Circolare numero 71 del 2-3-1994

Monitoraggio e nuove modalità operative per l’attività di vigilanza

La circolare interviene per dare uniformità nazionale all’organizzazione dell’attività ispettiva, a seguito di un monitoraggio svolto presso tutte le SAP in applicazione delle direttive già emanate con le circolari n. 21 del 28.1.1991, n. 245 del 15.10.1991 e n. 168 del 7.7.1992. L’obiettivo è superare le criticità emerse e rafforzare una logica di controllo di qualità, coinvolgendo sia le Sedi Regionali sia le strutture operative di vigilanza.

Esito del monitoraggio e criticità riscontrate

L’analisi delle realtà operative ha mostrato che, in generale, le nuove direttive sono state recepite e hanno indotto un ripensamento dell’attività ispettiva in termini di programmazione e di selezione di azioni mirate sul territorio. Tuttavia, sono emersi ritardi in alcuni aspetti ritenuti essenziali, tra cui:

• adeguata dotazione di risorse umane e strumentali agli Uffici e alle Unità operative di Vigilanza;
• svolgimento delle riunioni periodiche previste con tutti gli operatori del settore;
• svolgimento delle ispezioni in coppia, soprattutto nella fase di primo accesso.

È stata inoltre rilevata una notevole difformità nelle modalità di programmazione dell’attività di vigilanza e nella verifica dell’attività ispettiva, talvolta ancora basata su controlli formali dei comportamenti operativi anziché su un effettivo controllo direzionale dei risultati complessivi.

Ruolo delle Sedi Regionali

Le Sedi Regionali sono richiamate al loro ruolo istituzionale di propulsione, coordinamento e verifica della congruità complessiva delle strutture produttive. In tale ambito devono:

• assicurare che presso tutte le SAP si svolgano le riunioni periodiche previste;
• verificare, per ciascuna SAP, che il supporto amministrativo e le dotazioni strumentali assegnate agli Uffici Vigilanza siano proporzionati al numero degli ispettori in servizio;
• trasmettere tali dati alla Direzione Centrale Vigilanza e Recuperi contributivi entro il 31 marzo p.v., secondo lo schema richiamato nel messaggio n. 21975 del 3.4.1993.

La finalità è garantire il normale svolgimento del processo produttivo e l’ottimizzazione dell’attività di vigilanza.

Modalità di svolgimento delle ispezioni

La circolare ribadisce quanto già affermato nella circolare n. 21/1980 e nella circolare n. 168/1992 in ordine alla necessità di condurre le ispezioni in coppia, soprattutto al primo accesso. Tale modalità è considerata una garanzia sia per i verbalizzanti sia per i datori di lavoro.

Viene inoltre confermato che le visite ispettive devono essere attentamente preparate, rapportando la forza da impiegare alle dimensioni dell’azienda e alla sua articolazione nel territorio. In tal modo si rafforza l’efficacia dell’intervento e si rende più coerente l’attività rispetto alle caratteristiche concrete dell’impresa da controllare.

Programmazione dei carichi di lavoro e fase di pianificazione quindicinale

La circolare rileva difformità anche nella fase di assegnazione delle pratiche e di controllo degli adempimenti, in contrasto con la circolare n. 168/1992, che già imponeva di valutare i carichi di lavoro di ciascun ispettore tenendo conto della complessità e delle difficoltà presumibili delle indagini, al fine di evitare accumuli di giacenze e favorire una rapida conclusione degli accertamenti.

Per ricondurre i comportamenti a uniformità, viene introdotta una formalizzazione dei programmi individuali che prevede:

• una fase programmatoria mensile;
• una fase intermedia di "pianificazione e verifica operativa" con cadenza quindicinale;
• una successiva fase di controllo dei risultati.

La fase quindicinale costituisce un momento di coinvolgimento dei funzionari e del responsabile dell’area nelle scelte operative ed è concepita anche come strumento di razionalizzazione dell’organizzazione del lavoro individuale e complessivo dell’Ufficio.

Prospetto del piano operativo

Per la formulazione del piano è stato predisposto un apposito prospetto, trasmesso alle Sedi Regionali via fax, destinato a:

• evidenziare il carico di lavoro di ogni singolo ispettore o coppia di ispettori;
• consentire l’analisi dei risultati conseguiti.

Il prospetto è articolato in due sezioni.

Sezione 1a: programmazione

Nella Sezione 1a devono essere indicate analiticamente le aziende da ispezionare nel periodo di validità del piano operativo. In fase esecutiva viene lasciata all’ispettore la scelta dei luoghi e dei tempi dell’accertamento, anche per preservare l’effetto sorpresa, ritenuto essenziale per l’efficacia dell’attività ispettiva.

In calce a questa sezione è prevista una nota che autorizza, nell’ambito territoriale di competenza della Sede, gli accessi presso:

• le aziende indicate;
• le loro dipendenze;
• i soggetti pubblici e privati direttamente collegati all’accertamento in corso.

La previsione è motivata dalla necessità di consentire iniziative operative non preventivabili, spesso determinate dagli sviluppi delle prime indagini.

Sezione 2a: verifica finale

La Sezione 2a è destinata alla verifica da effettuarsi al termine della validità del piano. I funzionari incaricati devono rendere un resoconto completo dell’attività svolta, indicando per ciascuna azienda:

• la data di inizio dell’ispezione;
• le date dei successivi accertamenti;
• la data di conclusione.

Devono inoltre essere riportati gli eventuali accessi compiuti presso altre dipendenze, consulenti, enti o altri soggetti. La verifica è considerata un momento essenziale di coinvolgimento degli operatori e di misurazione dell’efficacia dell’azione programmatoria, oltre che uno strumento per impostare il piano quindicinale successivo, nel quale vanno ricomprese tutte le aziende per le quali l’ispezione non sia stata conclusa.

Interruzioni delle indagini

Le eventuali interruzioni delle indagini, se riconducibili alle ipotesi già previste dalla circolare n. 168/1992 o a motivi del tutto eccezionali, devono essere annotate nella scheda con l’indicazione:

• della causa di sospensione;
• della data presumibile di ripresa.

Custodia e conservazione dei piani

Per ragioni di riservatezza, i piani predisposti devono essere custoditi dal Dirigente dell’Ufficio Vigilanza e, una volta esaurita la loro validità, conservati agli atti dell’Ufficio.

Missioni, mezzo proprio e rendicontazione

Quanto alle autorizzazioni alle missioni e all’eventuale uso del mezzo proprio, la circolare stabilisce che i funzionari debbano compilare, sulla base del piano operativo, un’unica richiesta di autorizzazione valida per l’intero periodo di operatività del piano, indicando soltanto le località di residenza delle aziende riportate nella Sezione 1a. Tale autorizzazione copre anche le condizioni richieste per la tutela assicurativa dei dipendenti autorizzati a servirsi del proprio mezzo di trasporto.

Non è richiesta una nuova autorizzazione per gli spostamenti verso:

• filiali delle aziende;
• consulenti;
• altre amministrazioni,

qualora tali trasferte siano necessarie per acquisire elementi utili al completamento dell’ispezione, anche con riferimento all’eventuale utilizzo del mezzo proprio.

Sulla base della Sezione 2a verranno poi compilati i rendiconti delle missioni effettuate.

Convocazione dei responsabili

Per una migliore illustrazione delle direttive, i Capi degli Uffici e delle Unità operative di Vigilanza saranno convocati con successivo messaggio presso la Direzione Generale.