Regolamento (UE) 2021/1248

Misure in materia di buona pratica di distribuzione per i medicinali veterinari

Il regolamento di esecuzione (UE) 2021/1248 definisce le misure di buona pratica di distribuzione applicabili ai medicinali veterinari in attuazione del regolamento (UE) 2019/6. La finalità, richiamata nei considerando, è garantire lungo tutta la catena di fornitura l'identità, l'integrità, la tracciabilità e la qualità dei medicinali veterinari, assicurando al contempo una conservazione, un trasporto e una manipolazione adeguati e il mantenimento nella catena di fornitura legale.

Ambito di applicazione

Il regolamento si applica ai titolari di autorizzazione alla fabbricazione che distribuiscono all'ingrosso i medicinali veterinari oggetto della loro autorizzazione e ai titolari di autorizzazione alla distribuzione all'ingrosso, compresi gli operatori stabiliti o attivi in zone franche e depositi doganali. Le disposizioni si estendono anche alle attività esternalizzate connesse alla distribuzione all'ingrosso e devono essere rispettate dai soggetti terzi coinvolti, per effetto degli obblighi contrattuali e delle procedure di controllo previste.

Definizioni rilevanti

L'articolo 2 introduce le nozioni operative essenziali per l'applicazione del regolamento. Tra queste figurano la buona pratica di distribuzione per i medicinali veterinari, il sistema di qualità, la gestione dei rischi attinenti alla qualità, la procedura, la documentazione, l'approvvigionamento, la detenzione, la fornitura, il trasporto, la deviazione, il medicinale veterinario falsificato, la contaminazione, la qualifica e la convalida, nonché le definizioni di lotto, data di scadenza e numero del lotto. Sono inoltre richiamate le definizioni doganali di zona franca e deposito doganale del regolamento (UE) n. 952/2013.

Sistema di qualità e gestione del rischio

Gli articoli 3 e 4 impongono a distributori e fabbricanti-distributori di sviluppare e mantenere un sistema di qualità proporzionato a dimensioni, struttura, complessità e cambiamenti previsti dell'attività. Il sistema deve definire responsabilità, processi e principi di gestione dei rischi, documentare integralmente le attività e prevedere un manuale di qualità o equivalente, nonché un sistema di controllo dei cambiamenti. Deve inoltre assicurare che approvvigionamento, detenzione, fornitura, trasporto ed esportazione rispettino la buona pratica di distribuzione, che le deviazioni siano documentate e che siano adottate azioni correttive e preventive.

L'articolo 5 estende il sistema di qualità al controllo delle attività esternalizzate, con obbligo di valutazione della competenza del contraente, definizione delle responsabilità e monitoraggio regolare delle prestazioni. L'articolo 6 richiede una verifica periodica formale da parte della dirigenza, che deve valutare gli obiettivi del sistema, gli indicatori di performance, i feedback sulle attività esternalizzate, gli audit, i risultati delle ispezioni esterne, l'evoluzione normativa e le innovazioni rilevanti. L'articolo 7 impone l'applicazione della gestione dei rischi attinenti alla qualità, basata su conoscenze scientifiche ed esperienza e calibrata sul livello di rischio.

Personale, responsabilità e formazione

L'articolo 8 disciplina le persone responsabili della distribuzione all'ingrosso ai sensi del regolamento (UE) 2019/6. Tali soggetti devono possedere competenze ed esperienza adeguate in materia di buona pratica di distribuzione, essere personalmente responsabili e reperibili in ogni momento, potendo delegare i compiti ma non la responsabilità. Devono inoltre garantire sistema di qualità, registrazioni accurate, formazione, richiami, gestione reclami, qualificazione di fornitori e clienti, autoispezioni, gestione delle destinazioni finali di resi, respinti, richiamati o falsificati, e documentazione delle deviazioni con azioni correttive e preventive.

L'articolo 9 richiede personale competente in numero sufficiente, con organigramma che definisca ruoli e responsabilità, mentre l'articolo 10 impone formazione iniziale e continua, inclusa l'identificazione dei medicinali falsificati e la prevenzione del loro ingresso nella catena di fornitura. È prevista anche formazione specifica per medicinali che richiedono manipolazione rigorosa, come prodotti pericolosi, stupefacenti, psicotropi e termosensibili. L'articolo 11 richiede procedure di igiene del personale, con attenzione alla salute e all'abbigliamento.

Locali, attrezzature e sistemi informatici

Gli articoli 12-16 fissano requisiti puntuali per locali e attrezzature. I locali devono garantire conservazione sicura, separazione delle aree, accesso limitato al personale autorizzato, protezione contro contaminazioni, infestanti, furti e condizioni climatiche avverse. Sono previste aree dedicate per medicinali scaduti, richiamati, respinti, pericolosi, stupefacenti, psicotropi e prodotti ricevuti da paesi terzi ma non destinati al mercato UE. Devono inoltre esistere procedure per ricevimento, spedizione, pulizia, gestione delle fuoriuscite, pulizia dei veicoli e prevenzione degli infestanti.

L'articolo 13 impone il controllo di temperatura, luce, umidità e pulizia, con mappatura iniziale della temperatura e ripetizione in caso di modifiche significative o secondo valutazione del rischio. L'articolo 14 disciplina progettazione, manutenzione, taratura e sistemi di allarme delle apparecchiature, con registrazione delle operazioni critiche. L'articolo 15 riguarda i sistemi informatizzati, che devono essere convalidati, protetti da accessi e modifiche non autorizzate, dotati di back-up conservati separatamente per almeno cinque anni o per il termine nazionale più lungo. L'articolo 16 richiede qualifica delle apparecchiature essenziali e convalida dei processi fondamentali prima dell'uso e dopo modifiche rilevanti, con relazioni e approvazione da personale idoneo.

Documentazione, procedure e registrazioni

Gli articoli 17-19 impongono che la documentazione sia disponibile, completa, chiara, non ambigua e comprensibile al personale. I documenti devono essere approvati, firmati e datati; le correzioni devono essere tracciabili e le modifiche non devono cancellare le informazioni originali. I documenti vanno conservati per almeno cinque anni, salvo periodi più lunghi previsti dal diritto nazionale, e i dati personali devono essere cancellati quando non più necessari. Ogni lavoratore deve avere accesso alla documentazione necessaria, e devono essere definite le relazioni tra documenti originali, copie ufficiali e dati in ambienti cartacei, elettronici o ibridi.

Le procedure devono coprire tutte le attività di distribuzione che incidono sulla qualità, inclusi ricevimento, verifica delle consegne, conservazione, pulizia, monitoraggio delle condizioni di stoccaggio, protezione nel trasporto, sicurezza delle scorte, ritiro, restituzioni, richiami, qualifica, convalida, smaltimento, reclami e identificazione dei falsificati. Le registrazioni devono essere effettuate contemporaneamente alle operazioni e conservate anche in forma elettronica, includendo eventuali requisiti nazionali supplementari.

Operazioni di distribuzione e controlli sugli operatori della catena

L'articolo 20 stabilisce che l'identità del medicinale veterinario deve essere preservata e che i distributori devono ridurre al minimo il rischio di ingresso di medicinali falsificati nella catena legale. La distribuzione deve avvenire sulla base delle informazioni del confezionamento esterno e riguarda soltanto prodotti legittimamente commercializzabili nell'Unione, ossia autorizzati, registrati, esentati, oggetto di approvazione per commercio parallelo o autorizzati per impieghi specifici ai sensi del regolamento (UE) 2019/6.

Gli articoli 21 e 22 impongono controlli iniziali e periodici su fornitori e clienti. Il distributore deve verificare che il fornitore rispetti la buona pratica di distribuzione e sia titolare di autorizzazione, consultando autorità competenti o la banca dati dell'Unione. I controlli sui nuovi fornitori devono considerare elementi di rischio quali reputazione, offerte di prodotti spesso falsificati, grandi quantitativi anomali, gamma insolitamente ampia di prodotti e prezzi anormalmente bassi. I clienti devono essere verificati rispetto ai requisiti dell'articolo 101, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2019/6, anche attraverso documenti autorizzativi o verifiche presso siti istituzionali; devono inoltre essere monitorati schemi di vendita anomali di stupefacenti, psicotropi o altre sostanze pericolose.

L'articolo 23 disciplina il ricevimento dei medicinali, con verifica di corretta partita, provenienza da fornitori autorizzati e assenza di danni visibili. I prodotti con condizioni speciali di conservazione devono essere trasferiti immediatamente alle aree idonee. I lotti destinati al mercato UE non possono entrare nelle scorte destinate alla vendita prima della verifica della loro autorizzazione; per quelli provenienti da altri Stati membri è richiesto un esame della relazione di controllo prevista dall'articolo 97 del regolamento (UE) 2019/6.

L'articolo 24 regola la conservazione, la rotazione FEFO, la prevenzione di fuoriuscite, rotture e contaminazioni, l'esecuzione di inventari periodici e la separazione immediata dei prodotti prossimi alla scadenza. L'articolo 25 concerne la distruzione dei medicinali obsoleti, che devono essere identificati, separati e distrutti secondo procedura, con registrazioni conservate nel sistema di qualità. L'articolo 26 disciplina il prelievo corretto del prodotto, che deve avere validità residua adeguata e non essere danneggiato. L'articolo 27 richiede che ogni fornitura sia accompagnata da documento elettronico o fisico con numero univoco, condizioni di trasporto e conservazione e ulteriori requisiti nazionali, garantendo la tracciabilità della ubicazione del medicinale.

L'articolo 28 contiene regole specifiche per l'esportazione: quando si esportano medicinali non autorizzati nell'Unione, il distributore deve adottare misure per evitare che siano immessi sul mercato UE; verso paesi terzi, la fornitura è consentita solo a soggetti autorizzati o abilitati secondo il diritto del paese terzo interessato.

Reclami, restituzioni, medicinali falsificati e richiami

L'articolo 29 impone la registrazione dei reclami con dati originali, distinguendo tra reclami sulla qualità del prodotto e reclami sulla distribuzione. I reclami di qualità devono essere comunicati senza indugio al fabbricante o al titolare dell'autorizzazione all'immissione in commercio. Devono essere adottate azioni di follow-up, incluse azioni correttive e preventive, e, se necessario, informate le autorità competenti.

L'articolo 30 regola i medicinali restituiti: il processo deve essere scritto, basato sul rischio e tenere conto della natura del prodotto, delle condizioni di conservazione e del tempo trascorso dalla fornitura. Il reinserimento nelle scorte è ammesso solo se sono soddisfatte condizioni rigorose relative all'integrità del confezionamento, alla non scadenza, all'assenza di richiamo, al rispetto dei termini di restituzione, all'assenza di restituzioni non consentite dal diritto nazionale, alla prova di corretta conservazione e al controllo da parte di personale competente. Per i prodotti termosensibili è richiesta prova documentale del mantenimento delle condizioni di temperatura per tutte le fasi del reso, con eventuale valutazione del rischio in caso di deviazione.

L'articolo 31 disciplina i medicinali falsificati o sospetti tali: la distribuzione deve cessare immediatamente, i prodotti devono essere separati fisicamente o elettronicamente e conservati in area dedicata, con registrazione completa dell'incidente e indagine. L'articolo 32 stabilisce il sistema di richiamo: devono esistere procedure di tracciabilità, notifica urgente ai clienti interessati e alle autorità competenti, valutazione periodica dell'efficacia dei richiami, avvio immediato delle operazioni, conservazione delle registrazioni e redazione di una relazione finale con confronto tra quantità richiamate e recuperate.

Attività esternalizzate

Gli articoli 33 e 34 disciplinano i rapporti tra committente e contraente. Il committente resta responsabile di tutte le attività appaltate e deve valutarne la competenza, effettuare audit prima dell'avvio e controllare il rispetto della buona pratica di distribuzione tramite contratto e verifiche. Il contraente deve disporre di personale, attrezzature, procedure e, se necessario, locali adeguati; non può subappaltare senza previa approvazione e audit e deve comunicare tempestivamente al committente ogni informazione rilevante per la qualità dei medicinali veterinari.

Autoispezioni

Gli articoli 35 e 36 prevedono un programma di autoispezione che copra tutti gli aspetti della buona pratica di distribuzione e della conformità al regolamento entro un periodo definito. Le autoispezioni possono essere anche parziali, ma devono essere imparziali, dettagliate e condotte da personale competente. Le relazioni devono essere conservate, condivise con la dirigenza e, in presenza di carenze, devono essere identificate le cause e attuate e verificate azioni correttive e preventive.

Trasporto e requisiti per i contenitori

Gli articoli 37, 38 e 39 disciplinano il trasporto, imponendo che i medicinali veterinari siano protetti da rotture, adulterazioni e furti e che le condizioni di temperatura siano mantenute entro limiti accettabili e, se possibile, monitorate. Le condizioni di conservazione o trasporto stabilite dal fabbricante o dal titolare dell'autorizzazione all'immissione in commercio devono essere rispettate, e ogni deviazione o danno deve essere comunicato ai soggetti interessati per la valutazione dell'impatto sulla qualità.

I contenitori e gli imballaggi devono essere idonei, proteggere il prodotto dalle influenze esterne e recare etichette sufficienti sulle modalità di manipolazione e conservazione. Per prodotti stupefacenti, psicotropi, altamente attivi e termosensibili sono previste misure rafforzate: catena di fornitura sicura, contenitori e veicoli dedicati, apparecchiature qualificate, monitoraggio termico, mappatura della temperatura, formazione del personale sull'assemblaggio degli imballaggi termici e sul riutilizzo dei dispositivi refrigeranti, nonché procedure per la gestione delle consegne sensibili e delle variazioni stagionali di temperatura.

Entrata in vigore e applicazione diretta

L'articolo 40 dispone che il regolamento entri in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea ed è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.