Risposta n. 388 del 20/09/2019

Dematerializzazione e conservazione delle note spese dei trasfertisti

L’interpello riguarda la gestione digitale delle note spese e dei relativi giustificativi di spesa raccolti dalla società istante per i propri dipendenti e professionisti trasfertisti. La questione nasce nel contesto dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica e dell’intenzione di adottare un sistema informatico per acquisire, conservare e, al termine del processo, distruggere gli originali cartacei.

Fattispecie rappresentata dall’istante

La società di consulenza gestisce un elevato numero di note spese e relativi documenti giustificativi, tra cui ricevute taxi, titoli di viaggio, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE e altri documenti analogici. Il flusso descritto prevede:

• acquisizione del giustificativo tramite smartphone o personal computer;
• associazione del documento alla specifica voce di spesa;
• formazione della nota spese nel sistema gestionale;
• approvazione e contabilizzazione;
• invio dei file al responsabile della conservazione;
• apposizione di firma digitale e riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione;
• successiva distruzione del documento analogico.

Quesito posto all’Agenzia

La società chiede, in sintesi:

• se i giustificativi di spesa siano qualificabili come documenti originali "unici";
• se possano essere conservati ai sensi dell’articolo 4, comma 1, del D.M. 17 giugno 2014;
• se il processo di conservazione sostitutiva descritto sia conforme alla normativa di riferimento.

Soluzione interpretativa proposta dalla società

L’istante sostiene che tutti i documenti di spesa siano originali "non unici" e che, quindi, la loro dematerializzazione non richieda l’intervento di un pubblico ufficiale. Ritiene inoltre che il processo delineato garantisca la conservazione a norma e consenta la distruzione dei supporti analogici al termine del ciclo di conservazione.

Normativa e prassi richiamate

Nel parere vengono richiamati, in particolare:

• l’articolo 2 del D.M. 17 giugno 2014, in tema di caratteristiche dei documenti analogici a rilevanza fiscale da dematerializzare;
• l’articolo 3 del D.M. 17 giugno 2014, che disciplina il processo di conservazione;
• l’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014, relativo alla conservazione dei documenti originali analogici unici;
• gli articoli 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013;
• l’articolo 20, comma 1-bis, del C.A.D. per i documenti informatici formati tramite acquisizione digitale;
• l’articolo 23-bis del C.A.D. in tema di duplicati informatici;
• l’articolo 1, lettera v), del C.A.D., che definisce i documenti originali non unici;
• la risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007, richiamata per la qualificazione della nota spese analogica in presenza dei relativi giustificativi;
• l’articolo 69, comma 2, del T.U.I.R., nonché i principi di inerenza, competenza e congruità ai fini della deducibilità dei costi.

Parere dell’Agenzia sulle note spese e sui giustificativi

L’Agenzia afferma che i documenti analogici a rilevanza fiscale, comprese note spese e allegati, possono essere dematerializzati e successivamente distrutti solo se il processo assicura le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Sotto il profilo della natura documentale, osserva che i giustificativi allegati alle note spese sono normalmente riconducibili a documenti analogici originali "non unici", perché il loro contenuto è generalmente riscontrabile nella contabilità dei cedenti o prestatori e in altri documenti obbligatori. In tale ambito richiama anche la nozione di documento non unico del C.A.D. e la prassi sulla nota spese analitica con relativi giustificativi.

La stessa nota spese analogica può essere considerata documento originale non unico quando il suo contenuto sia ricostruibile attraverso la combinazione dei giustificativi e dei dati contabili. Viceversa, se un giustificativo non consente di risalire al contenuto tramite altre scritture o documenti obbligatori, esso assume la natura di documento analogico originale "unico" e la sua conservazione sostitutiva richiede l’intervento del pubblico ufficiale previsto dall’articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014.

Conformità del processo di conservazione

L’Agenzia ritiene che il processo descritto sia correttamente perfezionato, senza necessità del pubblico ufficiale, se ricorrono i requisiti previsti dal combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014. In particolare, il processo deve garantire:

• il rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, oltre che delle norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
• funzioni di ricerca ed estrazione dei dati archiviate almeno per cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o loro associazioni logiche;
• l’apposizione, al termine della conservazione, di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione.

L’Agenzia precisa tuttavia che la verifica concreta della sussistenza di tali caratteristiche non è effettuabile in sede di interpello; pertanto, il parere favorevole opera solo se il processo realmente adottato dalla società le assicuri.

Conclusioni operative

Alla luce di quanto sopra, la società può conservare in modalità elettronica le note spese e i relativi giustificativi, anche se intestati al trasfertista oppure anonimi, come nel caso dei titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, e successivamente distruggere gli originali analogici, purché il processo rispetti integralmente i requisiti normativi richiamati.

Restano fermi, sul piano fiscale sostanziale, i requisiti di deducibilità dei costi, cioè inerenza, competenza e congruità, nonché le regole di imputazione dei rimborsi ai soggetti percipienti.