Circolare numero 280 del 7-12-1993

Emissione generalizzata degli estratti conto assicurativi

La circolare illustra in modo analitico l’operazione di emissione generalizzata degli estratti conto assicurativi, dopo i precedenti interventi che ne avevano tracciato le linee generali. L’obiettivo è fornire agli assicurati un documento completo della posizione contributiva disponibile negli archivi e disciplinare le modalità di gestione delle eventuali segnalazioni di errore o omissione, con apposite istruzioni operative per le Sedi.

Destinatari dell’estratto

L’estratto è inviato a tutti gli assicurati, lavoratori dipendenti e autonomi, di età non superiore a 59 anni se uomini e 54 se donne. Sono esclusi:

• i titolari di pensione di invalidità, inabilità e anzianità;
• i soggetti con posizione solo anagrafica, senza registrazioni contributive;
• i titolari di posizioni contributive trasferite ad altro Ente.

Poiché ciascun estratto può contenere al massimo 80 registrazioni contributive, se la posizione assicurativa supera tale soglia vengono spediti contemporaneamente due o più estratti.

Contenuto dell’estratto conto

L’estratto riporta i dati risultanti dagli archivi ARPA, O1/M, ART, COMM, LA, VV e LD. Le registrazioni comprendono tutti i periodi assicurativi fino al 31 dicembre 1990 ed espongono i dati secondo la tecnica dell’estratto UNEX di tipo K.

Nella fase iniziale di avvio non sono inclusi:

• i periodi di contribuzione figurativa relativi a DS, maternità e TBC liquidati con procedura automatizzata;
• i periodi di iscrizione ai Fondi speciali di previdenza, i cui archivi sono ancora in costituzione e saranno integrati nella riemissione del 1995.

Testata, riquadro contributivo e quadro delle notizie varie

La testata dell’estratto indica:

• la Sede di competenza, determinata in base all’indirizzo dell’assicurato;
• la data di emissione, uguale per tutti gli estratti dello stesso contingente;
• i dati anagrafici essenziali dell’intestatario, ossia cognome, nome e data di nascita.

Nel riquadro contributivo sono esposti, per ciascuna registrazione:

• il periodo di riferimento, espresso con le date dal/al;
• il tipo di contribuzione, indicato in chiaro in relazione all’attività o all’evento che ha generato la registrazione;
• il numero dei contributi utili al diritto alla pensione, espresso in giornate, settimane o mesi;
• la retribuzione o il reddito;
• le note di rinvio.

Per i lavoratori dipendenti vengono riportate retribuzioni provenienti dagli archivi O.1/M, da alcuni periodi figurativi dell’archivio ARPA e dai lavoratori domestici. Per i lavoratori autonomi ART e COMM viene indicato il reddito del titolare d’impresa dal 1982 e quello dei collaboratori dal secondo semestre 1990.

Il quadro delle notizie varie, collocato in chiusura delle registrazioni contributive, segnala pratiche in corso presso una SAP e pratiche definite che comportano una riduzione della posizione assicurativa.

Note e avvertenze di lettura

Le note contengono le avvertenze sull’utilizzo dei periodi contrassegnati dai numeri di rinvio. Le principali avvertenze riportate nell’estratto precisano che:

• quando nello stesso anno vi sono più registrazioni, i contributi si sommano solo se i periodi non coincidono, per evitare duplicazioni;
• per i contributi agricoli giornalieri anteriori al 1984 le giornate devono essere rivalutate secondo i coefficienti di legge, con un massimo comunque di 270 giornate annue;
• i coefficienti di rivalutazione indicati sono 2,60 per gli uomini e 3,86 per donne e ragazzi;
• la rivalutazione non va effettuata quando i contributi agricoli da lavoro dipendente sono usati per liquidare una pensione nelle gestioni speciali CD/CM, ART e COMM;
• l’estratto non comprende i periodi di iscrizione ai Fondi speciali di previdenza, che saranno integrati successivamente.

Richiesta di rettifica dei dati

All’estratto è allegata la cartolina a lettura ottica "Richiesta di rettifica dei dati", che l’assicurato deve usare per correggere gli errori o le omissioni nei dati anagrafici contenuti nel riquadro "Dati in possesso dell’INPS". La cartolina può essere spedita all’INPS nella busta allegata, consegnata a un Ente di patronato oppure presentata direttamente a una Sede INPS.

Le istruzioni operative per la compilazione prevedono che:

• siano compilate solo le caselle relative ai dati da correggere;
• nella casella del comune o Stato estero di nascita il nato all’estero indichi lo Stato e non la località;
• nella casella provincia sia riportata la sigla automobilistica, da lasciare in bianco se la nascita è avvenuta all’estero o in territorio non più italiano;
• nella casella nazionalità estera i lavoratori stranieri indichino la sigla internazionale dello Stato di cittadinanza.

La cartolina serve anche a segnalare preventivamente inesattezze nei periodi contributivi, soprattutto se riferite all’anno 1981, per il quale nel 1994 sarebbero scaduti i termini prescrizionali. In tal caso l’assicurato deve barrare le caselle dedicate alle domande di variazione contributiva e poi presentare il mod. ECO2-93/Ctr., corredato dalla documentazione probatoria richiesta.

Dati in possesso dell’INPS e moduli di rettifica

Nel riquadro "Dati in possesso dell’INPS" sono riportati i dati anagrafici dell’assicurato come risultano all’Istituto, così da consentirne il controllo. Le eventuali correzioni o integrazioni devono essere richieste tramite la cartolina allegata.

La cartolina può anche essere utilizzata per preannunciare una richiesta di variazione contributiva, che dovrà essere dettagliata sul mod. ECO2-93/Ctr. Poiché i dati saranno letti otticamente, la compilazione deve essere accurata e conforme alle istruzioni riportate sul retro del modulo. Sul retro è inoltre contenuta la delega al patronato e l’indicazione della Sede destinataria della spedizione.

Fase di emissione degli estratti

L’emissione è programmata per blocchi di età, con inizio dalle classi 1934/1939 per gli uomini e 1939/1944 per le donne. Le classi interessate di volta in volta e il numero degli estratti assegnati alle singole Sedi saranno comunicati separatamente, sia per evitare richieste improprie da parte dei soggetti non compresi nel contingente, sia per consentire alle strutture periferiche di organizzarsi.

L’estratto è inviato all’indirizzo risultante dall’anagrafe fiscale in base alla dichiarazione dei redditi 1991; per i soggetti non riscontrati dal Fisco si utilizza l’indirizzo presente negli archivi dei conti assicurativi. Gli indirizzi privi di CAP o con CAP incoerente vengono normalizzati sulla base del Comune o della Provincia. Se il Comune ha più CAP, l’estratto viene messo in carico alla Sede provinciale.

Gli estratti non recapitabili per mancanza di elementi utili, nonché quelli restituiti per irreperibilità del destinatario, vengono memorizzati nell’archivio centrale e trattati come non spediti. In caso di restituzione, la Sede deve barrare la casella B nello spazio "RISERVATO INPS" della cartolina e acquisirla. La conclusione della spedizione è prevista, in linea di massima, entro fine giugno 1994, anche per consentire la segnalazione tempestiva delle anomalie relative all’anno 1981, che sarebbe andato in prescrizione da ottobre 1994.

Archivio centrale e gestione del rientro

Viene costituito un archivio anagrafico centrale di tutti gli estratti emessi, utilizzato come tramite per le Sedi in collegamento lineare con gli archivi di gestione. Le richieste di variazione anagrafica e/o contributiva devono, di regola, rientrare tramite la cartolina a lettura ottica allegata all’estratto.

Quando un assicurato riceve più estratti per la presenza di conti individuali con anagrafiche diverse, deve trasmettere tutte le cartoline di richiesta di variazione, preferibilmente in un’unica soluzione. L’acquisizione delle informazioni contenute nella cartolina consente alla Sede di valutare l’entità delle attività da svolgere e di organizzare gli interventi necessari.

Variazioni anagrafiche

Le variazioni anagrafiche sono prioritarie, poiché spesso consentono di eliminare anche le anomalie contributive collegate. L’archivio centrale mette a disposizione dell’operatore, su richiesta, eventuali omonimi e sinonimi del soggetto e le relative posizioni contributive, al fine di agevolare la decisione.

Le variazioni anagrafiche richieste allo sportello e non bisognose di istruttoria possono essere eseguite immediatamente. In tal caso la Sede deve:

• barrare la casella "A" nello spazio "RISERVATO INPS" della cartolina;
• acquisire la cartolina con lettore ottico.

Le variazioni confermate devono essere convalidate tramite incrocio con il Fisco, salvo che sia già presente un’anagrafica con codice fiscale validato. Gli aggiornamenti saranno poi registrati a regime nell’archivio centrale e riversati automaticamente negli archivi di gestione interessati; in attesa delle procedure dedicate, tali aggiornamenti devono essere eseguiti con le modalità ordinarie.

Variazioni contributive

Le richieste di modifica o integrazione contributiva, preannunciate con la cartolina, devono essere specificate sul mod. ECO2-93/Ctr., disponibile presso Sedi ed Enti di patronato. Se l’assicurato ha a disposizione la documentazione richiesta, può presentare direttamente allo sportello la cartolina e il modello ECO2-93/Ctr.

In questo caso la Sede deve:

• barrare la casella "C" nello spazio "RISERVATO INPS" della cartolina;
• acquisire la cartolina mediante lettura ottica.

Il modello ECO2-93/Ctr. indica i periodi da variare e la documentazione da produrre. Sulla base di tali elementi, delle informazioni presenti negli archivi istituzionali e degli atti già in possesso della Sede, saranno svolte le operazioni di sistemazione della posizione contributiva. Per i casi di omissioni contributive la circolare rinvia a successive istruzioni operative.

Aspetti organizzativi delle Sedi

La Sede di riferimento per l’assicurato è, in linea di principio, quella individuata dall’indirizzo riportato nell’estratto. Tuttavia, ogni Sede può trattare anche segnalazioni "fuori sede" grazie all’accesso all’archivio centrale, purché non occorra una specifica competenza territoriale di altra struttura.

Quando una stessa pratica coinvolge più Sedi o quando la domanda è stata presentata presso una Sede diversa da quella competente, l’archivio centrale consente di trasmettere alle Sedi interessate le informazioni necessarie, evitando lo spostamento della documentazione cartacea.

Rilevazioni statistiche e controllo dell’operazione

Per monitorare l’andamento dell’operazione sono previsti specifici report, che consentono controlli a livello direzionale regionale e centrale. Le rilevazioni riguardano in particolare:

• numero degli estratti emessi;
• numero degli estratti non emessi per mancanza di indirizzo;
• numero degli estratti restituiti per irreperibilità del destinatario;
• numero delle richieste di variazione anagrafica;
• numero delle segnalazioni di variazione contributiva;
• numero delle segnalazioni di variazione contributiva relative all’anno 1981;
• numero delle richieste di variazione contributiva;
• numero delle variazioni anagrafiche effettuate;
• numero delle variazioni contributive effettuate.

Struttura organizzativa consigliata

Le Sedi devono adottare soluzioni organizzative flessibili, calibrate sul flusso di rientro e sulle risorse disponibili. Lo schema di riferimento suggerito comprende:

• una reception informatizzata per lo smistamento degli assicurati, la consegna della modulistica, le informazioni generali e la prenotazione appuntamenti;
• postazioni presidiate per la gestione del numero verde e della procedura di prenotazione;
• uno o più punti di incontro di primo livello per informazioni, ricezione delle cartoline, prima istruttoria e acquisizione dei dati di variazione;
• uno o più punti di incontro di secondo livello per i casi prenotati e più complessi;
• un punto di incontro dedicato a patronati, consulenti e associazioni di categoria;
• un nucleo operativo, denominato anche "isola estratto conto", per le attività di retro sportello, la sistemazione delle posizioni e le elaborazioni previste.

La circolare sottolinea che l’assegnazione delle risorse deve essere verificata giornalmente e rimodulata secondo le necessità operative.

Rapporti con patronati e associazioni esterne

Vista la complessità dell’operazione e la rilevanza del numero degli interessati, è richiesto il massimo coinvolgimento degli istituti di patronato e delle associazioni esterne nelle attività di informazione, assistenza e canalizzazione delle richieste. Le strutture periferiche devono quindi attivare iniziative di collaborazione e intesa a livello territoriale.

In particolare, le Sedi devono:

• programmare incontri periodici con i patronati per concordare le intese prima e durante la gestione dell’operazione, fornire aggiornamenti sul flusso degli estratti e sugli sviluppi procedurali e rimuovere eventuali difficoltà;
• organizzare in Sede punti di incontro riservati ai patronati per la ricezione delle segnalazioni di variazione e per la consulenza nei casi particolari o di carattere generale.

Ruolo delle Sedi regionali

Le Sedi regionali svolgono funzioni di indirizzo, coordinamento e supporto tecnico-operativo. In particolare devono:

• garantire la continuità del collegamento del centro elettronico nelle fasce orarie richieste per le elaborazioni centrali, cioè dalle 8.00 alle 19.00 dal lunedì al venerdì e dalle 8.00 alle 13.00 del sabato, con eventuali turni aggiuntivi anche nei festivi su richiesta della Direzione centrale per la tecnologia informatica;
• individuare e segnalare alla Direzione centrale Sistema qualità e alla Direzione centrale per la tecnologia informatica un dirigente referente;
• verificare la presenza, presso tutte le strutture regionali, dei prerequisiti organizzativi, tecnici e strumentali necessari;
• esercitare un costante controllo direzionale tramite il monitoraggio dei flussi e dello stato degli aggiornamenti;
• trasmettere mensilmente una relazione sintetica alla Direzione centrale Sistema qualità sull’andamento dell’operazione e sulle problematiche emerse.

Allegati: pratiche e note rilevanti

Gli allegati richiamano pratiche in corso che possono incidere sulla posizione assicurativa, come trasferimenti contributivi, riscatti, ricongiunzioni, certificazioni verso altre gestioni, rimborsi e trasferimenti a INPDAI, ENPALS, Stato o Fondi speciali.

Le note riepilogate nell’allegato 2 segnalano, tra l’altro:

• contribuzione da verificare per anomalie d’archivio;
• settimane non utili al diritto alla pensione di anzianità perché relative a disoccupazione;
• contributi ridotti al massimo riconoscibile nel periodo;
• numeri di contributi soggetti a verifica per insufficienza della retribuzione rispetto al minimo di legge;
• possibili prolungamenti per i periodi di navigazione;
• periodi accreditabili a domanda entro il limite di 52 settimane complessive nella vita assicurativa e non utili per la pensione di anzianità, riferiti alla malattia.