Regolamento (UE) 2018/1291

Modifica del regolamento delegato (UE) n. 1042/2014 in materia di audit e controllo dei fondi asilo, migrazione e sicurezza

Il regolamento delegato (UE) 2018/1291 modifica il regime di designazione, gestione e controllo previsto per i programmi finanziati dal regolamento (UE) n. 514/2014. L’intervento nasce dall’esigenza di chiarire il ruolo delle autorità delegate, uniformare gli audit di sistema e delle spese e rendere più omogenea la comunicazione dei risultati alla Commissione.

Ambito e finalità

La disciplina riguarda le autorità responsabili, le autorità delegate, le autorità di audit e gli eventuali organismi di audit coinvolti nella gestione dei fondi collegati al regolamento (UE) n. 514/2014, in particolare il Fondo asilo, migrazione e integrazione e lo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi. L’obiettivo è assicurare una base comune per la verifica della legalità e regolarità della spesa, il controllo dei conti annuali e la valutazione dell’affidabilità dei sistemi nazionali.

Autorità delegate e organi esecutivi

All’articolo 5 del regolamento delegato (UE) n. 1042/2014 viene precisato che, se autorizzata dall’autorità responsabile, l’autorità delegata può operare anche come organo esecutivo ai sensi dell’articolo 8. La delega deve indicare con chiarezza i compiti trasferiti e, se del caso, i progetti per i quali l’autorità delegata può agire in tale veste.

Audit di sistema

L’articolo 14, paragrafo 1, impone all’autorità di audit di effettuare audit di sistema, audit delle spese e audit dei conti per poter formulare il parere richiesto ai fini della liquidazione annuale. Gli audit di sistema devono verificare se i sistemi di gestione e controllo dell’autorità responsabile hanno funzionato efficacemente e se forniscono ragionevole sicurezza sulla legittimità e regolarità dei dati finanziari contenuti nella richiesta di pagamento del saldo annuale.

Sulla base di tali audit, l’autorità di audit verifica anche la conformità ai requisiti fondamentali previsti dall’allegato del regolamento di esecuzione (UE) 2015/378 e accerta se l’autorità responsabile continui a soddisfare i criteri di designazione dell’allegato I del regolamento delegato (UE) n. 1042/2014.

Audit delle spese

Gli audit delle spese sono effettuati per ciascun esercizio finanziario su un campione adeguato estratto dai dati finanziari considerati ammissibili nel progetto di conti, dopo il completamento dei controlli previsti dall’articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014 e dal regolamento di esecuzione (UE) 2015/840. La popolazione auditabile comprende tutti i pagamenti dell’esercizio, inclusi prefinanziamenti, pagamenti intermedi, pagamenti finali, pagamenti per assistenza tecnica e sostegno operativo; per il Fondo Asilo, migrazione e integrazione comprende anche il numero di persone ricollocate, reinsediate, trasferite o legalmente ammesse.

Il controllo si basa su documenti giustificativi e può includere verifiche in loco delle spese dei beneficiari. Può inoltre riguardare il rispetto dei requisiti relativi alle persone ricollocate, reinsediate, trasferite o legalmente ammesse, per le quali è prevista una somma forfettaria. L’autorità di audit deve inoltre verificare la correttezza e completezza dei pagamenti registrati dall’autorità responsabile nel sistema contabile e la riconciliazione tra i diversi livelli della traccia di audit.

Se emergono un tasso di errore rilevante o problemi di natura sistemica, l’autorità di audit deve svolgere ulteriori esami, anche audit supplementari, per definire l’entità del problema. La soglia massima di rilevanza è fissata al 2 % del contributo dell’Unione riferito ai dati finanziari del progetto di conti. Le misure correttive raccomandate possono comprendere rettifiche finanziarie forfettarie in linea con il regolamento di esecuzione (UE) 2015/378.

Campionamento

Il regolamento rafforza la disciplina del campionamento imponendo che il metodo sia definito o approvato dall’autorità di audit conformemente agli standard di audit riconosciuti a livello internazionale. Il metodo deve consentire la stima del tasso di errore totale del progetto di conti per l’esercizio finanziario e deve essere adeguatamente documentato nella relazione annuale di controllo.

Se non è possibile utilizzare un campionamento statistico, è ammesso un campionamento non statistico basato sul giudizio professionale dell’autorità di audit, a condizione che sia casuale e copra almeno il 10 % del valore dei dati finanziari del progetto di conti. Il regolamento consente anche la stratificazione dei dati finanziari in gruppi omogenei. Quando nel campione sono presenti pagamenti che liquidano prefinanziamenti di esercizi precedenti, tali prefinanziamenti rientrano nell’audit delle spese, ma ai fini della rendicontazione nella tabella 10.2 si considerano solo gli importi dell’esercizio in corso.

Audit dei conti

L’audit dei conti serve a garantire con ragionevole sicurezza che i conti annuali offrano un quadro fedele dei dati finanziari dichiarati nella richiesta di pagamento del saldo annuale. L’autorità di audit verifica la corretta registrazione di tutti i dati finanziari e dei contributi pubblici, la corrispondenza con i documenti contabili giustificativi, la coerenza degli importi dichiarati rispetto al sistema contabile, la corretta gestione degli importi ritirati, recuperati, da recuperare o non recuperabili e l’effettiva esecuzione dei controlli amministrativi, finanziari, operativi e sul posto.

Sulla base del tasso di errore totale risultante dagli audit delle spese e delle conclusioni dell’audit dei conti, l’autorità di audit calcola il tasso di errore residuo da utilizzare per il parere da trasmettere alla Commissione. Tale calcolo deve essere documentato nella relazione annuale di controllo.

Carenze sistemiche, raccomandazioni e monitoraggio

Qualora le attività di audit evidenzino carenze sostanziali nel funzionamento dei sistemi di gestione e controllo, l’autorità di audit deve valutare il relativo impatto finanziario secondo il regolamento di esecuzione (UE) 2015/378, formulare raccomandazioni di misure correttive e preventive e monitorare l’attuazione di un piano d’azione da parte dell’autorità responsabile. L’autorità di audit comunica inoltre all’autorità designante se, a suo parere, l’autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione.

Relazione annuale di controllo e trasmissione alla Commissione

Il regolamento impone che tutte le informazioni sulle attività di audit siano consolidate in una relazione annuale di controllo, da redigere secondo il modello contenuto nell’allegato II. La relazione deve essere trasmessa alla Commissione tramite il sistema elettronico di scambio dati previsto dal regolamento di esecuzione (UE) n. 802/2014, entro e non oltre 3 giorni lavorativi dalla data in cui l’autorità responsabile presenta la richiesta di pagamento del saldo annuale.

Contenuto dettagliato del modello allegato

Il modello di relazione annuale di controllo è strutturato in sezioni dedicate a:

• introduzione e identificazione degli organismi coinvolti;
• conformità ai criteri di designazione e modifiche significative dei sistemi di gestione e controllo;
• modifiche della strategia di audit, inclusi i metodi di campionamento;
• audit di sistema, con descrizione delle risultanze sui requisiti fondamentali e delle eventuali carenze sistemiche;
• audit delle spese, con dettaglio di campioni, errori, tassi di errore, rettifiche e misure correttive;
• audit dei conti, con conclusioni sulla fedeltà dei conti annuali;
• coordinamento con altri organismi di audit e controllo qualità;
• altre informazioni, incluse eventuali frodi o eventi successivi rilevanti;
• livello complessivo di affidabilità del sistema, espresso secondo categorie standardizzate.

Sono inoltre previsti allegati tabellari con i risultati degli audit di sistema, degli audit delle spese e degli eventuali audit supplementari sulle spese, includendo parametri di campionamento, tassi di errore, rettifiche finanziarie e livello di affidabilità complessivo.

Entrata in vigore

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea ed è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno Stato membro.