste dalla delibera.

Viene inoltre confermata la necessita di promuovere accertamenti di eventuali responsabilita nei casi di eliminazione per intervenuta prescrizione, accertamenti che spettano in primo luogo al Dirigente di Sede.

Controllo regionale e verifiche a campione

La Sede regionale deve verificare la conformita delle procedure seguite dalle Sedi alla normativa vigente e alle disposizioni della circolare. Ricevuta la lista trimestrale con le schede allegate, deve entro 30 giorni:

• controllare tutte le eliminazioni effettuate per antieconomicita;
• controllare un campione delle altre eliminazioni, comunque non inferiore al 10% delle pratiche lavorate;
• comunicare l'esito dei controlli alla Sede.

Se emergono situazioni in contrasto con la disciplina, il controllo viene esteso a tutte le pratiche eliminate nel trimestre e i crediti devono essere ripristinati con la motivazione della mancata ratifica dell'eliminazione. La Sede regionale fornisce inoltre alle Direzioni centrali competenti informazioni semestrali sull'andamento delle pratiche e sugli esiti dei controlli.

Applicazione ai crediti gestiti dalle Direzioni centrali

Le medesime disposizioni si applicano anche ai crediti trattati dalle Direzioni centrali competenti in materia di accertamento di entrate o impegno di uscite, quali ad esempio crediti verso lo Stato o crediti residui di fondi speciali di previdenza gestiti centralmente.

In questi casi:

• l'ufficio competente formula la proposta di abbandono su apposita scheda adattata alla natura del credito;
• nella scheda devono essere indicati soggetto debitore, natura del credito, causale, importo, anno di accertamento e motivazioni dell'abbandono;
• il Dirigente centrale, se non formula rilievi, autorizza l'eliminazione con la propria firma;
• l'elenco delle partite eliminate viene trasmesso alla Direzione centrale Ragioneria e Finanza per i successivi adempimenti di variazione dei residui, da sottoporre alla determinazione del Consiglio di indirizzo e vigilanza.

Esiti finali, ripristino dei crediti e istruzioni future

Sulla base delle decisioni del Consiglio di indirizzo e vigilanza, la Direzione centrale Ragioneria e Finanza comunica alle Sedi sia gli importi dei crediti eliminati sia quelli delle partite che non e stato possibile eliminare. Per queste ultime le Sedi devono procedere al ripristino del credito.

La circolare chiude precisando che ulteriori norme procedurali e contabili saranno illustrate con successivi provvedimenti. Nelle more del rilascio delle nuove procedure, le Sedi devono comunque individuare le partite da eliminare e avviare gli adempimenti amministrativi previsti, anche sulla base delle liste che saranno rese disponibili alle Sedi regionali e alle SAP in relazione alle partite classificate come "da eliminare".