Circolare numero 277 del 6-12-1993

Decentramento delle prestazioni dei Fondi speciali di previdenza

La circolare aggiorna lo stato dell’operazione di decentramento avviata con la circolare n. 290 del 21 dicembre 1992, precisando che nel mese di dicembre verranno completate le fasi necessarie a rendere le SAP pienamente autonome nella gestione delle prestazioni dei Fondi speciali di previdenza. L’intervento riguarda in particolare la liquidazione delle pensioni, le domande di riscatto e ricongiunzione, le ricostituzioni e il nuovo assetto delle competenze della Struttura di progetto, che manterrà comunque un ruolo di supporto nel corso del 1994.

Liquidazione delle pensioni

Sul versante delle pensioni, la circolare segnala che l’aggiornamento degli archivi e la validazione degli estratti conto tramite posta elettronica hanno ormai raggiunto una sostanziale regolarità; le difficoltà tecniche che avevano inciso sul fondo "telefonici" risultano in fase di superamento. Le Sedi dispongono dunque degli strumenti per operare con adeguata funzionalità.

Sul piano normativo, sono già state trasmesse le disposizioni riepilogative relative ai diversi Fondi e, con circolare n. 243 del 27 ottobre 1993, sono stati illustrati i criteri di applicazione del D.L. 30 dicembre 1992, n. 503. È inoltre imminente l’emanazione della circolare sugli adempimenti connessi alla liquidazione della pensione di invalidità, che completa il quadro delle istruzioni normative.

Sul piano organizzativo, il rilascio delle nuove procedure di liquidazione e calcolo e l’inserimento delle fasi istruttorie nell’archivio automatizzato di gestione delle pensioni (EAD 75) consentono alle SAP di monitorare l’andamento del processo produttivo e di adottare, se necessario, interventi correttivi. La circolare sottolinea che, superata la fase iniziale di rodaggio, le Sedi devono prestare la massima attenzione per ridurre in tempi brevi i ritardi ancora presenti nella gestione delle pensioni dei Fondi.

Riscatti, riconoscimenti, ricongiunzioni e unificazioni

Nel mese di dicembre saranno rilasciate le procedure automatizzate di definizione e calcolo per le domande di riscatti, riconoscimenti, ricongiunzioni e unificazioni, insieme alle relative istruzioni operative. Il completamento dell’azione formativa già svolta consentirà alle SAP di gestire tali pratiche con maggiore tempestività e con effetti positivi anche sulla liquidazione delle pensioni, poiché una parte rilevante delle prestazioni richiede contestualmente la definizione di queste domande.

La circolare evidenzia la possibilità di definire in un unico procedimento, anche se in fasi successive, sia il trasferimento della contribuzione dall’AGO sia il calcolo dell’onere a carico dell’interessato, con conseguente semplificazione e accelerazione dell’iter. Per queste ragioni viene richiesto di concentrare presso le SAP tutte le domande ancora in attesa di definizione.

In questo quadro, la Direzione Generale ha disposto il trasferimento alla competenza di tutte le SAP delle domande ancora giacenti presso la Struttura di progetto, che cesserà la gestione diretta di tali pratiche. Il trasferimento delle pratiche non definite avverrà alle sedi competenti per CAP di residenza dell’assicurato, mediante trasmissione telematica dei dati nel sistema di Base anagrafica GPA e successivo invio della documentazione cartacea. Le modalità tecniche saranno illustrate con una successiva circolare operativa.

Ricostituzioni e formazione

Per le domande di ricostituzione, la circolare richiama l’avvio dell’attività formativa disposto con messaggio n. 18468 del 19 settembre 1993. Tale formazione verrà completata a livello decentrato entro il mese di dicembre e, nello stesso periodo, la Struttura di progetto trasferirà alle unità periferiche la residua giacenza delle pratiche, così da consentire l’avvio dell’attività direttamente in sede subito dopo i corsi.

Le sedi devono pertanto astenersi fin d’ora dall’inviare alla Struttura le domande di ricostituzione, poiché la loro trattazione sarà gestita a livello periferico.

Nuovo ruolo della Struttura di progetto

Con l’ulteriore decentramento delle funzioni operative, le competenze della Struttura di progetto vengono ridefinite. Essa si occuperà essenzialmente della validazione delle posizioni assicurative tramite posta elettronica e dell’assistenza/supporto alle sedi. La validazione degli estratti, introdotta con la circolare n. 290 del 21 dicembre 1992, viene ribadita come elemento fondamentale per la corretta istruttoria anche delle pratiche di riconoscimento, riscatto, ricongiunzione e ricostituzione.

Validazione delle posizioni assicurative tramite posta elettronica

La procedura di posta elettronica prevede l’attribuzione di codici che attestano l’affidabilità della posizione assicurativa: validazione definitiva con codice "D" oppure provvisoria con codice "P". Il codice provvisorio deve essere utilizzato quando la Struttura non può garantire la completezza della posizione assicurativa, in particolare nei casi in cui:

• vi siano domande di riscatto, riconoscimento, ricongiunzione a titolo oneroso o unificazione ancora non definite, oppure in attesa di pagamento per l’utilizzo della contribuzione;
• si sia in attesa, soprattutto per il fondo telefonici, della comunicazione dell’assunzione dell’onere da parte delle aziende, necessaria per il caricamento dei relativi contributi.

Quando venga apposta la sigla "P" ma la contribuzione accreditata sia comunque sufficiente per maturare il diritto a pensione, le sedi possono liquidare la prestazione in via provvisoria. Per arrivare alla liquidazione definitiva è necessario formulare una nuova richiesta di posta elettronica, che potrà essere inviata solo dopo il decorso di almeno un mese dalla convalida provvisoria della posizione assicurativa.

Aggiornamento degli archivi e ruolo delle sedi

Una volta definite le domande di riscatto, ricongiunzione e riconoscimento e, se richiesto, dopo il pagamento dell’onere da parte dell’assicurato, le strutture periferiche devono aggiornare direttamente l’archivio automatizzato, trasferendo sulle posizioni assicurative degli iscritti ai Fondi speciali i dati relativi ai contributi riscattati o ricongiunti.

La Struttura centrale garantisce che gli archivi siano coerenti con la documentazione cartacea conservata agli atti, mentre le sedi sono responsabili dell’inserimento dei dati relativi alle operazioni da esse concluse.

Assistenza e consulenza alle sedi

La Struttura di progetto, alleggerita dal decentramento delle attività, assume anche una funzione di assistenza e consulenza per la periferia. Il supporto operativo potrà concretizzarsi in tre modalità principali:

• brevi interventi a livello regionale o presso la Sede Centrale;
• accessi del personale SAP presso la Struttura di progetto;
• richieste di consulenza telefonica al personale esperto della Sede Centrale, utilizzando i numeri già comunicati con messaggio n. 42757 del 1 febbraio 1993.

L’intera attività di assistenza e consulenza è coordinata dalla Struttura di progetto, alla quale le Sedi Regionali devono inviare le richieste di intervento. Eventuali ulteriori esigenze formative, da svolgersi con il supporto degli esperti centrali, devono essere segnalate dalle competenti Sedi Regionali alla Direzione Centrale Sistema Qualità - Area Formazione e alla Struttura di progetto.