Sentenza n. 1412/2026 - Salerno, Sezione 1

Esito

La controversia

I ricorrenti avevano chiesto il 4 febbraio 2026 di prendere visione ed estrarre copia di tutta la documentazione presupposta dalla determinazione dirigenziale del 20 gennaio 2026, con cui era stata pubblicata la graduatoria di una selezione alla quale avevano partecipato. L'accesso era stato formalmente accolto ed esercitato, ma il Comune aveva consegnato soltanto parte della documentazione. In particolare, non erano inizialmente state rinvenute la domanda di partecipazione di uno dei ricorrenti, gli atti di comunicazione con i concorrenti, la comunicazione di esclusione di uno dei partecipanti e la richiesta di documentazione relativa all'altro. Dopo il sollecito del 16 aprile 2026, il Comune, con la nota del 21 aprile 2026, aveva trasmesso la domanda di partecipazione nel frattempo rinvenuta, comunicando tuttavia il mancato reperimento degli altri atti. I ricorrenti hanno dedotto che tale comunicazione costituisse un diniego sostanziale dell'accesso, poiché non erano stati consegnati tutti i documenti richiesti e mancava un'attestazione conclusiva sull'inesistenza, sullo smarrimento o sulle concrete ricerche svolte per reperire gli atti, nonché sulle modalità di conservazione e sulle articolazioni organizzative competenti. Il Comune ha sostenuto di non avere negato l'accesso, ma di avere soltanto rappresentato l'esito provvisorio delle verifiche.

La decisione

Il TAR ha accolto il ricorso nei sensi indicati in motivazione. Ha ritenuto insoddisfatta la richiesta di ostensione con riguardo alla documentazione richiesta a uno dei ricorrenti, alla comunicazione di esclusione o agli altri atti individuali relativi alla posizione dell'altro ricorrente e alle ulteriori comunicazioni tra il SUAP e i ricorrenti successive alla determinazione del Responsabile P.O. SUAP n. 26/2018. Il mero mancato rinvenimento dei documenti non è stato ritenuto sufficiente a escludere l'accesso. Il Comune è stato quindi ordinato a completare, entro trenta giorni dalla notificazione o comunicazione della sentenza, le attività di ricerca della documentazione e a consentire l'accesso agli atti rinvenuti oppure, qualora le ricerche abbiano esito negativo, a rilasciare un'attestazione, assunta sotto la propria responsabilità, che chiarisca se i documenti non esistano ovvero siano andati smarriti. Le spese sono state compensate per la particolarità della vicenda.

Massime di principio

• Quando un'amministrazione, dopo avere accolto un'istanza di accesso documentale, non riesce a reperire alcuni degli atti richiesti, la mera dichiarazione del loro mancato rinvenimento non è sufficiente a definire negativamente la richiesta di ostensione.
• L'amministrazione deve svolgere concrete attività di ricerca, tenendo conto delle modalità di conservazione dei documenti e delle articolazioni organizzative incaricate della loro custodia.
• Qualora le ricerche non conducano al reperimento degli atti, l'amministrazione deve rilasciare un'attestazione, della quale assume la responsabilità, che chiarisca se i documenti non esistano, siano andati smarriti oppure non siano stati trovati nonostante le ricerche effettuate.
• In presenza di una richiesta di accesso rimasta parzialmente insoddisfatta, il giudice può ordinare all'amministrazione di completare le ricerche entro un termine prefissato e di consentire l'accesso agli atti rinvenuti, ovvero di formalizzare l'esito negativo delle ricerche mediante un'attestazione motivata.

Come è indicizzato