Regolamento (UE) 2024/994

Regolamento di esecuzione (UE) 2024/994: dettagli operativi della banca dati EPREL

Il regolamento definisce l’assetto operativo della banca dati europea dei prodotti per l’etichettatura energetica (EPREL), già istituita dall’articolo 12 del regolamento (UE) 2017/1369. La disciplina mira a garantire l’autenticità delle informazioni, la tracciabilità dei fornitori e un accesso differenziato ai dati pubblici e ai dati di conformità, con particolare attenzione alla sicurezza, all’interoperabilità tecnica e alla protezione dei dati personali.

Ambito di applicazione

Il regolamento si applica ai fornitori che immettono sul mercato dell’Unione:

• prodotti connessi all’energia disciplinati dagli atti delegati adottati a norma del regolamento (UE) 2017/1369 e della direttiva 2010/30/UE;
• pneumatici disciplinati dal regolamento (UE) 2020/740 o da atti delegati che lo integrano.

Le disposizioni riguardano la verifica dei fornitori, le modalità di registrazione dei modelli, la struttura informatica della banca dati, la disponibilità del sistema, l’accesso delle autorità di vigilanza del mercato e le regole di pubblicazione dei dati. Il testo prevede inoltre misure transitorie specifiche per l’adeguamento dei certificati elettronici delle persone giuridiche.

Struttura di EPREL: parte pubblica e parte di conformità

EPREL è articolato in due componenti:

• un sistema pubblico, liberamente accessibile, che consente la consultazione dei dati pubblici dei modelli registrati dopo la loro immissione sul mercato;
• un sistema di conformità, accessibile previa autenticazione, riservato ai fornitori, alle autorità di vigilanza del mercato e al personale della Commissione, nel quale sono presenti sia i dati pubblici sia quelli tecnici e di conformità.

La banca dati e il relativo software sono progettati per consentire la registrazione dei modelli, la verifica dei fornitori e la vigilanza del mercato, mantenendo separati i livelli di accesso in funzione della natura delle informazioni.

Verifica dei fornitori: principio generale

Il regolamento stabilisce che solo i fornitori verificati possono registrare modelli in EPREL e modificare registrazioni esistenti. Il processo di verifica serve a dimostrare sia l’identità del soggetto sia il suo stabilimento nell’Unione, così da garantire che i dati inseriti provengano da una fonte affidabile.

La nozione di fornitore EPREL comprende persone fisiche e giuridiche che agiscono in qualità di fornitori ai fini della registrazione dei modelli.

Verifica delle persone giuridiche

Le persone giuridiche devono dimostrare identità e stabilimento nell’Unione mediante:

• un sigillo elettronico qualificato;
• un certificato qualificato di sigillo elettronico rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato ai sensi del regolamento (UE) n. 910/2014.

Il certificato deve riportare il nome della persona giuridica come risulta nel registro delle imprese, comprensivo di spazi, punteggiatura e caratteri speciali, ed essere conforme alle norme EN 319 412-1 e EN 319 412-3. Nel campo Subject deve figurare l’organizationIdentifier secondo la struttura NTR/EUID descritta dal regolamento, con alcune componenti facoltative. La firma elettronica del rappresentante legale della persona giuridica non è sufficiente a provare lo stabilimento della persona giuridica nell’Unione.

Verifica delle persone fisiche

Le persone fisiche dimostrano la loro identità mediante firma elettronica qualificata e, per essere considerate fornitori EPREL, devono anche dimostrare lo stabilimento nell’Unione. Se agiscono per conto di fabbricanti non stabiliti nell’Unione, devono inoltre esibire un mandato scritto che li autorizzi a registrare i modelli in EPREL.

La prova dello stabilimento richiede l’indicazione dell’identificativo del registro delle imprese/commercio e del numero di iscrizione nazionale, in un documento firmato digitalmente dalla persona fisica e confermato dall’autorità competente nazionale o da un prestatore di servizi fiduciari qualificato. Il mandato dei fabbricanti extra UE deve essere prodotto in documento firmato digitalmente dai fabbricanti o dai loro rappresentanti legali.

Misure transitorie per le persone giuridiche

Per consentire l’adeguamento dei prestatori di servizi fiduciari, fino al 22 aprile 2025 le persone giuridiche possono utilizzare un sigillo elettronico qualificato basato su identificativi diversi dal formato ordinario, cioè:

• VAT;
• PSD;
• LEI;
• regimi nazionali identificati da due caratteri seguiti da due punti.

Entro il 22 aprile 2027 i fornitori verificati con tale formato transitorio devono rinnovare la verifica presentando un sigillo elettronico qualificato conforme all’articolo 4.

Effetti della mancata verifica

I modelli registrati da fornitori non verificati non compaiono nei risultati di ricerca del sito pubblico EPREL e non sono esportati tramite API o altre funzioni di esportazione. Se vengono consultati mediante QR code o altri mezzi, l’utente riceve un avviso che segnala la registrazione da parte di un fornitore non verificato.

Nella parte di conformità, invece, tali modelli restano visibili alle autorità di vigilanza del mercato, insieme allo stato del fornitore.

Gestione dei conti utente, dei dati personali e della vigilanza

Ogni fornitore è responsabile della gestione dei diritti di accesso dei membri della propria organizzazione in EPREL e deve designare almeno un utente responsabile. Le autorità di vigilanza del mercato accedono alla parte di conformità tramite un amministratore unico nazionale, che funge da referente ufficiale verso la Commissione.

I dati personali trattati in EPREL sono limitati al minimo necessario e sono soggetti al regolamento (UE) 2018/1725. In particolare, il regolamento prevede la conservazione di dati identificativi essenziali, la cancellazione dei dati al momento della chiusura o del blocco dei conti e specifiche eccezioni per esigenze di tracciabilità o di identificazione giuridica del fornitore.

La Commissione può riesaminare periodicamente le informazioni associate al processo di verifica e richiedere al fornitore di ripetere la verifica entro tre mesi se i dati non corrispondono più ai registri o se emergono variazioni rilevanti non comunicate.

Punti di contatto pubblici e di conformità

I fornitori devono indicare due categorie di contatti:

• un punto di contatto pubblico, destinato ai clienti e all’assistenza sull’uso del prodotto, con indirizzo e-mail generico privo di dati personali;
• un punto di contatto per la conformità, destinato alla cooperazione con le autorità di vigilanza del mercato, con telefono, indirizzo nell’Unione e indirizzo e-mail generico.

I contatti possono essere differenziati per modello, paese, area geografica o lingua. Il fornitore è responsabile della loro correttezza e del loro aggiornamento costante.

Registrazione dei modelli, parametri facoltativi e date di mercato

La registrazione di un modello in EPREL è completa solo quando sono stati inseriti tutti i parametri e caricati i documenti richiesti dal quadro normativo applicabile, nonché la data di immissione sul mercato della prima unità. Tale data determina il momento in cui le informazioni diventano accessibili alle autorità e il momento in cui la parte pubblica del sistema diventa visibile.

La data di fine immissione sul mercato può essere inserita come data futura oppure comunicata entro 90 giorni dalla cessazione delle vendite; può anche essere modificata o cancellata se il modello torna a essere immesso sul mercato.

La Commissione può inoltre consentire ai fornitori di inserire volontariamente parametri aggiuntivi utili a identificare o distinguere i modelli, come il GTIN, gli Stati membri in cui il prodotto è commercializzato, altri parametri giustificati o ulteriori informazioni di cui all’articolo 16, paragrafo 3, lettera d), del regolamento (UE) 2017/1369. Tali informazioni possono essere rese disponibili nel sito pubblico come elementi complementari alla scheda informativa del prodotto.

Comunicazione ai distributori e lettura del QR code

Per facilitare l’esposizione dell’etichetta e della scheda informativa, anche nelle vendite a distanza, i fornitori devono comunicare ai distributori il numero di registrazione EPREL del modello. Il distributore deve assicurare che il codice QR sia leggibile quando commercializza un modello di prodotto o uno pneumatico, così da consentire la consultazione della relativa registrazione.

Modello di scambio dei dati e aggiornamenti software

I fornitori possono registrare i modelli direttamente tramite il sito interattivo EPREL oppure caricando i dati mediante l’ultima versione disponibile del modello di scambio dei dati, che è un formato XML standardizzato. Se la Commissione introduce modifiche che richiedono adattamenti software, la nuova versione deve essere resa disponibile nel sistema di accettazione per test con un preavviso di almeno due mesi; per il protocollo di trasferimento il preavviso minimo è di quattro mesi.

L’obbligo di utilizzare un nuovo modello di scambio dei dati vale solo per i nuovi modelli registrati.

Disponibilità del sistema, helpdesk e continuità operativa

La Commissione deve fornire orientamenti e istruzioni attraverso il portale online e mettere a disposizione un helpdesk per il supporto tecnico di fornitori e autorità. L’assistenza è assicurata nei giorni lavorativi della Commissione e, in ogni caso, per le richieste urgenti tra il 27 e il 31 dicembre.

Gli scambi scritti con l’helpdesk sono conservati per sei mesi dopo l’archiviazione della questione. Se la registrazione è impedita da un malfunzionamento o da un’interruzione temporanea, la Commissione registra l’evento e lo conserva per almeno cinque anni. Il sistema può essere sospeso senza preavviso in caso di malfunzionamenti, attacchi informatici o altre misure urgenti di sicurezza.

Accesso pubblico ai dati e API

I dati pubblici di EPREL, compresi i valori parametrici pubblici, l’etichetta e la scheda informativa del prodotto, devono essere resi disponibili anche tramite API, previa accettazione delle condizioni d’uso. Ciò mira a favorire la comparazione tra prodotti da parte degli utenti finali e l’integrazione con strumenti digitali esterni.

Uso improprio o fraudolento

Se la Commissione rileva attività improprie o fraudolente, incluso lo scaricamento massivo di dati, adotta le misure necessarie per impedire l’abuso del sistema EPREL.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e si applica dalla stessa data. Tuttavia, le disposizioni centrali sulla verifica dei fornitori, sulla gestione dei profili utente, sui modelli di scambio dati e sull’operatività degli accessi differenziati si applicano dal 22 ottobre 2024.