Risposta n. 403 del 9/10/2019

Conservazione note spese e giustificativi di trasferta

L’interpello riguarda la dematerializzazione delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi nell’ambito di una procedura centralizzata di gestione delle missioni e trasferte di circa 400 dipendenti del Gruppo. La società chiede conferma della validità fiscale della formazione informatica delle note spese e della possibilità di conservare e, in seguito, distruggere i documenti cartacei originali.

Fattispecie e procedura descritta

La procedura illustrata dall’istante si articola in cinque passaggi:

• il giustificativo di spesa viene acquisito come documento informatico; se è cartaceo, il dipendente ne effettua scansione o fotografia tramite dispositivo portatile;
• il dipendente, identificato in modo univoco, accede al portale trasferte e crea la nota spese informatica allegando i giustificativi;
• la nota spese è sottoposta al responsabile per approvazione e autorizzazione;
• il responsabile verifica la documentazione, inclusa la leggibilità degli allegati, e può rifiutare l’intera nota o le spese non inerenti o eccedenti la policy aziendale;
• la nota spese approvata e pagata in busta paga viene conservata elettronicamente insieme ai giustificativi.

La conservazione è affidata a un soggetto terzo che cura archiviazione, indicizzazione, firma digitale e marca temporale, mettendo i documenti a disposizione in tempo reale e garantendone autenticità, immodificabilità, conservazione, leggibilità e sicurezza nel tempo. L’istante ritiene che tali garanzie consentano anche la distruzione degli originali cartacei.

Quesito del contribuente

La società chiede, in sintesi, di sapere:

• se la procedura descritta sia idonea a soddisfare gli obblighi documentali ai fini della certificazione del reddito di lavoro dipendente e della documentazione dei costi d’impresa;
• se la nota spese inserita nel sistema informativo possa essere considerata documento digitale e quindi conservata solo in tale forma;
• quale rilevanza abbiano i giustificativi, considerati dall’istante documenti originali non unici, ai fini della deducibilità dei costi e della rilevanza reddituale una volta attestata dal dipendente la loro originalità e riferibilità alla trasferta;
• se il caricamento a sistema dei giustificativi sia sufficiente ai fini dell’archiviazione e se, dopo la conservazione, sia possibile distruggere i documenti cartacei.

Soluzione interpretativa proposta dal contribuente

Secondo l’istante:

• non esisterebbero modalità particolari di rendicontazione, essendo rilevanti la riferibilità delle spese a luogo e tempo della trasferta e l’attestazione del dipendente su natura e importo;
• la nota spese caricata nel sistema sarebbe un documento informatico idoneo a documentare e controllare i costi di trasferta;
• tale modalità garantirebbe la deducibilità dei costi ai sensi dell’articolo 95 del T.U.I.R., ferma restando la verifica di inerenza, competenza e congruità e gli obblighi di esibizione;
• la nota spese, nata in formato digitale, potrebbe essere conservata solo in tale formato ai fini civilistici e fiscali, senza necessità di conservare i giustificativi analogici già incorporati digitalmente.

Normativa e prassi richiamate dall’Agenzia

L’Agenzia richiama il quadro normativo sulla dematerializzazione dei documenti a rilevanza fiscale, in particolare:

• l’articolo 2 del D.M. 17 giugno 2014;
• l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013;
• l’articolo 1, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014, in tema di documento informatico fiscalmente rilevante;
• l’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014, in tema di conservazione e distruzione degli originali analogici;
• l’articolo 1, lettera v), del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD), per la nozione di documento analogico originale non unico;
• l’articolo 95 del T.U.I.R. per la deducibilità dei costi del datore di lavoro;
• l’articolo 51, comma 5, del T.U.I.R., per la non imponibilità dei rimborsi di trasferta al dipendente.

Viene inoltre richiamata la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017 e la giurisprudenza di legittimità, in particolare Cassazione, ordinanza n. 11241 del 9 maggio 2017, che sottolinea la necessità di provare non solo l’esistenza ma anche l’inerenza della spesa.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia afferma che qualunque documento analogico a rilevanza fiscale, incluse note spese e giustificativi, può essere dematerializzato e poi distrutto solo se il processo assicura i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Se tali condizioni sono rispettate, non vi sono ostacoli all’adozione della procedura prospettata; tuttavia, la verifica concreta di tali caratteristiche non è effettuabile in sede di interpello.

Natura dei giustificativi

Secondo l’Agenzia, i giustificativi allegati alle note spese trovano normalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori e sono quindi, di regola, documenti analogici originali non unici ai sensi del CAD. Fa eccezione il caso dei giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE privi di reciproca assistenza fiscale: in tale ipotesi, richiamando la risoluzione n. 96/E del 2017, l’Agenzia ritiene che tali documenti vadano considerati originali unici, con le conseguenze correlative sulla conservazione.

Requisiti sostanziali per deducibilità e rilevanza reddituale

Restano fermi i requisiti di inerenza, competenza e congruità per la deducibilità dei costi in capo al datore di lavoro e per l’imputazione dei redditi in capo ai dipendenti rimborsati secondo il T.U.I.R. I giustificativi sono considerati parte integrante delle note spese e sono indispensabili per verificare non solo la certezza della spesa, ma anche i citati requisiti sostanziali.

Nota spese come documento informatico

La nota spese caricata a sistema può assumere rilevanza come documento informatico ai fini tributari solo se formata nel rispetto del D.M. 17 giugno 2014, quindi con immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Di conseguenza, anche la rilevanza fiscale dei costi di trasferta, ossia la deducibilità per il datore di lavoro e la non imponibilità per il dipendente, è subordinata alla corretta formazione informatica della nota spese.

Conservazione e distruzione dei cartacei

Per la nota spese formata come documento informatico, l’Agenzia osserva che, a differenza delle fatture elettroniche, non esiste una previsione generale che imponga la conservazione elettronica esclusiva: l’istante può quindi scegliere se conservarla digitalmente o materializzarla e conservarla su supporto analogico.

Quanto ai giustificativi cartacei, la loro distruzione è ammessa solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione ai sensi dell’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.

Conclusioni operative

L’Agenzia non esprime un diniego sulla procedura prospettata, ma ne subordina la legittimità al rispetto effettivo dei requisiti tecnici e sostanziali previsti dalla normativa. In pratica:

• la dematerializzazione è ammissibile se il processo garantisce i requisiti di legge;
• le note spese possono essere documenti informatici fiscalmente rilevanti, ma solo se correttamente formate;
• i giustificativi sono normalmente documenti originali non unici, salvo il caso dei documenti extra UE privi di assistenza reciproca, che sono da trattare come originali unici;
• la distruzione dei cartacei è consentita solo dopo il completamento della conservazione a norma.