Risposta n. 34 del 11/10/2018

Numerazione, registrazione e conservazione elettronica delle fatture di acquisto

L’interpello riguarda l’adeguamento della procedura di gestione delle fatture di acquisto di un gruppo societario italiano, con particolare attenzione alla numerazione progressiva, alla registrazione nel registro IVA acquisti e alla conservazione elettronica dei documenti. La questione è valutata alla luce dell’articolo 25 e dell’articolo 39 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633.

Fattispecie e procedura descritta dalla società

La società istante espone che, in passato, adottava una procedura di protocollazione dei documenti di acquisto basata su un "protocollo di arrivo" assegnato ai documenti ricevuti, senza distinzione tra le società italiane del gruppo, e successivamente registrava solo le fatture ai fini IVA, riportando anche il numero di protocollo di arrivo nei registri acquisti.

Dal 1° luglio 2019, la procedura viene aggiornata: le fatture di acquisto di tutte le società del gruppo confluiscono in un centro servizi unico, che riceve i documenti tramite posta ordinaria, posta elettronica, rete informatica dedicata e, per le fatture elettroniche nazionali, tramite SDI. I documenti vengono acquisiti nel sistema SAP e, per le fatture cartacee, si procede prima alla scansione e alla trasformazione in PDF.

Il centro servizi attribuisce a ciascun documento un numero identificativo univoco denominato VIM number, creato nel sistema SAP, senza apposizione fisica sul documento. Tale numero segue una progressione unica per tutte le società italiane del gruppo e viene assegnato anche ai documenti non fiscali che poi non saranno registrati ai fini IVA. Successivamente:

• le fatture di acquisto rilevanti vengono annotate nei registri degli acquisti delle singole società, con numerazione progressiva ai sensi dell’articolo 25 del decreto IVA;
• nei registri vengono riportati il numero di fattura attribuito dal fornitore e il VIM number;
• viene conservata la documentazione in modalità elettronica ai sensi dell’articolo 39, terzo comma, del decreto IVA e del DM 17 giugno 2014.

La società specifica che intende mantenere anche un registro dei numeri di protocollo di arrivo e dei dati associati, comprensivi del numero di protocollo IVA, della data di registrazione e dell’indicazione della società.

Quesito del contribuente

La società chiede se la procedura descritta, in particolare l’annotazione nel registro degli acquisti del numero di fattura del fornitore, del numero di protocollo di registrazione IVA e del VIM number, sia coerente con i principi dell’articolo 25 del decreto IVA.

Soluzione interpretativa proposta dalla società

L’istante ritiene che la procedura di ricezione, protocollazione, registrazione e conservazione delle fatture e degli altri documenti di acquisto sia conforme al dettato degli articoli 25 e 39 del decreto IVA, in quanto garantirebbe la corretta gestione dei documenti e la loro tracciabilità.

Normativa e prassi richiamate dall’Agenzia

L’Agenzia richiama innanzitutto l’articolo 25 del DPR 633/1972, che impone al contribuente di numerare progressivamente le fatture e le bollette doganali relative agli acquisti e di annotarle in un apposito registro prima della liquidazione periodica in cui è esercitato il diritto alla detrazione, e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all’anno di ricezione della fattura.

Richiama poi la circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005, secondo cui, per le fatture elettroniche di acquisto memorizzate su supporto informatico, l’esigenza di individuarle con facilità deve essere soddisfatta nel sistema contabile tramite l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nel registro IVA, non potendo materialmente essere apposto il numero progressivo sul documento elettronico statico e immodificabile.

Viene altresì richiamata la risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017, che ha chiarito come l’apposizione fisica del numero progressivo IVA sul documento originale non sia indispensabile quando sia assicurata la perfetta corrispondenza tra i dati della fattura, quelli riportati nel registro IVA acquisti e quelli del registro dei protocolli di arrivo, con indicazione nel registro IVA anche del numero progressivo di protocollo di arrivo per ciascun documento.

Infine, l’Agenzia richiama l’articolo 39, terzo comma, del decreto IVA, che consente la conservazione elettronica delle fatture elettroniche e di quelle create in formato elettronico o cartacee, in conformità alle disposizioni attuative.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia ritiene che la nuova procedura sia idonea a garantire la correlazione univoca tra la fattura protocollata in ingresso e la sua annotazione nel registro IVA acquisti. Tale correlazione è assicurata dal fatto che nel registro degli acquisti vengono riportati:

• il numero di protocollo IVA, distinto per società e attribuito al momento della registrazione;
• il VIM number, associato virtualmente alla fattura;
• il numero di fattura attribuito dall’emittente.

Secondo l’Agenzia, la circostanza che il VIM number sia progressivo e indistinto per tutte le società italiane del gruppo, e che sia assegnato anche ai documenti non fiscali, non impedisce la corretta tracciabilità, purché sia possibile, anche su richiesta degli organi di controllo, stampare un prospetto riepilogativo dei VIM number e dei dati ad essi associati, compreso il numero di fattura del fornitore.

Sul piano della conservazione, l’Agenzia non ravvisa criticità: le fatture possono essere conservate elettronicamente indipendentemente dal canale di trasmissione, e non è necessaria la loro materializzazione su supporto fisico per riconoscerne la rilevanza giuridico-tributaria.

Conclusioni operative

In sintesi, l’interpello si chiude con un parere favorevole: la procedura descritta è considerata conforme ai principi dell’articolo 25 del decreto IVA, a condizione che la correlazione tra documento, VIM number e protocollo IVA sia sempre ricostruibile e documentabile. Anche la conservazione elettronica dei documenti è ritenuta conforme all’articolo 39 del decreto IVA e alla prassi richiamata.