Circolare ADM n. 4/2021

Sistema degli esportatori registrati (REX): avvio del Portale dell’Operatore e estensione in esercizio dal 25 gennaio 2021

La circolare disciplina l’avvio del Portale dell’Operatore per il sistema REX, strumento destinato alla presentazione elettronica delle domande di registrazione degli esportatori che intendono certificare l’origine preferenziale delle merci nell’ambito del Sistema delle Preferenze Generalizzate e di alcuni accordi commerciali preferenziali. L’intervento si colloca nel quadro del Codice doganale dell’Unione, regolamento (UE) n. 952/2013, e delle regole applicative del regolamento (UE) n. 2447/2015.

Quadro generale e finalità del sistema REX

Il REX è utilizzato per certificare l’origine delle merci mediante attestazione su fattura o su altro documento commerciale. L’operatore economico nazionale che intenda ottenere lo status di esportatore registrato presenta domanda all’ufficio territorialmente competente compilando l’allegato 22-06 del regolamento (UE) 2447/2015. A seguito della registrazione nella banca dati REX, l’operatore riceve lo status di esportatore registrato e può utilizzarlo nelle attestazioni di origine.

Avvio del Portale dell’Operatore e fase transitoria

La Commissione europea ha reso disponibile, dal 25 gennaio 2021, il Portale REX nell’ambito dell’EU Customs Trader Portal (EU CTP), già impiegato per altri procedimenti doganali digitali. Nella prima fase di applicazione il Portale è facoltativo e alternativo alla presentazione cartacea della domanda. La circolare annuncia che con successivo provvedimento sarà comunicato l’avvio della seconda fase, prevista per la metà del 2021, nella quale l’utilizzo del Portale diverrà obbligatorio.

Accesso degli operatori economici al Portale REX

Per accedere al Portale l’operatore deve disporre di un codice EORI valido e di almeno una delle seguenti autorizzazioni:

• REXSTP_CONSULTATIVE, per la consultazione della registrazione REX;
• REXSTP_EXECUTIVE, per la presentazione della domanda di registrazione e delle successive richieste di modifica.

Le autorizzazioni si richiedono tramite il Modello Autorizzativo Unico (MAU), disponibile sul Portale Unico Dogane e Monopoli, utilizzando credenziali nazionali SPID, CNS o CIE. La circolare richiama le precedenti istruzioni di ADM sulle modalità di attribuzione dei profili. Anche i soggetti già registrati REX possono richiedere le abilitazioni per consultare la propria posizione e presentare modifiche successive.

Funzioni disponibili per l’operatore sul Portale

Una volta effettuato l’accesso, l’operatore può selezionare la linea di lavoro REX e visualizzare lo stato della registrazione, la cronologia e l’eventuale registrazione propria. Con il profilo esecutivo può inoltre:

• compilare e salvare una bozza di domanda;
• inviare la domanda all’ufficio doganale competente;
• visualizzare la domanda non ancora trattata;
• ritirare la domanda finché l’ufficio non abbia registrato l’esportatore;
• richiedere la modifica di una registrazione già conclusa.

La domanda trasmessa può essere accettata, assegnata ad altro ufficio se quello indicato non è competente, oppure rifiutata. In caso di rifiuto, l’operatore può presentare una nuova domanda corretta sulla base delle motivazioni indicate. Per la richiesta di modifica valgono logiche analoghe: approvazione, riassegnazione oppure rifiuto con possibilità di ripresentazione.

Revoca della registrazione e notifiche elettroniche

Nella sola prima fase di implementazione del Portale, la revoca della registrazione da parte dell’esportatore continua a essere possibile solo con modalità cartacea. Anche la revoca disposta d’ufficio viene notificata in formato cartaceo. Le funzioni di revoca saranno implementate nella seconda fase del Portale.

Le comunicazioni di avviso possono essere inoltrate anche via e-mail, se l’operatore abilita la funzione nelle preferenze e indica l’indirizzo di posta elettronica prescelto. Tali messaggi, però, non riportano i dettagli della notifica. Il manuale d’uso è disponibile nella sezione utente del Portale.

Attività degli uffici doganali nel sistema REX

Per il personale doganale i profili di accesso sono quelli indicati nell’allegato 1. In particolare, il profilo D02_REX_Gestione consente di creare, modificare, revocare e annullare la revoca delle registrazioni, sia nel caso di domande elettroniche sia cartacee.

La circolare comunica che è stato rimosso il precedente contingente massimo di due utenti per ufficio; ciascun ufficio può quindi richiedere le abilitazioni in base alle proprie esigenze organizzative. Restano ferme le modalità di accesso già utilizzate e le credenziali già in possesso del personale doganale.

Trattamento delle domande elettroniche da parte dell’ufficio

L’ufficio competente deve accedere all’applicazione REX con periodicità determinata dalla realtà operativa territoriale, ma comunque almeno una volta al giorno, per monitorare le richieste pervenute dal Portale.

Ricevuta una domanda elettronica, l’ufficio può:

• assegnarla ad altra autorità nazionale se non è territorialmente competente;
• registrare l’esportatore nella banca dati REX se il modello è completo e il controllo formale ha esito positivo;
• rifiutare la domanda indicando il motivo nel campo di testo libero.

Per le richieste di modifica si applica la medesima logica: assegnazione ad altro ufficio in caso di incompetenza, approvazione della modifica richiesta oppure rifiuto motivato. L’applicazione consente di visualizzare affiancate la registrazione originaria e quella modificata, così da facilitare l’identificazione delle variazioni.

Gestione della documentazione generata dal Portale

Se la domanda è stata presentata tramite Portale REX, il PDF automaticamente generato non deve essere completato con timbro e firma nel riquadro 7, poiché la notifica all’esportatore avviene elettronicamente sul Portale. Il riquadro resta rilevante solo nei casi in cui il codice REX debba essere notificato con modalità diverse.

Domande cartacee e correzione di errori non modificabili

Per le domande cartacee resta applicabile la procedura già in uso prima del Portale: se il modello è completo e il controllo formale ha esito positivo, l’ufficio registra l’esportatore tramite il tasto "Aggiungi una registrazione REX". La circolare richiama le precedenti disposizioni e raccomanda il rispetto della regola di composizione del codice REX.

Particolare attenzione viene richiesta nella scelta dell’autorità competente al momento dell’accesso. Se la registrazione viene attribuita a un ufficio non competente, pur restando valida la registrazione nella banca dati, è necessario revocare l’atto e procedere a una nuova registrazione con dati corretti e nuovo codice REX. Quando il medesimo soggetto deve ricevere un nuovo codice, non si riutilizza il codice originario: viene aggiunta una lettera progressiva finale (A, B, C e così via) al codice REX.

Servizio di assistenza e gestione dei solleciti

Il servizio di Helpdesk è deputato ai quesiti tecnici e giuridico-procedurali relativi al REX. Le richieste vanno inviate a adm.helpdesk.eu@adm.gov.it, con oggetto strutturato secondo le categorie indicate dalla circolare:

• [IT][REX] per quesiti tecnici sul REX;
• [IT][REX][EORI] per aggiornamenti dell’anagrafica EORI visualizzata dal REX;
• [IT][REX][ALTRO] per altri quesiti tecnici;
• [GP][REX] per quesiti giuridico-procedurali.

Il corpo della e-mail non può superare 4000 caratteri e deve contenere obbligatoriamente l’URL della pagina per la quale si richiede assistenza. Il sistema genera un ticket e invia una ricevuta di presa in carico. Se non arriva risposta nei tempi attesi, l’utente può inoltrare l’e-mail di accoglienza al medesimo indirizzo sostituendo l’iniziale dell’oggetto con la dicitura "SOLLECITO". Se anche dopo il sollecito non giunge riscontro, è possibile scrivere all’Ufficio Processi Sviluppo e Servizi della Direzione Organizzazione e Digital Transformation con oggetto "REX - Mancata Risposta Assistenza" e allegando le e-mail ricevute dall’helpdesk.

Indicazioni operative finali

La circolare raccomanda agli operatori di non presentare più volte la medesima domanda sia in forma cartacea sia tramite Portale REX. L’uso del Portale, pur facoltativo nella fase iniziale, è espressamente incoraggiato in vista della futura obbligatorietà. Le Direzioni territoriali sono invitate a garantire la massima assistenza agli operatori e agli uffici, segnalando tempestivamente eventuali criticità operative.