Circolare numero 46 del 26-2-1999

Ricezione automatizzata delle dichiarazioni trimestrali DMAG

La circolare disciplina la prima fase di attuazione del nuovo sistema di ricezione delle dichiarazioni trimestrali DMAG in modalità automatizzata, mediante supporto magnetico. L’obiettivo è consentire alle aziende, direttamente o tramite intermediari, di trasmettere all’INPS un flusso informativo controllato preventivamente da un apposito software dell’Istituto, con conseguente aggiornamento delle basi dati e semplificazione dei rapporti con l’utenza.

Premessa e finalità del progetto

La gestione della contribuzione in agricoltura viene riprogettata puntando su strumenti di comunicazione più evoluti. La circolare chiarisce che le procedure descritte rappresentano una prima fase attuativa di un progetto più ampio, destinato in prospettiva a includere anche l’invio dei dati tramite Internet e, più in generale, lo scambio telematico di informazioni tra INPS e contribuente. In questa fase vengono fornite le istruzioni operative per la ricezione delle dichiarazioni trimestrali con sistemi automatizzati.

Anagrafe dei clienti autorizzati e autorizzazione preventiva

Per gestire in modo ordinato i nuovi flussi è istituita l’anagrafe dei clienti autorizzati alla presentazione dei supporti magnetici. Tale strumento consente di registrare le dichiarazioni di responsabilità già previste nella modulistica cartacea e l’eventuale delega del contribuente ad associazioni di categoria o consulenti.

L’autorizzazione alla presentazione dei supporti magnetici deve essere rilasciata preventivamente dall’INPS su apposita richiesta. Le aziende che intendono presentare le dichiarazioni trimestrali per conto proprio o tramite un intermediario autorizzato devono presentare alla sede territorialmente competente la domanda di cui all’allegato 1.

Istruttoria della sede e rilascio dell’autorizzazione

Ricevuta la domanda, la sede INPS verifica:

• la presenza delle dichiarazioni di responsabilità previste,
• la presenza delle firme necessarie,
• la completezza e correttezza dei dati identificativi dell’azienda,
• la completezza e correttezza dei dati dell’eventuale soggetto delegato alla presentazione.

Se non vi sono ostacoli al rilascio, la sede:

• inserisce i dati nell’archivio dei clienti autorizzati alla presentazione dei supporti magnetici,
• compila e spedisce all’azienda e all’eventuale delegato l’autorizzazione di cui all’allegato 2,
• aggiorna l’archivio aziende agricole tramite transazione SCAU in ambiente CICX, scegliendo l’opzione 5 "GESTIONE AUTORIZZAZIONI".

La procedura attribuisce automaticamente il codice "01", che identifica l’azienda che presenta le dichiarazioni trimestrali con sistemi automatizzati. L’indicazione di tale codice evita la prestampa e l’invio della modulistica cartacea.

Software di controllo del flusso DMAG

L’INPS ha predisposto un "programma di controllo" che verifica la correttezza formale dei dati del flusso automatizzato. Il software importa il flusso generato dall’utente secondo le specifiche tecniche dell’Istituto e, in caso di esito positivo, crea il flusso da consegnare alla sede INPS competente su supporto magnetico.

Se vengono rilevati errori formali:

• la creazione del flusso viene impedita,
• il programma segnala le incongruenze riscontrate,
• vengono proposte le correzioni.

È previsto in futuro un aggiornamento del programma che consenta anche l’acquisizione diretta dei dati delle dichiarazioni. Il software è richiedibile alle sedi INPS e può essere prelevato dal sito intranet dell’Istituto o dal sito Internet tramite l’apposito servizio di download. L’utente deve verificare, ogni trimestre e prima della generazione del flusso, di utilizzare l’ultima versione disponibile.

A corredo del programma sono resi disponibili i documenti illustrativi delle funzionalità, delle modalità di installazione e dei tracciati dei supporti, richiamati negli allegati A e B.

Consegna del supporto magnetico

Per la presentazione del supporto magnetico sono stabilite specifiche regole organizzative. Sul dischetto deve essere applicata un’etichetta che identifichi il soggetto generatore del supporto, cioè azienda, consulente o associazione.

Chi presenta il supporto deve ritirare la ricevuta prodotta dalla procedura di verifica, quale prova dell’avvenuta presentazione della dichiarazione. L’attestazione può essere rappresentata dalla copia della lettera di accompagnamento di cui all’allegato 3, sulla quale deve essere apposto il timbro datario e la firma dell’addetto alla ricezione. La procedura fornisce inoltre una stampa di sintesi del contenuto delle dichiarazioni, utilizzabile come ulteriore riscontro.

L’etichetta apposta sul supporto e sulle due copie della lettera di accompagnamento deve riportare almeno:

• denominazione dell’azienda, del consulente o dell’associazione,
• data di produzione del supporto,
• trimestre e anno di riferimento,
• progressivo del dischetto sul totale dei dischetti.

Elaborazione di verifica presso la sede

Al momento della ricezione del supporto, l’operatore INPS deve eseguire la verifica tramite il "programma di verifica", descritto nell’allegato C e prelevabile dal sito intranet dell’Istituto. Anche in questo caso è richiesto di accertare che la versione del software sia l’ultima disponibile.

La procedura consente di verificare:

• la leggibilità del supporto,
• la conformità del flusso informativo al programma di controllo INPS.

Se l’esito è negativo, il software produce una lista delle anomalie. Se l’esito è positivo, viene stampato un elenco contenente, per ciascuna azienda presente nelle denunce:

• codice fiscale,
• codice azienda,
• trimestre e anno,
• riga "totali" relativa a ciascun mese del trimestre,
• data di presentazione.

Completate l’elaborazione e le stampe, vengono consegnate:

• la copia della lettera di accompagnamento del supporto,
• la ricevuta del contenuto del supporto, costituita dall’elaborato di stampa.

Elaborazione delle dichiarazioni, ristampa e rettifiche

Le dichiarazioni trimestrali ricevute con sistemi automatizzati vengono poi elaborate presso le sedi INPS e filtrate con le stesse procedure utilizzate per le dichiarazioni cartacee.

La circolare prevede inoltre che, decorsi 15 giorni dalla data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni, i soggetti che hanno presentato il supporto possano ritirare presso la sede la ristampa dei modelli DMAG/R e DMAG/D presenti sui supporti magnetici consegnati. Entro 30 giorni dalla ricezione di tale stampa è possibile effettuare eventuali rettifiche sui dati delle dichiarazioni informatizzate.

Archiviazione dei supporti e della documentazione

Dopo l’elaborazione, i supporti devono essere conservati in ordine numerico in apposita raccolta. Le copie delle lettere di accompagnamento devono invece essere archiviate per giornata di presentazione.

Avvio graduale del sistema

L’INPS precisa che l’introduzione del nuovo sistema avverrà gradualmente, per consentire la verifica completa dell’iter procedurale e garantire un adeguato livello di servizio. Restano riservate ulteriori comunicazioni per l’avviamento a regime.

In una prima fase, la consegna delle dichiarazioni della mano d’opera occupata relative al I trimestre 1999 riguarda esclusivamente:

• le associazioni di categoria,
• le aziende di grandi dimensioni, che abbiano già manifestato la propria disponibilità alle sedi INPS competenti per territorio.