Circolare numero 40 del 18-03-2010

Circolarità dei dati anagrafici – sistema INA-SAIA

La circolare interviene sul flusso informativo tra comuni e INPS in materia di variazioni anagrafiche per matrimonio e decesso, tema essenziale per la corretta gestione delle pensioni e per il controllo dell’esistenza in vita dei beneficiari. L’Istituto richiama il quadro normativo di riferimento, segnala le criticità riscontrate nei tempi di trasmissione e sollecita un rafforzamento dei controlli e dei canali telematici disponibili.

Quadro normativo di riferimento

L’obbligo originario per gli ufficiali d’anagrafe di informare l’INPS sulle variazioni per matrimonio o morte è ricondotto all’art. 34 della legge 21 luglio 1965, n. 903, relativo all’anagrafe dei pensionati. Successivamente, l’art. 31, comma 19, della legge 27 dicembre 2002, n. 289 ha definito modalità e tempi delle trasmissioni.

La disciplina è stata poi integrata dall’art. 46 della legge 24 novembre 2003, n. 326, dall’art. 20 del D.L. 25 giugno 2008, n. 112, convertito dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, e dall’art. 16-bis del D.L. 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.

Tempi di trasmissione delle variazioni anagrafiche

La circolare evidenzia che il legislatore ha progressivamente ristretto i tempi per l’invio delle comunicazioni:

• il termine è stato ridotto a due giorni dalla data dell’evento per le comunicazioni comunali;
• l’art. 16-bis del D.L. n. 185/2008 prevede che entro 24 ore dalla conclusione del procedimento amministrativo anagrafico l’ufficio di anagrafe trasmetta le variazioni all’Indice nazionale delle anagrafi, che le rende accessibili alle altre pubbliche amministrazioni.

Tali termini sono considerati fondamentali sia per l’efficacia dell’azione amministrativa sia per la prevenzione di indebiti pagamenti di prestazioni.

Strumenti operativi per lo scambio dei dati

Per agevolare l’acquisizione delle informazioni su decessi e matrimoni, l’INPS ha messo a disposizione dei comuni una procedura telematica via web, accessibile dal portale "L’INPS e i Comuni" presente sul sito istituzionale. L’accesso avviene mediante password da richiedere alla Sede INPS territorialmente competente.

La circolare ricorda anche la procedura automatica per l’eliminazione delle pensioni, già prevista dalla circolare n. 15 del 31 gennaio 2005: a fronte delle segnalazioni dei comuni, il sistema individua il soggetto e i rapporti connessi ed effettua automaticamente le conseguenti variazioni negli archivi, quali eliminazione della pensione, revoca della pensione o cessazione del familiare.

Il sistema INA-SAIA e l’iniziativa congiunta con il Ministero dell’Interno

Un ulteriore canale di trasmissione è rappresentato dal sistema INA-SAIA, indicato come infrastruttura tecnologica di riferimento per l’interscambio dei dati anagrafici comunali tra pubbliche amministrazioni. Il sistema è considerato coerente con le finalità di semplificazione amministrativa e con i principi di razionalizzazione ed economicità dell’azione amministrativa.

Poiché l’INPS ha rilevato che molti comuni non rispettano i tempi di trasmissione delle variazioni di stato civile e dei decessi, il Ministero dell’Interno e l’Istituto hanno avviato un’iniziativa congiunta. Le Prefetture sono chiamate a sollecitare i comuni al puntuale adempimento degli obblighi comunicativi e ad attivarsi per superare gli ostacoli che ne impediscono la regolarità; l’INPS, dal canto suo, deve dettagliare per ciascun comune le criticità riscontrate.

Responsabilità e conseguenze dell’inadempimento

La circolare richiama espressamente la responsabilità amministrativa introdotta dall’art. 46 della legge n. 326/2003 in capo al responsabile dell’ufficio anagrafe, normalmente individuato nel dirigente dell’ufficio stesso. La sanzione prevista per la violazione dell’obbligo di comunicazione dei decessi è compresa tra 100 e 300 euro.

Viene inoltre evidenziata la possibile responsabilità per danno erariale in caso di ritardata trasmissione dei dati all’INPS, se dal ritardo derivi un pregiudizio ai sensi dell’art. 20 della legge n. 133/2008. In tale ipotesi, risponde il funzionario nominato responsabile del procedimento ai sensi della legge n. 241/1990; in mancanza di nomina, la responsabilità ricade sul dirigente responsabile dell’ufficio anagrafe.

Indicazioni organizzative e monitoraggio

Le Direzioni regionali sono invitate a promuovere ogni iniziativa utile verso i comuni di competenza per i quali emergano criticità, mantenendo un monitoraggio costante e raccordandosi con le Direzioni centrali competenti.

La Direzione centrale Pensioni ha già trasmesso alle Direzioni provinciali l’elenco dei comuni oggetto di specifiche note e prevede di aggiornare il quadro complessivo, includendo anche i circa 240 comuni che nel corso del 2009 non hanno effettuato la trasmissione telematica tramite il canale INA-SAIA o il portale INPS.

Verifiche disponibili sulla intranet INPS

Sul sito intranet dell’Istituto è disponibile la procedura "INPS e i Comuni", che consente di verificare in tempo reale lo stato, i tempi e le modalità di trasmissione di ciascun comune d’Italia. Questa funzionalità è richiamata come strumento di supporto al monitoraggio e al controllo della corretta circolarità dei dati anagrafici.