Circolare numero 25 del 20-2-2009

Linee di intervento per il contenimento del contenzioso e istruzioni operative per l’area legale dell’INPS

La circolare definisce un quadro di misure già avviate e di ulteriori interventi per contenere il contenzioso giudiziario e amministrativo, migliorare l’efficienza dell’area legale e rafforzare il coordinamento tra strutture centrali e periferiche. In questo contesto vengono impartite anche prime istruzioni operative su avvocati domiciliatari e pratica forense presso l’Avvocatura dell’Istituto.

Contesto e obiettivi dell’intervento

L’intervento prende le mosse dalla determinazione commissariale n. 4 del 19 gennaio 2009, con cui sono state approvate linee di azione volte al ridimensionamento del contenzioso, ritenuto una criticità per l’Istituto anche sotto il profilo dell’immagine. La circolare richiama un insieme articolato di iniziative già avviate o programmate, finalizzate a rendere più efficace la gestione delle controversie e a ridurre la soccombenza nei giudizi.

Misure già avviate per ridurre il contenzioso

Tra le iniziative richiamate figurano:

• l’istituzione del presidio organizzativo del contenzioso in ogni Sede, affidato a un dirigente nelle realtà più critiche o dimensionate e a un funzionario apicale nelle altre;
• l’adozione di sistemi di controllo e di indicatori per monitorare i giudizi definiti e la percentuale di soccombenza;
• il collegamento telematico con il Ministero della giustizia tramite PolisWeb per consultare registri di cancelleria e atti elettronici;
• la creazione di un cruscotto di monitoraggio del contenzioso, utile anche per scadenze processuali e pratiche già scadute;
• l’introduzione di un cruscotto per gli indicatori di complessità e serialità, per intercettare fenomeni potenzialmente generatori di contenzioso;
• la procedura informatica per omogeneizzare la modulistica e supportare l’istruttoria delle controversie;
• l’accesso alla banca dati ipocatastale dell’Agenzia delle Entrate per verificare la consistenza patrimoniale dei debitori;
• l’attività di audit sul contenzioso e il suo rafforzamento in collaborazione con l’Avvocatura;
• la sinergia tra uffici legali e amministrativi, anche per la verifica dei pagamenti e lo svincolo di somme pignorate;
• l’evoluzione della procedura SISCO con la nuova utilità SISCOM/GESTIONE SENTENZE;
• l’utilizzo di funzionari amministrativi nei procedimenti in materia di invalidità civile;
• il regolamento di autotutela per prevenire e ridurre il contenzioso attraverso la soluzione amministrativa delle controversie;
• l’attivazione del punto di accesso al processo civile telematico.

Ulteriori misure da assumere

La circolare indica anche ulteriori interventi che dovranno essere sviluppati, tra cui:

• la riorganizzazione delle funzioni di coordinamento legale secondo la nuova competenza distrettuale e la nuova organizzazione funzionale dell’Istituto, con baricentro nelle Direzioni regionali;
• il monitoraggio della diffusione e dell’uso dell’autotutela, con eventuale formazione della dirigenza da parte dell’Avvocatura;
• la revisione delle linee della circolare n. 90/2006 per favorire la mobilità, anche temporanea, verso le sedi critiche tramite incentivi economici;
• il potenziamento delle procedure per l’utilizzo pieno del processo telematico da parte dei professionisti legali;
• la dotazione agli avvocati di strumenti di lavoro essenziali, come telefono portatile di servizio e personal computer portatile collegato in rete;
• l’estensione di supporti amministrativi per gli adempimenti presso gli uffici giudiziari nelle avvocature più grandi e nelle sedi critiche, fino alla piena operatività del processo telematico;
• la previsione di un concorso pubblico per colmare le vacanze di organico e costituire una riserva per future uscite;
• l’impiego di avvocati domiciliatari e di praticanti legali secondo gli appositi regolamenti.

Avvocati domiciliatari: finalità e ambito di utilizzo

La circolare disciplina l’inserimento degli avvocati domiciliatari nell’organizzazione delle avvocature periferiche, sulla base del disciplinare allegato alla determinazione commissariale. L’obiettivo è ottenere vantaggi organizzativi e qualitativi e un migliore rapporto costi/benefici.

Il domiciliatario è destinato non solo alla domiciliazione, ma anche alla sostituzione in udienza degli avvocati dell’Istituto. In questo modo l’Avvocatura può concentrare il proprio impegno sulle sedi e sui contenziosi di maggiore criticità. Resta però fermo che lo jus postulandi e la responsabilità della difesa continuano a spettare esclusivamente agli avvocati dell’Istituto.

Formazione delle liste provinciali

Nella fase di prima applicazione sperimentale, i Direttori regionali devono acquisire dagli Ordini degli Avvocati presso i Tribunali un elenco di professionisti disponibili a svolgere incarichi di domiciliazione e sostituzione in udienza. L’elenco va trasmesso entro il 16 marzo 2009 al Coordinatore Generale Legale, che individua i nominativi delle singole liste provinciali in base al numero di giudizi pendenti e alla complessità del contenzioso, informandone il Direttore generale.

Per l’accesso alla lista e per il mantenimento dell’iscrizione i professionisti devono rendere una dichiarazione di responsabilità con il possesso dei seguenti requisiti:

• assenza di giudizi in corso, come attore o convenuto, nei confronti dell’Istituto, anche quale difensore di terzi, requisito da certificare dal Coordinatore legale dell’Ufficio INPS;
• sottoscrizione di una clausola di non concorrenza verso l’Istituto per due anni dalla cessazione del rapporto;
• iscrizione all’Albo degli Avvocati;
• possesso di competenze adeguate a trattare le controversie dell’Ente;
• polizza assicurativa con validità residua non inferiore a tre anni per la responsabilità professionale.

La circolare raccomanda inoltre, in linea generale, di evitare incarichi a professionisti legati da stretta parentela con dipendenti INPS operanti nello stesso territorio. Le liste possono essere integrate anche su domanda spontanea degli avvocati, purché siano acquisite le stesse dichiarazioni di responsabilità. La durata ordinaria delle liste è di tre anni; in caso di revoca, rinuncia o sopravvenute esigenze possono essere aggiornate trimestralmente.

Conferimento degli incarichi e gestione delle pratiche

In fase di prima applicazione, il Coordinatore Generale Legale affida gli incarichi nell’ambito delle liste provinciali tenendo conto delle disponibilità pervenute e della presenza di cause seriali. Nella scelta vengono considerati:

• l’esperienza complessiva maturata dal professionista;
• l’esperienza specifica nelle materie oggetto dell’incarico;
• la dimensione organizzativa della sede interessata.

L’avvocato dell’Istituto predispone memorie, difese e fascicolo di parte e li trasmette al domiciliatario, che opera secondo le istruzioni ricevute e nel rispetto dei doveri di correttezza e riservatezza. Il vincolo di segretezza si estende anche dopo la cessazione del rapporto e dura comunque almeno due anni, fino a quando le informazioni non siano divenute di pubblico dominio.

Il domiciliatario deve aggiornare costantemente l’avvocato INPS sulle attività svolte e trasmettere copia della documentazione nuova. Concluso il giudizio, deve inviare tempestivamente alla Sede provinciale copia autentica della decisione, il fascicolo di causa e ogni altro documento relativo all’affare trattato.

Equa distribuzione, monitoraggio e revoca

Gli incarichi devono essere distribuiti secondo criteri di razionalità ed equità, tenendo conto della presenza di contenzioso seriale. Ogni tre mesi il Coordinatore Generale Legale effettua un monitoraggio interno per verificare la necessità di azioni correttive. Dopo il primo semestre di applicazione, il Direttore generale, d’intesa con il Coordinatore Generale Legale, potrà stabilire un tetto massimo agli incarichi, eventualmente distinto per area geografica e per materia.

L’Istituto può revocare l’incarico e valutare la cancellazione dalle liste pluriennali se l’Ufficio legale ravvisa:

• mancato rispetto delle istruzioni ricevute;
• mancata tempestiva comunicazione di informazioni rilevanti;
• conflitto di interessi nella specifica causa;
• comportamenti idonei a far venir meno il rapporto fiduciario.

La revoca è disposta dal Coordinatore Generale Legale, anche su indicazione del legale professionista della sede competente, con informativa al Direttore generale.

Compensi

In fase di prima applicazione, il compenso per ciascun affare affidato all’avvocato domiciliatario non può superare 250 euro, oltre IVA e CPA.

Pratica forense presso l’Avvocatura INPS

La circolare richiama la disciplina della pratica forense contenuta nell’allegato 2 e nel D.P.R. 10 aprile 1990, n. 101. Il tirocinio deve essere svolto con assiduità, diligenza, dignità, lealtà e riservatezza, principalmente presso lo studio e sotto il controllo di un avvocato. I Consigli dell’Ordine accertano e promuovono la disponibilità degli iscritti ad accogliere praticanti e vigilano sull’effettivo svolgimento del tirocinio.

La pratica presso l’Avvocatura INPS:

• è svolta senza oneri retributivi, previdenziali o assicurativi per l’Amministrazione;
• non può eccedere il tempo minimo necessario per l’ammissione all’esame di avvocato;
• è ritenuta utile, considerata la mole di contenzioso pendente, per dare supporto agli uffici periferici.

Selezione dei praticanti e termini

Il Direttore regionale nomina una commissione composta dal Direttore regionale o suo delegato, dal Coordinatore legale regionale e dal Coordinatore legale della provincia interessata. La commissione forma la graduatoria di merito secondo i criteri indicati nel bando, con efficacia biennale.

Gli interessati devono presentare domanda alla Direzione Regionale entro 20 giorni dal termine indicato nel bando, che deve essere pubblicato all’albo di tutte le strutture INPS della Regione, inviato a tutti i Consigli dell’Ordine della regione e pubblicato anche sul sito dell’Istituto. È raccomandato l’uso dello schema di domanda allegato.

Attuazione finale

I Direttori regionali devono dare attuazione alle disposizioni contenute nella circolare e informarne il Direttore generale, il Coordinatore generale legale, il Direttore centrale Organizzazione e il Direttore Centrale Risorse Umane.