Circolare numero 165 del 24-7-1997

Archivio anagrafico unico ARCA: miglioramento qualità, sicurezza e procedure operative

La circolare descrive l’evoluzione dell’Archivio Anagrafico Unico ARCA quale infrastruttura centrale per l’identificazione univoca dei soggetti e per il controllo delle posizioni presenti negli archivi gestionali dell’Istituto. Il documento collega tale sviluppo alle esigenze di riservatezza e tutela dei dati personali introdotte dalla legge n. 675 del 31 dicembre 1996 e definisce un insieme organico di attività centrali e periferiche per migliorare la qualità delle anagrafiche.

Inquadramento generale e valore strategico di ARCA

ARCA viene presentato come il futuro unico punto di accesso alle informazioni contenute negli archivi gestionali dell’Istituto, con funzioni di localizzazione immagini e di costruzione di fascicoli elettronici contenenti dati anche multimediali riferiti a un soggetto fisico o giuridico. Il sistema è strutturato per consentire l’accesso ai dati soltanto agli operatori abilitati e per le sole operazioni compatibili con il profilo autorizzativo, con memorizzazione degli accessi e tracciabilità delle operazioni svolte.

La circolare evidenzia che tutti gli archivi esistenti perderanno progressivamente la propria sezione anagrafica e si appoggeranno esclusivamente ai dati memorizzati in ARCA. In questo modo l’archivio diventa il centro unico di controllo degli accessi alle posizioni individuali e delle operazioni automatiche o manuali di trattamento e diffusione dei dati personali.

Obiettivi di qualità dei dati e responsabilità degli operatori

Il raggiungimento degli obiettivi istituzionali richiede unicità e certezza della posizione anagrafica di ciascun soggetto. Per questo l’Istituto ha previsto nei piani annuali un impegno specifico di risorse per il miglioramento della qualità dei dati dell’archivio unico.

La qualità non viene perseguita tramite un mero elenco di adempimenti, ma attraverso la definizione chiara delle modalità operative e il controllo della rispondenza dei comportamenti di tutti i soggetti coinvolti nella catena cliente-fornitore. In tale logica:

• le nuove acquisizioni anagrafiche devono avvenire tramite una procedura unica e controllata;
• le procedure di variazione e inserimento, a regime, utilizzano solo le funzioni di controllo predisposte per l’aggiornamento di ARCA;
• non è consentita l’immissione di posizioni prive di certezza e completezza, compreso il codice fiscale.

La circolare sollecita inoltre gli operatori a verificare, in ogni occasione di contatto con assicurati, pensionati e aziende, la validità dei dati presenti in archivio, con particolare attenzione alle posizioni incomplete o incoerenti.

Soggetti nati all’estero e dati da acquisire

Particolare rilievo assume la disponibilità di informazioni sui soggetti nati all’estero, sia per i rapporti con le istituzioni previdenziali dell’Unione Europea sia per i cittadini non comunitari. In occasione dei contatti con tali soggetti, gli operatori devono acquisire direttamente dai documenti di identità:

• il luogo o città estera di nascita, equivalente del comune italiano;
• il dipartimento estero, equivalente della provincia;
• lo Stato di nascita;
• la cittadinanza.

Tali elementi sono richiesti per completare la posizione anagrafica e per favorire i collegamenti informativi con gli organismi esteri.

Ruolo delle Sedi regionali e controlli periodici

Le Sedi regionali sono chiamate a svolgere una funzione di coordinamento e di impulso, per garantire omogeneità di sviluppo e incisività operativa delle strutture territoriali. Devono assicurare il corretto sviluppo dei progetti che incidono sul miglioramento della qualità dei dati anagrafici e coinvolgere nella nuova procedura anche gli altri progetti la cui base operativa è collegata alla sistemazione degli archivi.

Sono previste verifiche periodiche sullo stato di avanzamento, sia per accertare il miglioramento complessivo dei dati in archivio sia per verificare l’avvenuta acquisizione, da parte di tutti gli operatori, della nuova attenzione richiesta nel trattamento dei dati identificativi.

Attività centrali già svolte: normalizzazione e unificazione automatica

La circolare riepiloga le operazioni di normalizzazione eseguite nella fase di caricamento di ARCA. I dati provenienti dai diversi archivi di prodotto sono stati sottoposti a interventi automatici per favorire unificazioni sicure e coerenti. In particolare:

• sono stati eliminati tutti i caratteri speciali, salvo lo spazio nei nomi e cognomi composti e l’apostrofo;
• sono stati rimossi prefissi onorifici e simili;
• i dati sono stati allineati a sinistra eliminando spazi superflui;
• sui nomi è stata effettuata una specifica normalizzazione tramite tabella dei nomi più comuni integrata, ove univoco, dal sesso.

Per l’unificazione delle posizioni anagrafiche provenienti da archivi diversi sono state applicate regole rigorose:

• unificazione di posizioni complete di codice fiscale validato dal Fisco con cognomi uguali e nomi uguali almeno in una parte, nel caso di nomi composti, oppure equivalenti;
• in presenza di due posizioni di cui solo una con codice fiscale validato, unificazione solo se non più di uno tra giorno, mese, anno di nascita, sesso e comune di nascita risultava assente;
• in mancanza di codice fiscale, unificazione solo se i dati anagrafici erano completi ed esattamente coincidenti.

La posizione unificata è quella più completa e corretta, eventualmente integrata con i dati mancanti ricavati dalle posizioni confluite; restano comunque conservati i riferimenti originari, per consentire eventuali scissioni future se emergesse che i soggetti sono diversi. Le posizioni non unificate automaticamente, pur presentando elementi comuni, vengono segnalate alle Sedi come 'proposte di unificazione'.

Attività centrali in corso con l’Anagrafe tributaria

Sono in corso operazioni con l’Anagrafe tributaria finalizzate alla validazione e attribuzione del codice fiscale per posizioni che presentano dati anagrafici completi. Tali attività consentiranno di normalizzare e unificare un numero rilevante di posizioni presenti in ARCA.

Parallelamente è attivo uno scambio di dati per completare le posizioni prive di codice fiscale e carenti di uno degli elementi tra sesso e comune di nascita. L’obiettivo è rendere trattabili centralmente molte posizioni ancora incomplete, riducendo il carico di lavorazione periferica.

Attività periferiche: posizioni residue e progetti di lavorazione

Le posizioni residue, insieme a quelle prive di uno degli elementi della data di nascita e non trasmissibili all’Anagrafe tributaria, devono essere definite dalle strutture periferiche. La lavorazione avviene nell’ambito:

• dei progetti ex art. 18 della legge n. 88/1989 previsti dal contratto collettivo di Ente per il 1997;
• dei progetti INPS per lavori socialmente utili n. 4 e n. 7.

Alle SAP e ai Centri operativi dotati di AS400 vengono rese disponibili schede individuali raggruppate per lotti. Ogni scheda contiene due pagine: la prima riporta tutti i dati presenti in archivio, il tipo di errore o incongruenza rilevata automaticamente e gli archivi in cui il soggetto risulta presente; la seconda contiene i dati identificativi della posizione, lo spazio per descrivere la documentazione o l’accertamento effettuato, l’indirizzo di residenza, l’esito della lavorazione, la data, la firma dell’operatore e eventuali annotazioni.

Sicurezza logica: abilitazione degli operatori e controllo accessi

L’accesso alle funzioni di aggiornamento dell’archivio richiede una preventiva abilitazione e l’attribuzione di un profilo che consenta di visualizzare e modificare solo ciò che è autorizzato. Le posizioni movimentate sono storicizzate insieme al numero individuale dell’operatore che ha eseguito l’operazione.

Il Responsabile di Sede della sicurezza deve:

• individuare i coordinatori locali delle attività dei progetti;
• individuare gli operatori autorizzati a variazioni e inserimenti;
• comunicare alla sicurezza di sede numero individuale e generalità degli operatori da abilitare.

L’abilitazione può riguardare non solo gli addetti ai progetti, ma anche gli operatori delle attività istituzionali e delle pubbliche relazioni, qualora possano contribuire al miglioramento dei dati anagrafici.

La procedura di modifica o revoca delle autorizzazioni prevede l’accesso al pannello di abilitazione, la selezione dell’operatore interessato e la cancellazione o modifica dei profili. Dopo ogni aggiornamento di profilo, la password torna al valore standard 'INPS' e l’operatore deve reimpostare la propria password personale.

Prelievo dei lotti e assegnazione delle anagrafiche

Il coordinatore di progetto accede alla gestione variazioni anagrafiche e può prelevare i lotti di posizioni da correggere dalla tabella centrale dei ricicli. L’estrazione richiede l’impostazione di parametri selettivi, tra cui:

• numero di anagrafiche da prelevare, consigliato in multipli di 10;
• sede di competenza;
• tipo di condizionamento;
• intervallo di date di nascita;
• sesso;
• archivio, obbligatorio per il progetto LSU n. 7 relativo agli estracomunitari.

La procedura centrale assegna il lotto e ne rende disponibile il numero progressivo, da utilizzare successivamente per le stampe su AS400.

Una volta stampate le schede, il coordinatore le distribuisce agli operatori. L’assegnazione delle posizioni avviene in blocchi di 10 tramite autoassegnazione automatica: il lotto viene visualizzato con il numero delle anagrafiche disponibili e, quando tutte le posizioni sono attribuite, non compare più.

Stampa delle schede e contenuto dei lotti

La stampa avviene dal modulo AS400 dedicato alle 'Stampa schede anagrafiche ARCA'. Le schede vanno prodotte su formato A4 e il lotto è corredato da una prima pagina riepilogativa che contiene:

• codice e denominazione della sede richiedente;
• numero progressivo del lotto;
• eventuale sede proprietaria delle posizioni;
• data di creazione e di stampa;
• numero delle posizioni nel lotto;
• numero delle posizioni definite e delle posizioni non aggiornate;
• tipologia delle incongruenze;
• elementi di selezione utilizzati;
• numero individuale dell’operatore che ha effettuato il prelievo.

Le pagine successive, due per ciascuna posizione, riportano i dati anagrafici, gli spazi per le correzioni e i riferimenti agli archivi collegati, utili per ricostruire il fascicolo o reperire la documentazione necessaria.

Attività dell’operatore: ricerca dati, documentazione e fonti di verifica

L’operatore, una volta ricevuta la posizione assegnata, deve completarne i dati tramite ricerca negli archivi e nella documentazione disponibile. La circolare indica come attività da svolgere, anche senza ricorrere ai fascicoli:

• consultazione di ARCA con dati parziali e con le diverse opzioni di ricerca, per individuare posizioni valide riferibili allo stesso soggetto;
• accertamento al Fisco con transazione COD-FIS, anche in mancanza del giorno di nascita, impostando '00' e scegliendo fra i sinonimi proposti;
• verifica tramite applicazioni di collegamento con le anagrafi comunali per dati e indirizzi;
• reperimento dei dati dalla documentazione in possesso della sede.

Nel caso di soggetti nati all’estero assume rilievo, anche ai fini dello scambio dei dati con gli Stati dell’Unione Europea, la disponibilità di luogo di nascita, dipartimento estero e cittadinanza. Lo Stato di nascita è obbligatorio ai fini della validazione del codice fiscale, analogamente al comune di nascita per i nati in Italia.

Compilazione della scheda documentale e tipologie di accertamento

L’operatore deve indicare sulla scheda il tipo di documento o di accertamento effettuato. La circolare elenca le principali casistiche, tra cui:

• atti del tribunale;
• accertamento anagrafico;
• certificato anagrafico;
• documento di identità;
• autocertificazione;
• pratica;
• segnalazione dell’interessato;
• accertamento al Fisco;
• valutazione operatore.

Per ogni documento cartaceo certo devono essere riportati gli estremi e, se esistente, il riferimento alla pratica in cui è contenuto. Le indicazioni operative riguardano la compilazione chiara e completa della documentazione utilizzata per giustificare la variazione.

Correzione anagrafica, conferma dati e aggiornamento indirizzi

Dopo aver completato la ricerca dei dati, l’operatore accede alla lista delle posizioni abbinate al proprio utente e può aprire il pannello di variazione. In questo pannello i dati presenti in archivio non sono modificabili nella riga originaria, mentre nella riga sottostante vengono inserite le correzioni o i dati mancanti.

Sono fornite istruzioni puntuali sui campi più sensibili:

• il codice fiscale è obbligatorio e sottoposto a controllo formale e di congruità;
• i campi secondo cognome e secondo cognome acquisito sono riservati ai cittadini stranieri per i quali costituiscono elemento identificativo;
• luogo di nascita, provincia, stato di nascita e paesi di cittadinanza dispongono di funzione di aiuto;
• il luogo di nascita deve riportare il comune italiano o la località estera;
• la provincia di nascita deve contenere la sigla della provincia italiana o il dipartimento estero;
• per la residenza estera è previsto l’uso del codice generico;
• il campo paesi di cittadinanza è composto da due sottocampi e richiede l’utilizzo del tasto F1 per la selezione dello Stato estero o di 'Apolide'.

Una volta corretti i dati, il sistema esegue i controlli di congruità e chiede conferma. Se confermati, l’operatore deve indicare la documentazione utilizzata e, se necessario, completare gli estremi della pratica. Dopo la registrazione, il sistema abilita l’aggiornamento effettivo delle variazioni, che produce il messaggio 'AGGIORNAMENTO ARCA OK'.

Per l’indirizzo, il tasto F6 apre il pannello dedicato. Le istruzioni prevedono, tra l’altro:

• tipo indirizzo 1 per residenza, 2 per domicilio, 9 per residenza estera;
• per Bolzano, indirizzo in italiano e tedesco separato da asterisco;
• CAP corretto per aree metropolitane;
• controllo del Comune con il file dei Comuni e, in caso di difformità, uso dell’aiuto per selezionare il sinonimo corretto.

Esiti della lavorazione, stato lotti e proposte di fusione

Le posizioni definite generano l’aggiornamento dell’archivio e della tabella dei ricicli, rendendo la posizione indisponibile per ulteriori prelievi se risultata definita. Il sistema aggiorna anche le statistiche delle posizioni trattate e attribuisce un codice di definizione con peso diverso a seconda della documentazione indicata, per evitare correzioni successive basate su fonti di livello inferiore.

Dal pannello di stato lavorazioni è possibile consultare l’andamento dei lotti, con indicazione delle posizioni definite, respinte o restituite. Le posizioni respinte sono quelle non definite per mancanza di documentazione; le restituite sono quelle per cui, per motivi tecnici, l’aggiornamento non è andato a buon fine e devono essere riprese in variazione.

Le posizioni che vengono automaticamente unificate ad altra posizione presente in archivio, con conseguente unificazione dei patrimoni contributivi, sono segnalate alle Sedi per la verifica dell’operazione. Dopo la prima fase di avvio verranno inoltre trasmesse 'proposte di fusione' per le posizioni che presentano elementi compatibili ma non sufficienti per l’unificazione automatica.

Conservazione delle schede e responsabilità di supervisione

Le schede anagrafiche dei lotti devono essere conservate in apposita raccolta presso gli uffici GPA, per consentire successive verifiche e la ricomposizione completa del lotto. La supervisione delle attività di miglioramento della qualità dei dati dell’archivio anagrafico unico è affidata al Responsabile dell’Ufficio GPA.

Per la valutazione delle attività nell’ambito degli obiettivi del piano 1997, la circolare rinvia a successive comunicazioni.