Risoluzione n. 14 del 21/01/2008

Conservazione elettronica delle fatture e limiti operativi

La risoluzione affronta il tema della conservazione sostitutiva delle fatture attive e passive, alla luce del d.m. 23 gennaio 2004 e dei chiarimenti già forniti con le circolari n. 45/E del 19 ottobre 2005 e n. 36/E del 6 dicembre 2006. L’Agenzia esamina tre procedure prospettate da una società che offre servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione documentale, chiarendo quando sia possibile procedere alla conservazione elettronica e quando, invece, sia necessaria la previa acquisizione dell’immagine del documento analogico.

Quesito prospettato dalla società

La società istante intende operare come soggetto delegato dal cliente all’intero procedimento di conservazione sostitutiva di documenti a rilevanza tributaria. Le procedure descritte riguardano:

• le fatture attive dei clienti, ricevute come spool di stampa oppure già convertite in file immagine statici e non modificabili;
• le fatture passive dei clienti, ricevute dal fornitore o direttamente dalla società istante tramite posta elettronica, scan to mail, fax server e simili;
• le fatture scambiate tramite sistema EDI, per le quali la società agirebbe come VAN e come delegata alla conservazione.

In tutti i casi, la società prevede di convertire il documento in formato immagine o PDF/TIFF, acquisire i dati rilevanti per ricerca ed estrazione, apporre firma elettronica qualificata e marca temporale, quindi memorizzare i documenti su supporti idonei.

Soluzione interpretativa del contribuente

L’istante ritiene che i requisiti degli articoli 3 e 4 del d.m. 23 gennaio 2004 siano rispettati dalle procedure descritte. In particolare, sostiene di poter conservare sostitutivamente:

• le fatture attive e passive senza passare dalla fase di acquisizione dell’immagine da supporto fisico;
• le fatture scambiate via EDI, senza dover acquisire preventivamente le relative immagini da supporto fisico.

Principi richiamati dall’Agenzia

L’Agenzia richiama il combinato disposto degli articoli 3 e 4 del d.m. 23 gennaio 2004, secondo cui la conservazione elettronica di documenti analogici si realizza mediante memorizzazione su supporti ottici o altri supporti idonei della loro immagine, e si conclude con:

• la sottoscrizione elettronica;
• l’apposizione della marca temporale;
• da parte del responsabile della conservazione, sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica contenente l’impronta o la marcatura dei documenti.

Il processo di memorizzazione deve inoltre:

• avvenire su supporti che garantiscano la leggibilità nel tempo;
• rispettare l’ordine cronologico senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta;
• consentire le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici, ad esempio per nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA e data.

Chiarimenti su firma e marca temporale

L’Agenzia precisa che firma elettronica qualificata e marca temporale non vanno apposte sul singolo documento prima della sua memorizzazione, come ipotizzato dalla società, ma devono essere apposte al termine dell’intero processo di conservazione.

Fatture attive e passive: necessità dell’immagine del documento analogico

Per le prime due procedure, l’Agenzia esclude che si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell’immagine del supporto cartaceo. La ragione è garantire che i documenti conservati siano perfettamente identici agli originali.

In particolare:

• lo spool di stampa è considerato una rappresentazione informatica del documento, ma non possiede fin dall’origine i requisiti del documento informatico rilevanti ai fini tributari;
• esso non è statico e non modificabile e non è emesso con riferimento temporale e firma elettronica qualificata;
• il documento da cui origina lo spool è dunque un documento analogico, formato mediante una grandezza fisica.

Di conseguenza, se il documento nasce su supporto fisico, occorre acquisirne l’immagine da tale supporto, come previsto dall’art. 4 del d.m. 23 gennaio 2004.

Lo stesso vale per i documenti analogici ricevuti tramite strumenti informatici, come:

• scan to mail;
• fax server;
• e-mail;
• links e simili.

Anche in questi casi, pur essendo trasmessi in via telematica, il documento mantiene natura analogica e richiede materializzazione su supporto fisico e successiva acquisizione dell’immagine ai fini della conservazione sostitutiva.

Fatture scambiate tramite EDI

La terza procedura riguarda fatture trasmesse mediante canale EDI e inviate alla società in formato TXT, che poi le converte in immagine statico e non modificabile, apponendo firma elettronica qualificata e marca temporale.

L’Agenzia richiama l’art. 21, comma 3, del d.P.R. n. 633 del 1972, secondo cui autenticità dell’origine, integrità del contenuto e attestazione della data della fattura elettronica possono essere garantite con:

• riferimento temporale e firma elettronica qualificata dell’emittente su ciascuna fattura o sul lotto di fatture;
• oppure mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati.

Viene inoltre precisato che l’EDI è un sistema di trasmissione dati che, in presenza della volontà delle parti di utilizzare tale modalità per emettere e trasmettere fatture elettroniche, consente la conservazione in formato elettronico senza necessità di stampa periodica.

Tuttavia, nel caso esaminato:

• sia i clienti sia i fornitori che utilizzano l’EDI non intendono considerarlo fatturazione elettronica ai sensi dell’art. 21 del d.P.R. n. 633 del 1972;
• le fatture in formato TXT sono trasmesse alla società anche attraverso canali diversi dall’EDI, sebbene con standard di sicurezza elevati.

Per tale ragione, l’Agenzia non condivide la tesi della società e ritiene che, anche per i documenti scambiati tramite EDI nei limiti descritti e poi trasmessi all’istante con sistemi non-EDI, non si possa prescindere dalla preventiva acquisizione dell’immagine da supporto fisico.

Esito della risposta

La risposta conclude quindi che:

• la conservazione sostitutiva dei documenti analogici richiede la preventiva acquisizione dell’immagine del supporto fisico;
• la firma elettronica qualificata e la marca temporale vanno apposte al termine del processo di conservazione;
• non è possibile, nei casi descritti, evitare la fase di materializzazione e acquisizione dell’immagine solo sulla base della trasmissione informatica o dell’uso di sistemi EDI non qualificati come fatturazione elettronica.

La nota è resa ai sensi dell’art. 4, comma 1, ultimo periodo, del D.M. 26 aprile 2001, n. 209.