Circolare numero 173 del 13-12-2013

Nomina e funzioni di Consegnatari, Sub-Consegnatari e assegnatari nella gestione degli inventari dei beni mobili INPS

La circolare interviene in una fase di transizione organizzativa successiva all’integrazione determinata dalla soppressione di Inpdap ed Enpals. L’Istituto intende, in attesa di un più ampio riassetto normativo interno, chiarire ruoli, responsabilità e modalità operative nella gestione dei beni mobili e nella tenuta degli inventari, così da assicurare uniformità di comportamento tra strutture centrali e territoriali.

Fonti di riferimento e finalità

Il quadro di riferimento è individuato nel Regolamento per la tenuta degli inventari del 1984, nel Regolamento per l’Amministrazione e la contabilità del 2005 e, per quanto non espressamente disciplinato, nel DPR n. 254 del 4 settembre 2002. La circolare non sostituisce tali fonti, ma fornisce prime indicazioni operative e di coordinamento, in vista di successive revisioni più organiche della disciplina interna.

Il Consegnatario: natura dell’incarico e responsabilità

L’art. 75 del RAC qualifica il Consegnatario come agente amministrativo responsabile dei beni mobili ricevuti in consegna. L’incarico è conferito con provvedimento formale dai titolari dei centri di responsabilità di primo livello; per le Direzioni regionali e gli uffici periferici la competenza è del Direttore regionale. Con la nomina devono essere designati anche uno o più sostituti per assenza o impedimento.

Il Consegnatario risponde direttamente al dirigente che lo ha nominato e opera sotto la vigilanza di quest’ultimo, che deve adottare iniziative per il corretto controllo degli inventari, anche mediante verifiche periodiche. La Direzione centrale Risorse Strumentali, quale struttura tenutaria dei beni strumentali, è incaricata della tenuta dell’inventario generale dell’Istituto, in raccordo con le Direzioni centrali Sistemi Informativi e Tecnologici e Bilanci e Servizi Fiscali per i profili di rispettiva competenza.

Tra le principali funzioni del Consegnatario la circolare elenca:

• gestione fisica dei beni in entrata e in uscita attraverso l’aggiornamento delle procedure di inventariazione;
• conservazione e gestione dei beni in magazzino in attesa di uso, distribuzione ad altri consegnatari o dismissione;
• cura dei beni assegnati alla struttura e vigilanza sul corretto uso;
• gestione delle movimentazioni interne dei beni rispetto alla collocazione originaria;
• coordinamento con i Consegnatari o Sub-Consegnatari di altre strutture in caso di trasferimento;
• predisposizione delle richieste di approvvigionamento da trasmettere, tramite la Direzione regionale, alle Direzioni centrali competenti in materia di acquisti;
• predisposizione delle richieste di dismissione dei beni non più utilizzati da indirizzare alla Direzione centrale Risorse Strumentali;
• controfirma e conservazione del verbale di richiesta di dismissione;
• supporto alle attività di gestione e aggiornamento dei sistemi informatici per i beni mobili;
• aggiornamento della procedura contabile sulla base dei movimenti dei beni;
• verifica periodica e a fine mandato della regolarità delle scritture e della corrispondenza tra consistenza dei beni e risultanze contabili.

I Consegnatari restano responsabili dei beni ricevuti con regolare verbale di consegna fino alla scadenza dell’incarico; sono invece esenti da responsabilità per mancanze o danni successivi all’avvenuta assegnazione o distribuzione dei beni sulla base dei documenti perfezionati.

Il Sub-Consegnatario: definizione, nomina e compiti

Poiché il RAC non disciplina in dettaglio questa figura, la circolare rinvia al DPR 254/2002, che la definisce come agente secondario operante alle dipendenze del Consegnatario. La nomina deve risultare nel provvedimento di conferimento dell’incarico del Consegnatario. Il Sub-Consegnatario risponde della consistenza e della conservazione dei beni affidati e comunica al Consegnatario le variazioni intervenute nel corso dell’esercizio.

Le funzioni operative sintetizzate dalla circolare comprendono:

• conservazione dei beni nei vani posti sotto il suo controllo;
• richiesta di manutenzione, riparazione o sostituzione dei beni deteriorati, danneggiati o perduti;
• denuncia al Consegnatario, o in caso di urgenza direttamente agli uffici competenti, di eventi dannosi fortuiti o volontari;
• comunicazione delle variazioni intervenute nella consistenza dei beni;
• segnalazione di proposte di approvvigionamento e dismissione.

L’Assegnatario: responsabilità d’uso dei beni

L’Assegnatario è la persona alla quale vengono attribuiti in uso beni mobili inventariati necessari per lo svolgimento delle attività lavorative. La circolare chiarisce che possono essere Assegnatari sia i dipendenti dell’Istituto sia il personale esterno, purché i beni siano assegnati per esigenze di servizio presso le sedi di appartenenza.

La responsabilità dell’Assegnatario riguarda la custodia e la buona conservazione dei beni, anche quando essi siano utilizzati all’esterno dell’ambiente lavorativo. Tale responsabilità decorre dalla sottoscrizione del verbale di assegnazione redatto dal Consegnatario o Sub-Consegnatario e termina con il verbale di riconsegna al momento della cessazione dal servizio.

Il lavoratore deve:

• verificare, al momento della presa in carico, i dati identificativi del bene e le condizioni in cui si trova;
• custodire diligentemente il bene con capacità e competenza;
• segnalare immediatamente ogni inconveniente di funzionamento al Consegnatario o al Sub-Consegnatario;
• esibire il bene ogni volta che sia richiesto in modo specifico e motivato;
• denunciare senza ritardo alla più vicina autorità di pubblica sicurezza o ai Carabinieri ogni sottrazione o smarrimento del bene o di sue parti.

Criteri di nomina nelle diverse strutture

La circolare disciplina in modo puntuale dove debbano essere nominati Consegnatari e Sub-Consegnatari, tenendo conto dell’assetto organizzativo derivante dai processi di integrazione in corso.

In sintesi:

• nelle Direzioni centrali e nelle altre strutture di livello dirigenziale generale la nomina è effettuata dal Direttore;
• nei Coordinamenti generali dal Coordinatore generale;
• negli Uffici di supporto agli Organi dal responsabile dell’Ufficio;
• nelle strutture di progetto o con incarichi di livello dirigenziale non generale dal responsabile della struttura;
• nelle Direzioni regionali dal Direttore regionale INPS;
• nelle Direzioni regionali gestione dipendenti pubblici, i Direttori regionali nominano un Sub-Consegnatario per i beni delle strutture affidate, in raccordo con il Consegnatario regionale INPS;
• nelle Direzioni di Area metropolitana, nelle Filiali di coordinamento di Roma e Napoli, nelle Direzioni provinciali e nelle Agenzie complesse o territoriali, la nomina è effettuata dal Direttore regionale di riferimento su proposta del Direttore della struttura;
• nelle Strutture Sociali la nomina è effettuata dal Direttore regionale di riferimento.

L’incarico deve essere conferito con provvedimento di nomina per un periodo di cinque anni e attribuito a un dipendente dei ruoli dell’Istituto appartenente all’Area C, profilo amministrativo. In ragione della specificità delle attività, nella Direzione centrale Sistemi Informativi l’incarico può essere attribuito anche a personale del profilo informatico; per la gestione della Server Farm è invece necessario un Consegnatario appartenente all’area dirigenziale.

La circolare prevede inoltre che, in funzione delle dimensioni della struttura, possano essere designati uno o più sostituti e, in ragione della complessità organizzativa o della dislocazione territoriale, più Sub-Consegnatari nella stessa struttura. In assenza di nomina, il ruolo è attribuito al titolare del centro di responsabilità presso cui i beni sono localizzati.

Per la Direzione Generale, le Direzioni centrali e le strutture dirigenziali generali devono essere nominati i Consegnatari e gli eventuali Sub-Consegnatari per i beni della struttura di appartenenza. Nei Coordinamenti generali indicati dalla circolare devono essere nominati i soggetti preposti alla gestione dei beni del rispettivo coordinamento. Negli Uffici di supporto agli Organi e nelle strutture di progetto è prevista la figura del Sub-Consegnatario, in raccordo con il Consegnatario della Direzione centrale Risorse Strumentali.

Per le Direzioni regionali, la gestione dei beni mobili è accentrata a livello regionale: il responsabile del team Risorse Strumentali, con atto del Direttore regionale, assume il ruolo di Consegnatario unico per tutte le strutture periferiche di competenza. Nelle Direzioni di Area metropolitana, nelle Filiali di coordinamento, nelle Direzioni provinciali, nelle Agenzie e nelle Strutture Sociali è prevista la figura del Sub-Consegnatario.

Abilitazione al sistema SAP e adempimenti organizzativi

L’abilitazione al sistema informatico SAP è indicata come condizione necessaria per l’espletamento dei compiti di Consegnatario e Sub-Consegnatario, poiché il sistema è destinato alla gestione dell’inventario dei beni mobili. Ricevuti gli ordini di servizio di nomina, la Direzione centrale Risorse Strumentali, con il supporto della Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici, deve verificare la presenza delle relative utenze e, se necessario, richiedere l’accreditamento. Contestualmente devono essere disabilitate le utenze riferite a soggetti che non rivestano più tali ruoli.

La circolare rinvia a successive istruzioni operative per ulteriori specificazioni sui compiti, con particolare riguardo all’acquisizione di beni, alla dismissione di cespiti e alla revisione straordinaria degli inventari anche sotto il profilo contabile.

Termine per le nomine e regime transitorio

Il provvedimento di conferimento dell’incarico di Consegnatario o Sub-Consegnatario deve essere adottato entro il 30 dicembre 2013, così da rendere efficaci le nomine dal 1° gennaio 2014. Gli atti devono essere trasmessi alla casella di posta gestioneinventariobenimobili.DG@inps.it per consentire la verifica delle utenze informatiche.

In caso di mancata nomina entro il termine, il Consegnatario o Sub-Consegnatario viene individuato nel responsabile della struttura di riferimento. La circolare segnala inoltre la disponibilità di appositi modelli di ordine di servizio per le strutture della Direzione generale e per le strutture territoriali.