Circolare numero 118 del 23-5-1997

Rimborsi di contributi a mezzo ruolo esattoriale e istruzioni contabili

La circolare fornisce le istruzioni operative e contabili per la gestione dei rimborsi di contributi indebitamente iscritti a ruolo esattoriale, con riferimento ai soli ruoli emessi senza obbligo del non riscosso per riscosso. Il documento disciplina sia la fase di sgravio sia quella di rimborso, indicando gli adempimenti delle sedi e dei concessionari, i controlli documentali e i riflessi contabili.

Ambito normativo e oggetto della disciplina

La base normativa richiamata è l’art. 2, comma 5, del D.L. n. 338, convertito nella legge n. 389/1989, che consente la riscossione coattiva dei crediti contributivi tramite ruoli esattoriali secondo il DPR n. 43/1988. La circolare precisa che le presenti istruzioni riguardano esclusivamente i ruoli emessi senza obbligo del non riscosso per riscosso, con particolare riferimento ad alcuni ruoli INPS emessi tra il 1989 e il 1990 e ai ruoli SCAU in scadenza nel novembre 1994.

In materia di rimborso, viene richiamato l’art. 33 del DPR n. 43/1988, che disciplina gli sgravi per indebito nei casi di errori materiali o duplicazioni di iscrizione a ruolo, nonché l’art. 42 del DPR n. 602/1973. Viene inoltre richiamata la circolare del Ministero delle Finanze n. 78 del 13 marzo 1995 sulle procedure relative agli elenchi di sgravio per indebito.

Modalità di esecuzione a carico dei concessionari

Quando l’ente impositore riconosce che l’iscrizione a ruolo è in tutto o in parte indebita, emette lo sgravio e ne dà avviso al contribuente, consegnando al concessionario un elenco di sgravio contenente, per ciascun contribuente, le partite indebitamente iscritte a ruolo. Nel caso di ruoli al semplice riscosso, il provvedimento assume la forma di "discarico amministrativo".

Il concessionario deve eseguire gli sgravi entro tre mesi dalla ricezione dell’elenco, provvedendo a restituire ai contribuenti le somme già versate. Entro lo stesso termine deve restituire all’ente l’elenco di sgravio corredato dalle quietanze rilasciate dai contribuenti. Le partite non rimborsate devono essere elencate con l’indicazione dei motivi del mancato pagamento e le somme relative devono essere riversate all’ente entro il giorno successivo alla scadenza trimestrale.

La circolare precisa che gli sgravi eseguiti sono definiti "conteggiati", mentre quelli non eseguiti sono definiti "riversati". È anche richiamato che il concessionario deve rimborsare al contribuente eventuali diritti percepiti.

Modalità di esecuzione a carico delle sedi

Poiché le procedure di acquisizione e gestione informatica dei dati non risultano ancora completate per tutte le gestioni contributive, la circolare impartisce anche una procedura cartacea transitoria da adottare presso le sedi. I rimborsi devono essere eseguiti tramite i concessionari del servizio di riscossione, sulla base di appositi elenchi predisposti dalle sedi competenti.

Per i ruoli senza obbligo del non riscosso per riscosso, non essendovi stata anticipazione da parte del concessionario, le somme da rimborsare devono essere messe a disposizione del concessionario stesso dalla sede. La valutazione che porta al rimborso nasce da casi tipici quali:

• ditta iscritta a ruolo per contributi già pagati in precedenza;
• ditta che ha presentato istanza di condono e ha pagato in un’unica soluzione;
• ditta alla quale sia stata trasmessa copia del discarico amministrativo dopo il pagamento della cartella esattoriale;
• ditta cancellata retroattivamente dagli elenchi di categoria.

La circolare precisa però che, per i rimborsi richiesti, l’indebito deve comunque corrispondere a una effettiva duplicazione di pagamento ed essere documentalmente provato dal richiedente. In questa fase i rimborsi vanno eseguiti solo su istanza del contribuente o del concessionario, in attesa che la gestione automatizzata consenta eventuali rimborsi d’ufficio nei casi di doppio pagamento rilevato dalla procedura.

Verifiche preventive sulla domanda e sulla documentazione

Prima di procedere al rimborso, gli uffici devono acquisire gli elementi identificativi necessari, ossia la data del versamento, i tributi iscritti a ruolo e gli importi pagati. Tali dati possono derivare direttamente dall’istanza del contribuente, purché corredata da documentazione idonea, oppure da segnalazioni del concessionario.

Nel caso di segnalazione del concessionario, devono essere allegati:

• copia del discarico amministrativo inviato dalla sede;
• copia della cartella esattoriale pagata dal contribuente;
• copia della lista quindicinale o del versamento recante il nominativo del contribuente;
• copia del bonifico bancario attestante il versamento dell’importo indicato nelle liste quindicinali.

La circolare evidenzia che il concessionario può richiedere il rimborso delle somme da lui stesso anticipate al contribuente, ma in tale ipotesi deve dimostrare l’avvenuto rimborso con idonea documentazione, anche sostitutiva, purché attesti il precedente versamento all’ente impositore, il compenso e l’IVA trattenuta, nonché il rimborso al contribuente al lordo del compenso. Se la documentazione è insufficiente, la sede deve richiederne l’integrazione.

Avviso ai contribuenti e obbligati in solido

In caso di ammissione al rimborso, la sede deve inviare un avviso al contribuente e, per conoscenza, al concessionario, con l’indicazione dell’importo ammesso e delle modalità concrete di erogazione. L’avviso deve essere indirizzato a tutti gli obbligati in solido quando l’iscrizione a ruolo riguarda più debitori, precisando che il rimborso spetta soltanto a chi dimostri il diritto mediante idonea prova dell’avvenuto pagamento.

Ipotesi di contribuente deceduto

Se nell’elenco di sgravio è compreso un contribuente deceduto, gli eredi devono dimostrare al concessionario, con documenti allegati allo sgravio, il loro diritto a percepire il rimborso intestato al de cuius. Lo sgravio deve essere firmato per quietanza da tutti gli eredi aventi diritto, non potendo il concessionario dividere autonomamente la quota spettante a ciascuno.

Modulistica, elenchi di sgravio e contenuti obbligatori

La sede deve compilare appositi elenchi di sgravio, corredati da frontespizio. Poiché i rimborsi in questione sono in numero limitato, le sedi possono riprodurre in loco i facsimili forniti, adattandoli alle esigenze locali.

L’elenco di sgravio deve contenere almeno:

• numero e anno dello sgravio;
• anno di competenza dei contributi;
• ruolo di iscrizione del carico, con anno e mese di emissione;
• causale dello sgravio;
• dati anagrafici dell’intestatario del rimborso;
• importo iscritto a ruolo;
• totale dello sgravio.

Per la compilazione può essere utilizzato il modello VAT 12 richiamato dalla circolare n. 279 del 9 dicembre 1991, oppure un modello predisposto direttamente dalla sede. Gli elenchi devono essere distinti per comune e per tipologia di manodopera. Nel caso di ruoli senza obbligo, vanno eliminate le voci non pertinenti, in particolare la colonna relativa all’aggio ricevitore e quella relativa all’IVA su aggio ricevitore.

Il frontespizio deve riepilogare i totali principali, tra cui:

• totale dei contributi sgravati al lordo dei compensi;
• compensi trattenuti dai concessionari;
• IVA sui compensi;
• totale a credito del concessionario, al netto di compensi e IVA.

Recupero dell’IVA e determinazione degli importi rimborsabili

La circolare chiarisce che i rimborsi devono essere predisposti al netto dell’IVA, poiché il concessionario, al momento del versamento dei contributi riscossi, ha trattenuto l’imposta sui compensi percepiti. Le sedi devono quindi detrarre l’IVA dai contributi da rimborsare, assumendo come base il 19% dei compensi pagati dalla ditta interessata.

L’importo dell’IVA può essere desunto dalle liste quindicinali in possesso della sede oppure richiesto al concessionario. Quest’ultimo, a sua volta, dovrà rimborsare al contribuente l’ammontare dei compensi da lui indebitamente percepiti.

Spese esecutive e rimborsi conseguenti a discarico amministrativo

Ai sensi del comma 5 dell’art. 61 del DPR n. 43/1988, al concessionario spetta il 50% delle spese e dei diritti esecutivi di cui agli artt. 1 e 2 del D.M. 19 dicembre 1989 in caso di sgravio della quota iscritta a ruolo. Ne deriva che, se viene emesso un provvedimento di discarico amministrativo dopo che la ditta ha già pagato i contributi iscritti a ruolo, e in particolare dopo l’avviso di mora o dopo atti esecutivi, il contribuente ha diritto al rimborso non solo dei contributi e dei compensi, ma anche delle spese di esecuzione pagate con l’avviso di mora.

Le modalità di liquidazione delle spese sostenute in sede di procedure esecutive e documentate dal concessionario sono regolate dalle convenzioni stipulate tra il Ministero delle Finanze e i concessionari. La circolare si riserva di fornire ulteriori comunicazioni in merito agli adempimenti delle sedi.

Riemissione degli elenchi e controlli sulle riscossioni

Gli elenchi trasmessi al concessionario devono essere eseguiti entro tre mesi. Successivamente possono verificarsi due casi:

• restituzione degli elenchi quietanzati dagli interessati, prova dell’avvenuto rimborso;
• restituzione di elenchi, o parti di essi, non quietanzati, con obbligo del concessionario di riversare entro il giorno successivo alla scadenza le somme non rimborsate.

In caso di mancata esecuzione, la sede deve accertare le cause del mancato rimborso e riemettere l’elenco di sgravio in un documento distinto, recante la dicitura "riemissione".

Per seguire emissione, riaccredito ed eventuale riemissione, le sedi devono istituire un apposito registro degli elenchi di sgravio, utile sia ai fini contabili sia per evitare duplicazioni. Per i ruoli INPS è necessario verificare che i rimborsi non siano già stati effettuati in anni precedenti dalla sede o dal concessionario; per i ruoli ex SCAU si ricorda che, in linea di principio, non avrebbero dovuto essere emessi rimborsi pregressi, ma in caso contrario la sede deve comunque eseguire i controlli dovuti.

La circolare richiama inoltre il potere della sede di verificare l’operato del concessionario e, in caso di mancato rispetto dei termini, ricorda l’applicazione delle sanzioni di cui all’art. 105 del DPR n. 43/1988, pari dal doppio al decuplo della somma non rimborsata.

Istruzioni contabili e variazioni al piano dei conti

Per le somme comprese nei ruoli esattoriali emessi per il recupero di crediti contributivi verso aziende operanti con il sistema DM, nonché verso artigiani e esercenti attività commerciali, si richiamano le istruzioni contabili della circolare n. 46 del 19 febbraio 1993.

Per i rimborsi relativi ai ruoli ex SCAU, la circolare dispone l’imputazione:

• al conto GPA 53/04 per i datori di lavoro;
• al conto GPA 53/11 per coltivatori diretti, mezzadri e coloni.

Gli importi IVA da recuperare dal concessionario devono essere rilevati con biglietti contabili fuori cassa di mod. SC 3 e contabilizzati in avere:

• del conto CMR 24/52 se relativi a ruoli dei coltivatori diretti, mezzadri e coloni;
• del conto GPA 24/52 se relativi a ruoli emessi a carico dei datori di lavoro.

Le somme restituite dal concessionario per sgravi non eseguiti devono essere imputate al conto GPA 10/99 e evidenziate con il codice bilancio di nuova istituzione 80, denominato "Somme restituite dai concessionari per sgravi ineseguiti". Nel partitario devono figurare anche il numero e la data dell’elenco di sgravio cui le partite riaccreditate si riferiscono. Le riemissioni in pagamento di tali partite devono essere addebitate al medesimo conto GPA 10/99, e sui buoni relativi agli sgravi riemessi deve essere indicato il conto "GPA 10/99".

L’allegato n. 2 riporta le variazioni al piano dei conti, con l’istituzione o la modifica dei conti CMR 24/52, GPA 24/52, GPA 53/04 e GPA 53/11.

Sintesi conclusiva operativa

La circolare impone alle sedi di eseguire con puntualità i rimborsi a mezzo ruolo esattoriale, mantenendo un costante controllo documentale, contabile e procedurale. Viene richiesto di tenere tutta la documentazione in evidenza, di aggiornare tempestivamente gli estratti conto delle singole ditte e di segnalare eventuali difficoltà operative alla Direzione vigilanza e recuperi contributivi per le determinazioni del caso.