Circolare numero 9 del 5-1-1995

Chiusura della contabilità 1994 e avvio dell'esercizio 1995

La circolare disciplina le modalità operative per la chiusura della contabilità dell'esercizio 1994, la gestione del periodo suppletivo e l'impostazione dell'esercizio 1995. Il fulcro dell'istruzione è il termine del 28 febbraio 1995, che segna la chiusura del periodo suppletivo e la data entro la quale devono risultare ultimate le registrazioni contabili dell'anno 1994 presso l'ufficio competente.

Quadro generale e finalità operative

La circolare precisa che il calendario degli adempimenti prende come riferimento la chiusura del "periodo suppletivo", inteso come arco di tempo riservato alle contabilizzazioni in conto precedente esercizio. La data del 28 febbraio 1995 rileva però solo per gli adempimenti di competenza dell'ufficio contabile; i documenti contabili prodotti dalle procedure automatizzate o manuali devono essere trasmessi all'ufficio competente con un anticipo compatibile con i tempi necessari alla registrazione.

Poiché gli adempimenti sono spesso interdipendenti, viene richiesto ai direttori di sede di predisporre un calendario operativo. I direttori regionali e i coordinatori dell'area contabile sono invitati a svolgere un'azione costante di impulso per acquisire i dati, coordinare le lavorazioni e rimuovere gli ostacoli, così da garantire l'inoltro puntuale delle risultanze di chiusura e dei prospetti di analisi.

Scadenze principali del periodo suppletivo

La circolare scandisce in modo dettagliato gli adempimenti in base alle date.

• Entro il 20 gennaio 1995:

  • imputazione al conto GPA 55/00 delle partite trasferite ad altre sedi e alla Direzione generale;
  • spedizione per espresso dei modelli SC/10R emessi nel periodo suppletivo;
  • verifica del caricamento ed elaborazione di tutti i nastri prodotti dalla procedura DM per il "non ripartito".

• Entro il 31 gennaio 1995:

  • imputazione ai conti bancari, alle contabilità speciali di tesoreria e ai conti correnti postali delle operazioni con contabile emessa fino al 31 dicembre 1994;
  • imputazione al conto GPA 02/99 "Fondi in giro" dei girofondi locali e dei fondi inviati dalla sede centrale il cui giro non si sia concluso nel 1994;
  • registrazione degli interessi maturati nel 1994 sui conti correnti bancari e postali, con specifiche eccezioni;
  • sistemazione delle differenze fra saldo del conto di mastro e saldo comunicato da banche e tesoreria;
  • chiusura della prima parte del suppletivo per i flussi telematici.

• Entro il 28 febbraio 1995:

  • contabilizzazione dei flussi telematici pervenuti nel periodo 1-28 febbraio 1995 come operazioni fuori cassa;
  • definizione delle partite ricevute da altre sedi;
  • completamento delle scritture di assestamento;
  • trasmissione delle risultanze finali e dei prospetti richiesti.

Operazioni contabili da eseguire nel periodo suppletivo

La prima parte della circolare elenca una serie di registrazioni obbligatorie da effettuare nel periodo suppletivo. Tra le principali:

• imputazioni al conto GPA 55/00 e, successivamente al 20 gennaio, ai conti GPA 51/99 e GPA 52/99 per le partite da trasferire ad altre unità funzionali, con eccezioni per specifici conti e tipologie di versamento;
• sistemazione dei girofondi e dei fondi in giacenza tramite il conto GPA 02/99;
• contabilizzazione degli interessi maturati nel 1994 con operazioni fuori cassa al conto GPA 00/91;
• allineamento dei conti GPA 00/99 e GPA 10/99 alle risultanze comunicate dagli enti collettori;
• trattamento dei flussi telematici e delle eventuali partite viaggianti;
• annullamento automatico delle entrate preacquisite e dei mandati non contabilizzati, con gestione separata dei mandati consolidati e non consolidati.

Per i flussi telematici, la circolare distingue con precisione:

• i flussi del 1994 ricevuti entro il 31 gennaio 1995, da contabilizzare con le consuete modalità;
• i flussi dell'anno 1994 pervenuti tra il 1 e il 28 febbraio 1995, da trattare come operazioni fuori cassa;
• gli SC/10R emessi entro il 20 gennaio ma non definiti entro il 31 gennaio per eventi eccezionali, che devono essere regolarizzati entro il 28 febbraio.

Scritture di assestamento

Entro il 28 febbraio 1995 le sedi devono eseguire specifiche scritture di assestamento riferite all'esercizio 1994. Le principali riguardano:

• assestamento delle risultanze dei conti relativi a indennità di disoccupazione, indennità di mobilità e trattamenti di famiglia erogati tramite gli organi erogatori, con scrittura da effettuare nel 1994 e annullamento contestuale nel 1995;
• scritture rettificative sui contributi trasferiti tra gestioni, sui contributi rimborsati, sui contributi del conto GPA 52/33 e sulla gestione mutualità pensioni in favore delle casalinghe;
• storno ai conti di definitiva imputazione delle somme dei prosecutori volontari accreditate ai conti ELR/ETR/TLR 52/52;
• eliminazione delle partite cadute in prescrizione dai partitari dei conti ARR 10/99, COR 10/99, GMR 10/99 e GMS 10/99;
• storno dei debiti per somme non riscosse dai beneficiari evidenziati nel conto GPA 10/31;
• storno dei crediti per prestazioni da recuperare contabilizzati nel conto GPA 00/30 e nel conto GPA 00/32;
• sistemazione delle partite imputate provvisoriamente ai conti GPA 00/99 e GPA 10/99, nonché di altre posizioni anomale o con codice bilancio 99;
• assunzione in contabilità delle prestazioni di competenza 1994 risultate liquidate e non pagate, con diverse eccezioni esplicitamente indicate.

Chiusura contabile, controlli e procedure informatiche

Dopo la chiusura del mese di dicembre 1994, le sedi continuano ad acquisire ed elaborare i dati dell'anno 1994 con i programmi residenti sul sistema LSX; le registrazioni di competenza dell'esercizio 1994 devono essere effettuate con data convenzionale 31/13/1994.

Per la chiusura della contabilità, la circolare prescrive:

• chiusura dei flussi di cassa entro il 31 gennaio 1995, con produzione dell'ultimo mod. MF1 locale e blocco delle acquisizioni 1994 per i tipi operazione da 1 a 9;
• chiusura della contabilità generale nel mese di febbraio, con trasmissione e ricezione periodica tramite procedura SC1/29;
• validazione di tutti gli articoli, specificazione delle registrazioni dei partitari, aggiornamento degli archivi conti e partitari;
• stampa dei rendiconti partitari generici, delle ripartizioni INPS/INAM, del conto FPR 52/11 e delle partite da chiudere;
• produzione delle stampe analitiche e sintetico-alfabetiche dei conti assistiti da partitari automatizzati e delle partite chiuse;
• utilizzo delle opzioni di menu 169 e 170 per il controllo dei conti a pareggio e dei saldi antitetici.

La circolare richiama inoltre la necessità di effettuare dump da archiviare, di riprendere a nuovo i partitari generici e di cancellare le partite intestate ai conti di gestione annuale da monitor 1995.

Trasmissione dei dati al centro elettronico

Sono previste due principali trasmissioni via LSX:

• entro il 4 febbraio 1995: trasmissione dell'archivio conti dell'esercizio 1994 risultante al 31 gennaio 1995;
• entro il 4 marzo 1995: trasmissione delle risultanze dell'archivio conti di fine esercizio 1994 dopo il 28 febbraio 1995.

Dopo il 28 febbraio 1995 eventuali registrazioni ritenute indispensabili devono essere concordate telefonicamente con gli uffici centrali competenti, con una distinzione per materia:

• Ufficio IV - contabilità generale e bilanci, per la regola generale;
• Ufficio IV.1, per la riscossione dei contributi degli artigiani e commercianti;
• Ufficio IV.3, per gli oneri a carico della gestione degli interventi assistenziali e di sostegno.

Per le contabilizzazioni di competenza 1994 effettuate dopo il 28 febbraio 1995 dalla sede centrale per conto delle sedi, viene previsto l'invio alle sedi di un supporto magnetico con le registrazioni da aggiornare sugli archivi locali.

Ripresa in carico dei saldi per l'esercizio 1995

La seconda parte della circolare riguarda l'avvio dell'esercizio 1995. Prima dell'installazione del pacchetto di inizializzazione, le sedi devono:

• eseguire un dump con verifica da conservare in nastroteca;
• ricevere e caricare la procedura di inizializzazione anno contabile;
• verificare l'inizializzazione delle tabelle e dei dati di servizio;
• controllare i nominativi del dirigente sede e del dirigente del reparto contabilità;
• stampare e consegnare all'ufficio di ragioneria le tabelle e i prospetti fondamentali.

La ripresa dei saldi è distinta in:

• prima fase: entro il 31 gennaio 1995, con ripresa dei conti correnti bancari, postali e della contabilità speciale presso la tesoreria provinciale, con data contabile 2 gennaio 1995 e valuta 31/12/1994;
• seconda fase: entro marzo 1995, con ripresa dei saldi dei restanti conti amministrati.

La circolare specifica che per alcuni conti di tipo IPC, IPD, IPE e IPF, l'apertura deve avvenire per saldi debitori e creditori, e che le sedi devono correggere la situazione mediante scritture integrative. Le sedi devono inoltre eseguire rettifiche dopo il caricamento degli IP 503 bis.

Sedi zonali e centri operativi

Le sedi zonali sono tenute agli adempimenti previsti per la chiusura della contabilità 1994, con alcune esclusioni per determinati numeri d'ordine dei rendiconti e comunicazioni. Devono inoltre verificare che i conti AS. 22/01 e AS. 22/05 presentino saldo zero, trasferendo entro il 20 gennaio gli eventuali importi alle sedi ex provinciali competenti.

Le istruzioni si applicano anche ai centri operativi interessati dal decentramento dell'area contabile, limitatamente alle operazioni a essi attribuite.

Rendiconti, comunicazioni e moduli

La parte quarta elenca un insieme molto ampio di rendiconti e comunicazioni da inviare alla Direzione generale, con scadenze che vanno da febbraio a metà marzo 1995. I prospetti riguardano, tra l'altro:

• dati dei modelli P.18/1 e P.18/2 per le pensioni non meccanizzate e meccanizzate;
• movimento delle marche assicurative e del deposito particolare;
• saldo di specifici conti come GPA 00/40, GPA 31/75-GPA 31/08, GPA 51/36, GPA 51/92, GPA 51/93, GPA 51/41, GPA 51/83, GPA 51/94, GPA 00/59, GPA 00/48, GPA 00/11, DFR 30/00, GPA 23/99, GPA 33/99;
• dati su contributi, oneri pensionistici, indennità, prestazioni, sgravi, rimborsi, cessioni di crediti, benefici assistenziali e altre fattispecie speciali.

La circolare distingue i moduli da trasmettere tramite terminale, utilizzando maschere precompilate, e i moduli cartacei da compilare su stampati edizione 1994. Viene anche indicata la composizione delle banche nazionali e delle altre banche ai fini della compilazione del modello CMI.

Allegati e schemi operativi

Gli allegati costituiscono parte essenziale dell'istruzione operativa:

• Allegato 1: schema di scrittura in partita doppia per indennità di disoccupazione, mobilità e trattamenti di famiglia;
• Allegato 2: elenco delle maschere precompilate per la trasmissione via terminale;
• Allegato 3: elenco dei moduli a stampa;
• Allegato 4: schema delle registrazioni per la ripresa in carico dei saldi nell'esercizio 1995;
• Allegato 5: estremi di pubblicazione dei provvedimenti normativi e delle circolari richiamate;
• Allegato 6: elenco alfabetico delle banche nazionali e delle altre banche;
• Allegati da 7 a 24: numerosi fac-simile di rendiconti e attestazioni per oneri pensionistici, assistenziali, contributivi e per altre gestioni speciali;
• Allegato 25: sequenza dettagliata degli adempimenti per l'inizializzazione del 1995 e la chiusura dell'esercizio 1994, con la numerazione dei menu e delle opzioni da attivare.

Indicazioni di controllo e coerenza dei saldi

La circolare richiama ripetutamente l'obbligo di verificare la concordanza dei saldi tra conti di mastro, rendiconti e prospetti. In diversi casi è espressamente richiesto che i conti risultino chiusi a pareggio o con saldi antitetici corretti. Se emergono differenze, devono essere effettuate le necessarie scritture di integrazione o rettifica e riattivati i controlli fino alla completa eliminazione delle anomalie.

In sintesi, il documento fornisce un quadro operativo estremamente analitico per la chiusura del 1994 e la ripartenza del 1995, con forte enfasi su scadenze, coordinamento tra sedi, verifiche contabili e trasmissioni telematiche e cartacee.