Circolare numero 117 del 23-5-1997

Formazione 1997 e riorganizzazione per processi

La circolare integra e precisa le indicazioni già impartite con il messaggio n. 31671 del 24 febbraio 1997 in materia di piano di formazione per l’anno 1997. Lo scopo è quello di orientare la formazione locale al sostegno dei progetti di riorganizzazione per processi, alla valorizzazione delle competenze professionali e all’adeguamento dell’ordinamento del personale ai nuovi modelli organizzativi.

Quadro organizzativo e finalità strategiche

La formazione viene collocata dentro un più ampio processo di revisione del modello organizzativo dell’Istituto, fondato su:

• deverticalizzazione delle strutture e sviluppo delle integrazioni orizzontali;
• riduzione dei livelli gerarchici e superamento delle posizioni di coordinamento intermedio;
• valorizzazione del lavoro di gruppo e dei ruoli di integrazione;
• diffusione di competenze di processo e mobilità interfunzionale;
• passaggio da una gestione centrata sulla posizione di lavoro a una gestione basata sulle competenze.

In tale scenario, la formazione è qualificata come funzione di servizio e variabile strategica per la riprogettazione del lavoro, per l’accrescimento professionale e per la coerenza tra nuovi assetti funzionali e comportamenti operativi. Essa è strettamente collegata alla componente organizzativa, tecnologica, agli obiettivi di servizio e al nuovo ordinamento professionale.

Obiettivi degli interventi formativi

Gli interventi formativi devono perseguire due obiettivi convergenti:

• trasferire al personale conoscenze operative e procedurali coerenti con i nuovi modelli di processo, per un utilizzo immediato e corretto delle risorse nei nuovi moduli organizzativi;
• offrire opportunità di sviluppo professionale, consentendo al personale di acquisire livelli crescenti di qualificazione anche in relazione alla valutazione della prestazione e alla certificazione delle competenze.

La circolare sottolinea che la formazione deve essere contestualizzata nella prassi operativa, svilupparsi sul posto di lavoro e valorizzare le risorse interne della Sede. In questa prospettiva, l’offerta formativa/addestrativa è chiamata a incidere concretamente sui risultati organizzativi e sul miglioramento quali-quantitativo dei servizi.

Percorsi formativi tipo e itinerari flessibili

Per accompagnare la riprogettazione organizzativa e la crescita motivazionale del personale sono stati definiti percorsi formativi "tipo" relativi ai processi:

• "Assicurato/pensionato";
• "Gestione conto Azienda e contribuenti individuali".

Tali percorsi si fondano sulle esperienze maturate presso le Sedi prototipo di Latina, Cuneo e Modena, nonché sugli interventi di follow up in corso in altre Sedi. I percorsi standardizzati sono finalizzati a sviluppare progressivamente tutte le competenze necessarie per svolgere l’intera gamma delle attività dell’"operatore di processo".

Per garantire una transizione non traumatica verso il nuovo modello organizzativo, i percorsi tipo sono stati associati a itinerari formativi modulabili, da utilizzare in modo flessibile dalle singole strutture in relazione alle aggregazioni di attività da presidiare nell’immediato. Gli itinerari consentono di individuare le competenze necessarie per governare specifiche macro-fasi di processo, assicurando omogeneità di comportamento sul territorio senza sacrificare l’autonomia organizzativa locale.

Budget di formazione locale e criteri di riparto

I budget assegnati alle Regioni riguardano esclusivamente le attività di formazione locale a supporto della riorganizzazione e dell’allargamento professionale. Rientrano nel budget regionale:

• i compensi per docenza interna per interventi d’aula di interesse generale programmati dalle Sedi regionali;
• i compensi per docenza interna al personale esperto delle strutture di produzione nell’ambito della formazione sul posto di lavoro.

Per le attività formative conseguenti a indirizzi centrali da diffondere sul territorio, saranno messi a disposizione stanziamenti aggiuntivi, determinati sulla base del piano di realizzazione predisposto dalla Sede regionale. Le Sedi regionali devono ridefinire entro il 21 giugno 1997 il piano di formazione per l’anno 1997, evidenziando:

• la quota di budget assegnata alla Sede regionale per attività d’aula di interesse generale;
• la quota distribuita alle singole strutture di produzione per interventi formativi sul posto di lavoro;
• la quota di budget aggiuntivo necessaria per realizzare a livello locale interventi promossi dalla Sede centrale, tra cui "token ring" e "Guardia di Finanza".

Le somme impegnate per tali ultimi interventi devono gravare provvisoriamente sul budget della Sede regionale in attesa dell’attribuzione dei finanziamenti dedicati. La circolare preannuncia inoltre una variazione al Piano analitico per l’Area Formazione 1997, finalizzata ad aumentare il budget per la docenza interna mediante l’eliminazione di piani di iniziativa centrale non più realizzabili entro l’anno.

Ruolo della Sede regionale

La Sede regionale svolge una funzione di verifica, coordinamento e omogeneizzazione degli interventi formativi sul territorio. In particolare:

• esamina i piani presentati dalle Sedi di produzione;
• verifica la coerenza con i progetti di riorganizzazione e con il piano regionale di revisione organizzativa;
• assicura l’omogeneità degli interventi;
• agisce come polo propositivo per iniziative formative volte alla diffusione della cultura di processo;
• garantisce la congruità dei progetti e il loro ritorno in termini di redditività.

La circolare richiama anche il ruolo del team interfunzionale di progetto, costituito per la sperimentazione della riorganizzazione per processi, quale supporto metodologico e organizzativo per lo sviluppo delle azioni formative in sede locale.

Programmazione delle Sedi di produzione

Ciascuna Sede di produzione deve predisporre uno specifico piano annuale e trasmetterlo alla Sede regionale entro il 14 giugno 1997, ai fini della ripartizione del budget di formazione. Il piano deve essere costruito tenendo conto della fase di revisione organizzativa da realizzare nell’anno e dei fabbisogni formativi connessi.

Per la definizione del piano, i dirigenti di struttura devono:

• individuare la fase di revisione organizzativa da attuare;
• analizzare i fabbisogni formativi del personale;
• scegliere le modalità formative più idonee in base al livello di professionalizzazione e alle competenze da sviluppare;
• individuare personale esperto interno da impiegare nella formazione sul posto di lavoro;
• segnalare alla Sede regionale eventuali interventi da svolgere con personale esperto di altre strutture, solo in assenza di adeguate professionalità interne;
• definire interventi di miglioramento concordati con la Sede regionale in aree di particolare criticità operativa;
• ricorrere alla Funzione regionale o centrale per attività d’aula, seminari o convegni esterni, quando siano necessarie competenze specialistiche non acquisibili localmente;
• verificare l’apprendimento e valutare i risultati della formazione in termini di allargamento professionale e miglioramento del servizio.

La circolare precisa che, in tale processo, deve essere assicurato il coinvolgimento delle Organizzazioni sindacali, ritenuto essenziale per il successo del rinnovamento organizzativo.

Formazione sul posto di lavoro e utilizzo di personale esperto

Nelle nuove modalità di formazione assume centralità la docenza interna svolta da personale esperto di Sede, chiamato a trasferire conoscenze e capacità ai colleghi impegnati nell’ampliamento delle professionalità e nell’acquisizione di competenze di processo. Per tali attività devono essere prioritariamente utilizzati funzionari di VIII e IX qualifica funzionale con elevata esperienza professionale.

Il ricorso a personale esterno è limitato ai casi di motivata indisponibilità di risorse interne adeguate. Il personale esperto coinvolto deve collaborare:

• all’autoanalisi dei fabbisogni formativi;
• alla verifica del divario tra competenze possedute e competenze richieste;
• alla realizzazione delle azioni formative per costruire una base conoscitiva comune nel gruppo di lavoro;
• allo sviluppo delle capacità di cooperazione nel gruppo.

La circolare supera la precedente impostazione centrata su pacchetti didattici d’aula e su esperti esterni, privilegiando la formazione sul campo, l’affiancamento e l’integrazione operativa all’interno dei gruppi di lavoro.

Supporto metodologico degli Esperti e Specialisti di formazione

Le attività formative locali sono realizzate in raccordo con la Sede regionale, che assicura l’apporto metodologico degli Esperti e degli Specialisti di formazione. Tali figure supportano le direzioni delle Sedi di produzione nella:

• analisi dei fabbisogni formativi;
• progettazione dei programmi e dei piani di lavoro;
• scelta e predisposizione del materiale didattico, inclusi manuali, pacchetti e CBT;
• gestione dei percorsi formativi;
• attività di tutoraggio;
• monitoraggio dell’apprendimento individuale e degli effetti della formazione;
• valutazione e autovalutazione degli interventi.

Docenza interna: compensi e limiti

Ai dipendenti incaricati della formazione sul campo spetta il trattamento economico previsto dalle disposizioni vigenti per la docenza interna, limitatamente alle ore di attività didattica programmate nei piani approvati dalle Sedi di produzione e validati dalle Sedi regionali. I compensi sono riconosciuti per interventi d’aula, esercitazioni e addestramento pilotato in piccoli gruppi.

Resta invece esclusa la remunerazione dell’affiancamento sul posto di lavoro, considerato attività di supporto alla normale operatività. Gli incarichi di docenza non possono superare i limiti previsti dalle norme vigenti; eventuali casi eccezionali oltre le 40 ore annue possono essere autorizzati dalle Sedi regionali competenti, anche per ampliare la platea dei docenti coinvolti.

Conferimento degli incarichi di docenza

La circolare distingue tra interventi nazionali e locali. Gli incarichi sono conferiti:

• per la formazione nazionale: dal Direttore generale ai dirigenti centrali e periferici, su proposta del Direttore centrale Formazione e Progetto Risorse Umane, d’intesa con il dirigente responsabile dell’intervento; oppure dal Direttore centrale Formazione e Progetto Risorse Umane, d’intesa con il dirigente centrale o regionale, per il restante personale;
• per la formazione locale: dal Direttore regionale ai dirigenti delle strutture del territorio di competenza; dal Direttore regionale, su proposta del Direttore di Sede, al restante personale per docenze a livello regionale; dal Direttore di Sede al restante personale per docenze a livello locale.

Quando sia richiesto, in via eccezionale, l’intervento di esperti o risorse di formazione di altre sedi o della sede centrale, il conferimento dell’incarico compete al Direttore centrale Formazione e Progetto Risorse Umane o al Direttore regionale della regione di appartenenza del funzionario designato.

Certificazione dei pacchetti didattici ed evoluzione degli Esperti di materia

I pacchetti didattici da inserire nella rete informativa per standardizzare gli interventi sul territorio devono essere preventivamente validati dalla Direzione centrale Formazione e Progetto Risorse Umane, sulla base della certificazione di qualità normativo-procedurale rilasciata dalle Direzioni centrali competenti per materia.

Gli attuali Esperti di materia continuano a essere utilizzati temporaneamente per:

• interventi d’aula a carattere regionale e nazionale su argomenti di interesse comune non gestibili utilmente a livello locale;
• interventi locali, su richiesta della dirigenza di Sede, quando manchino professionalità interne adeguate.

La circolare preannuncia una revisione di questo ruolo: sulla base delle esperienze maturate nel corso dell’anno, delle capacità dimostrate e delle potenzialità emerse nella didattica, saranno definiti nuovi elenchi regionali di funzionari articolati per processo e fase di attività, destinati a costituire una disponibilità di "Referenti per la formazione". Tali referenti potranno essere impiegati per la docenza negli interventi accentrati, per il supporto alle Sedi di produzione in mancanza di personale esperto interno e per la preparazione di materiale didattico insieme agli Esperti e Specialisti di formazione.

Gestione informatica del budget e monitoraggio

Il decentramento del budget richiede un adeguamento del sistema informatico della formazione, attualmente strutturato soprattutto sulla formazione d’aula regionale. In attesa della nuova architettura, per il 1997 la gestione delle procedure resta accentrata presso la Sede regionale, che deve comunque mantenere una separata evidenza dell’utilizzo dei budget delle singole strutture e monitorarne l’impiego.

Inoltre, a seguito del messaggio n. 08830 del 12 maggio 1997, è stata resa disponibile una nuova sezione dell’archivio giuridico VEGA integrata con il sistema IN.FORMA, che consente la consultazione dei corsi svolti dai singoli dipendenti. Ai fini dei report statistici 1997, tutti i dati relativi alle edizioni corsuali, comprese quelle svolte nelle Sedi di produzione, devono essere inseriti nel data base della formazione, tramite IN.FORMA, a partire dal 1 gennaio 1997.

Per l’anno 1997 il decentramento riguarda esclusivamente il budget per la docenza interna, mentre il budget per le missioni continua a essere gestito dalla Sede regionale, anche per gli eventuali utilizzi di personale esperto proveniente da altre strutture o per la partecipazione di dipendenti delle Sedi ad attività formative organizzate in sede regionale su richiesta delle strutture di produzione.