Circolare numero 81 del 08-06-2012

Prime indicazioni contabili per la soppressione di INPDAP ed ENPALS

La circolare disciplina il passaggio alla piena contabilizzazione, nel sistema dell’INPS, delle attività amministrative e contabili già in capo a INPDAP ed ENPALS. L’intervento è finalizzato a garantire la continuità operativa, a integrare i dati contabili nel bilancio INPS e a predisporre correttamente il rendiconto dell’esercizio 2012.

Quadro generale e obiettivi del provvedimento

La circolare si colloca nel percorso avviato con le precedenti istruzioni sulla soppressione dei due enti e con la direttiva ministeriale del 28 dicembre 2011, n. 1922. In una fase ancora transitoria, e in attesa dei decreti previsti, vengono fissate regole contabili e procedurali per assicurare la continuità delle funzioni, l’uniformità delle rilevazioni e la progressiva integrazione tra archivi amministrativi e sistema contabile INPS.

L’atto chiarisce che il rendiconto 2012 deve rappresentare in modo unitario le risultanze dell’Istituto, imponendo quindi una gestione centralizzata delle attività contabili e fiscali presso la Direzione generale e le sedi territoriali, pur mantenendo temporaneamente alcune responsabilità operative in capo alle strutture degli enti soppressi.

Istituzione delle gestioni e delle contabilità autonome

Per l’ex INPDAP viene istituita la gestione riepilogativa IN - Gestione speciale di previdenza dei dipendenti dell’amministrazione pubblica, già iscritti al soppresso INPDAP, richiamando l’art. 21, comma 1, del decreto-legge 6 dicembre 2011, convertito con modificazioni dalla legge 22 dicembre 2011, n. 214.

Tale gestione è articolata in dieci contabilità autonome, corrispondenti alle principali casse e gestioni già esistenti presso l’ente soppresso:

• INR, Cassa per le pensioni ai dipendenti degli enti locali;
• INT, Cassa per le pensioni ai sanitari;
• INU, Cassa per le pensioni agli ufficiali giudiziari e agli aiutanti ufficiali giudiziari;
• INV, Cassa per le pensioni agli insegnanti di asilo e di scuole elementari parificate;
• INS, Gestione separata dei trattamenti pensionistici ai dipendenti dello Stato e ad altre categorie con pensione a carico del bilancio dello Stato;
• INC, Gestione unitaria delle prestazioni creditizie e sociali;
• IND, Gestione per il trattamento di fine servizio ai dipendenti degli enti locali;
• INB, Gestione per il trattamento di fine servizio al personale dipendente delle Amministrazioni statali;
• INE, Gestione per la previdenza al personale dipendente dagli enti di diritto pubblico;
• INA, Gestione per l’assistenza magistrale.

Per ciascuna contabilità sono richiamati gli ambiti di rilevazione, con particolare riferimento alle prestazioni pensionistiche, al trattamento di fine servizio, all’indennità di morte e ai benefici assistenziali.

Per gli investimenti patrimoniali sono istituite specifiche evidenze contabili nella Gestione IP, con distinte articolazioni per ciascuna cassa o gestione. In particolare sono previste le sigle IPR, IPQ, IPO, IPW, IPH, IPL, IPN e IPA. Inoltre, nell’ambito della Gestione per la produzione dei servizi è istituita la gestione GPW, relativa alle strutture sociali dell’ex INPDAP.

Per l’ex ENPALS viene istituita la gestione EN - Gestione speciale di previdenza e assistenza per i lavoratori dello spettacolo già iscritti al soppresso ENPALS, anch’essa richiamata all’art. 21, comma 1, del decreto-legge 6 dicembre 2011, convertito dalla legge n. 214/2011.

La gestione EN è articolata in tre contabilità:

• ENS, Fondo pensioni lavoratori dello spettacolo;
• ENP, Fondo pensioni sportivi professionisti;
• ENA, Fondo assistenza e previdenza pittori, scultori, musicisti e autori drammatici.

Anche per tali gestioni sono previste evidenze specifiche nella Gestione investimenti patrimoniali: IPZ, IPK e IPJ.

Fase transitoria, sistema contabile e archivio dati

La circolare evidenzia che i conti di mastro delle nuove gestioni saranno resi movimentabili via via che verranno pubblicati i singoli messaggi applicativi, contenenti le istruzioni amministrative e contabili per ciascun argomento.

Nella fase transitoria, in assenza di procedure informatiche pienamente interoperabili tra i sistemi amministrativi degli enti soppressi e il sistema contabile INPS, restano in uso conti specifici assistiti da partitario, in modo da consentire le registrazioni contabili sulla base delle indicazioni fornite dalle strutture originarie dei due enti. Tali strutture conservano inizialmente la responsabilità del controllo amministrativo-contabile e dei rapporti finanziari.

L’impostazione adottata dall’INPS, basata sull’accentramento di molte riscossioni e pagamenti, viene richiamata come modello da estendere, ove possibile, anche alle rilevazioni riguardanti gli enti soppressi.

Bilanci di chiusura, disponibilità liquide e poste patrimoniali

Poiché le operazioni di chiusura al 31 dicembre 2011 risultano concluse, la circolare consente di assumere in contabilità le disponibilità liquide presenti a fine esercizio sui conti correnti bancari, postali e di Tesoreria centrale. L’operazione è demandata alla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, sulla base delle comunicazioni di dettaglio delle strutture contabili degli enti soppressi.

Viene inoltre disposto l’immediato avvio delle attività necessarie per recepire i dati utili all’alimentazione della procedura spese di funzionamento, con particolare riferimento a:

• residui;
• cespiti;
• partitari contabili;
• anagrafiche fornitori;
• inventari.

Sono richiamate anche le attività propedeutiche all’assunzione di tutte le poste patrimoniali esistenti al 31 dicembre 2011.

Impegni pluriennali, residui e spese pregresse

Per gli impegni pluriennali riferibili agli enti soppressi, le direzioni centrali di contabilità devono trasmettere alla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali i documenti e le informazioni necessari al recepimento nel sistema contabile INPS.

Per le prenotazioni e gli impegni assunti dal 1° gennaio al 15 giugno, nonché per quelli ancora non assunti ma relativi a obbligazioni già perfezionate, le direzioni centrali devono inviare entro il 1° luglio gli atti relativi alle prenotazioni e agli impegni di sede centrale. Per le spese decentrate, le strutture territoriali degli enti soppressi devono trasmettere la documentazione all’unità organizzativa "gestione delle attività contabili" della sede INPS di riferimento, secondo quanto già previsto nel messaggio n. 1196 del 23 gennaio 2012.

La circolare segnala anche la presenza di tabelle di raccordo, allegate al provvedimento, tra capitoli di bilancio degli enti soppressi e capitoli del bilancio INPS, con riferimento alle posizioni finanziarie dell’ex INPDAP, dell’ex ENPALS e alle spese di funzionamento.

Riscossione dei contributi e altre entrate

Dal 1° luglio 2012 le riscossioni dei contributi degli iscritti alle gestioni ex INPDAP per riscatti e ricongiunzioni, effettuate tramite F24, affluiscono sulla contabilità speciale n. 1339 intestata alla Direzione generale, come le altre entrate da delega unica dell’Istituto. I conti correnti postali di sede dell’ex INPDAP saranno successivamente chiusi nell’ottica di razionalizzare gli strumenti di riscossione.

È inoltre in corso la predisposizione di una procedura automatizzata per la contabilizzazione delle quietanze della Banca d’Italia, destinata a rilevare gli incassi e a sistemare anche le registrazioni pregresse con imputazione definitiva ai conti di gestione. Il rilascio dei programmi sarà comunicato con apposito messaggio.

Per le rate dei mutui concessi dall’ex INPDAP, dal mese di giugno la riscossione avviene tramite MAV, secondo modalità già in uso nell’INPS per altre tipologie di entrata. Per le ulteriori tipologie di riscossione, la circolare rinvia a successive specifiche istruzioni contabili.

Pagamento delle spese istituzionali, fiscali e del personale

La circolare richiama il regolamento di contabilità dell’INPS e precisa che, in questa fase, la liquidazione delle spese obbligatorie continua a far capo alle strutture operative già esistenti degli enti soppressi. Queste devono operare sul sistema contabile INPS con il supporto di funzionari esperti, in attesa del riassetto organizzativo e dell’attivazione completa delle abilitazioni informatiche.

Per i pagamenti, almeno in una prima fase, le operazioni vengono perfezionate presso la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali oppure presso le sedi INPS già individuate come riferimento per le strutture territoriali.

Spese in conto residui

Per le spese istituzionali, fiscali e del personale relative ai residui (esercizio 2011 e precedenti), i consueti centri di spesa INPS non dispongono ancora degli elementi necessari per verificare l’impegno e la documentazione sottostante. Pertanto, il controllo continua ad essere svolto dai funzionari degli enti soppressi, che attestano la regolarità della spesa.

I documenti di liquidazione devono essere sottoscritti dal Direttore centrale competente dell’ente soppresso o, per le spese decentrate, dal Direttore della sede regionale o provinciale. La documentazione va trasmessa con tutte le informazioni utili alla corretta imputazione contabile del pagamento, inclusi capitolo di provenienza, numero dell’impegno e data di registrazione.

Spese in conto competenza

Le spese da pagare in conto competenza sono predisposte dalle direzioni centrali ex INPDAP ed ex ENPALS competenti per materia, oppure dalle strutture regionali o provinciali, che devono inviare alla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali o alle sedi INPS competenti gli atti istruttori completi delle informazioni necessarie per assumere l’impegno e procedere al pagamento.

Per le altre spese obbligatorie, come versamenti IRPEF, IRES, IVA, IRAP, tasse, imposte e contributi previdenziali, si segue la medesima procedura, con raccordo tra le strutture degli enti e la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali per la trasmissione telematica delle dichiarazioni, delle deleghe di pagamento e delle relative registrazioni.

Pensioni, stipendi e missioni

Per il pagamento delle pensioni, il dispositivo di pagamento viene predisposto contestualmente al flusso telematico inviato ai centri applicativi degli enti pagatori e, fino alla completa acquisizione dei database pensionistici, resta competenza dei funzionari e del Direttore centrale degli enti soppressi. Il dispositivo è poi trasmesso alla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali per l’emissione del mandato e per gli adempimenti contabili.

La rilevazione contabile del pagamento delle pensioni deve avvenire sui conti specifici che saranno comunicati dalla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, avendo cura di ricomporre l’onere lordo delle gestioni.

Per gli stipendi del personale degli enti soppressi, il dispositivo è sottoscritto dai Direttori centrali competenti e trasmesso alla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali per mandato e contabilizzazioni. Fino all’inserimento degli stipendi nella procedura automatizzata SAP HR, le scritture contabili, scomposte nelle varie componenti, sono effettuate direttamente dalla medesima Direzione centrale. La stessa disciplina si applica anche alle missioni del personale.

Prestazioni creditizie, sociali e spese di funzionamento

L’erogazione delle prestazioni di natura creditizia e sociale segue le procedure previste per i pagamenti in conto residui e in conto competenza. Tali spese sono sottoposte a monitoraggio di budget tramite la procedura spese di funzionamento, e una specifica comunicazione successiva illustrerà la procedura contabile da seguire.

Per le spese di funzionamento viene inoltre richiamato un raccordo, predisposto in occasione della prima nota di variazione al bilancio preventivo 2012, tra i capitoli/voci di spesa del bilancio degli enti soppressi e quelli dell’Istituto.

Pagamenti in conto residui

Per le spese di funzionamento in conto residui, escluse quelle del personale, la documentazione deve contenere gli elementi essenziali del contratto e la prova che gli oneri siano stati impegnati sul capitolo specifico del bilancio 2011 dell’ente soppresso, con indicazione del numero e della data di registrazione. Deve inoltre risultare l’attestazione dell’esecuzione regolare della prestazione, unitamente a DURC e CIG.

La Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, o le direzioni regionali e provinciali INPS per le spese decentrate, effettuano i controlli previsti prima dell’emissione dei mandati e delle contabilizzazioni. Le imputazioni definitive possono avvenire solo dopo l’assunzione dei residui al 1° gennaio 2012, analiticamente per singolo impegno.

Pagamenti in conto competenza

Le direzioni centrali degli enti soppressi devono rilevare i fabbisogni centrali e periferici secondo le istruzioni già richiamate dalle circolari n. 103/2009 e n. 50/2012, predisponendo proposta di spesa e determina in modo analitico e motivato. Per l’ex ENPALS, salvo il personale, la documentazione va alla Direzione centrale risorse strumentali, dove opera la Centrale unica degli acquisti. Per l’ex INPDAP, sempre con esclusione delle spese del personale, le proposte sono sottoscritte anche dalla Direzione centrale risorse strumentali e trasmesse alla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali per prenotazione e assegnazione del budget.

Per iniziative da gestire a livello territoriale, entro il budget assegnato, le proposte dei responsabili di sede devono essere inviate alla Direzione regionale INPS, che verifica la copertura finanziaria e autorizza la spesa nei limiti di competenza previsti dalla Determinazione commissariale n. 88/2010.

Gli atti di prenotazione e gli impegni sono assunti dai titolari dei centri di responsabilità INPS. I dispositivi di pagamento, corredati da DURC e CIG, sono emessi dalle direzioni centrali competenti o, per le spese decentrate, dai Direttori regionali o provinciali INPS su proposta delle strutture corrispondenti degli enti soppressi. Il mandato è emesso dalla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali per la Direzione generale e dalle unità organizzative "gestione attività contabili" per le spese decentrate.

Le registrazioni contabili in conto competenza effettuate sui conti di transito GPA 51231 e GPA 51209 devono essere stornate per l’attribuzione definitiva tramite la procedura spese di funzionamento. La Direzione centrale ragioneria e finanza dell’ex INPDAP cura il monitoraggio delle spese di funzionamento relative alle strutture dell’ente, fornendo alle direzioni competenti le informazioni necessarie.

Rendiconti finanziari trimestrali e trasferimenti tra gestioni

Le sedi devono inviare i rendiconti finanziari trimestrali tipo 98 e 99, a partire da quelli riferiti al 31 marzo 2012, comprensivi dei dati dei conti bancari, postali e di tesoreria accesi presso le sedi degli enti soppressi. Per gli estratti conto vengono indicati canali differenti: messaggi appositi per UNICREDIT, invio cartaceo per BNL e consultazione tramite procedura REPO per i conti correnti postali.

Le Direzioni centrali competenti stanno inoltre definendo il processo amministrativo-contabile, con il supporto di modifiche alle procedure informatiche, per consentire la sistemazione definitiva dei trasferimenti di contribuzioni tra le gestioni dell’Istituto, inclusi quelli ex INPDAP. Le relative istruzioni saranno fornite con specifici messaggi per argomento.

Affiancamento operativo del personale contabile

In ragione della complessità del sistema SAP dell’INPS, i funzionari contabili ex INPDAP ed ex ENPALS svolgeranno fino a fine dicembre un periodo di affiancamento operativo con i funzionari contabili già operanti presso l’Istituto. Si tratta di una misura di supporto organizzativo, necessaria a gestire correttamente la transizione e a consolidare le nuove procedure contabili.