Regolamento (UE) 2025/1420

Regolamento di esecuzione (UE) 2025/1420 della Commissione sugli spazi di sperimentazione normativa per l’interoperabilità

Il regolamento attua l’articolo 12, paragrafo 10, del regolamento (UE) 2024/903 e disciplina in concreto l’istituzione e il funzionamento degli spazi di sperimentazione normativa per l’interoperabilità. La finalità è favorire l’innovazione nel settore dell’interoperabilità delle amministrazioni pubbliche e dei servizi pubblici digitali transeuropei, mantenendo al tempo stesso un presidio di legalità, trasparenza, gestione del rischio e tutela dei dati personali.

Finalità e contesto normativo

Dai considerando emerge che gli spazi di sperimentazione normativa per l’interoperabilità sono strumenti di sostegno all’innovazione, pensati per sviluppare apprendimenti normativi da progetti mirati alla sperimentazione di soluzioni innovative di interoperabilità. L’innovazione può riguardare i livelli giuridico, organizzativo, semantico o tecnico e il regolamento chiarisce che, se occorre soltanto una sperimentazione tecnica, possono essere usati altri strumenti come banchi di prova o laboratori per l’innovazione.

Definizioni e struttura dello spazio

L’articolo 1 definisce i concetti centrali. Il «progetto» è una serie specifica di azioni per sviluppare, addestrare, provare e convalidare soluzioni innovative in un ambiente controllato. I «coordinatori» sono i soggetti dell’Unione o enti pubblici che istituiscono e gestiscono congiuntamente lo spazio, mentre l’«accordo specifico» è l’atto formale che disciplina condizioni, ruoli, responsabilità e metodi di lavoro. Il «piano specifico» è invece il documento relativo al singolo progetto.

Istituzione dello spazio di sperimentazione normativa

Ai sensi dell’articolo 2, lo spazio deve essere istituito mediante accordo specifico tra almeno tre soggetti dell’Unione o enti pubblici. È ammessa anche la forma consortile, purché il consorzio coinvolga almeno tre soggetti idonei e rispetti il regolamento. Prima della formalizzazione dell’accordo, i soggetti promotori devono verificare due condizioni: il rispetto dei criteri dell’articolo 3 e della lista di controllo dell’allegato, nonché la notifica alla Commissione e, se del caso, l’autorizzazione ai sensi dell’articolo 5.

La durata iniziale non può superare tre anni. La partecipazione ai progetti deve svolgersi interamente entro la durata dello spazio e comunque entro il limite massimo previsto dall’articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2024/903.

Criteri di istituzione e contenuto dell’accordo specifico

L’articolo 3 richiede che l’obiettivo dello spazio sia coerente con gli obiettivi dell’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2024/903. Inoltre, prima di istituire un nuovo spazio, i promotori devono valutare l’adesione a uno spazio già esistente con lo stesso ambito o il collegamento a spazi con ambito analogo.

L’accordo specifico deve contenere almeno:

• descrizione di obiettivo, ambito, risultati attesi, soluzioni innovative sperimentabili, questioni normative aperte e durata prevista;
• piano di governance con ruoli, responsabilità, gestione dei progetti e modalità di collaborazione con autorità di regolamentazione e altri soggetti;
• meccanismo di gestione dei rischi per la tutela di diritti fondamentali, salute, sicurezza e dati personali;
• quadro di valutazione e reporting con monitoraggio dei progressi, delle sfide e degli insegnamenti appresi;
• informazioni aggiuntive richieste dall’articolo 11, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2024/903 quando sia previsto il trattamento di dati personali.

I coordinatori devono inoltre concordare l’avvio di almeno un progetto e predisporre un progetto di piano specifico.

Punto di contatto unico, notifica e autorizzazione

L’articolo 4 impone la designazione di un punto di contatto unico per tutta la durata dello spazio, incaricato dei rapporti con la Commissione.

L’articolo 5 stabilisce che la richiesta di istituzione venga inviata congiuntamente tramite il portale «Europa interoperabile». La Commissione decide sulla richiesta e comunica la decisione al punto di contatto unico. In caso di diniego, i coordinatori possono presentare una richiesta di riesame motivata entro 30 giorni; la Commissione decide sul riesame entro ulteriori 30 giorni. La data di avvio indicata nell’accordo specifico non può precedere la notifica della decisione della Commissione.

Trasparenza e portale «Europa interoperabile»

L’articolo 6 prevede un’interfaccia unica sul portale «Europa interoperabile» per informazioni, orientamenti e scambi relativi agli spazi di sperimentazione normativa per l’interoperabilità. Essa contiene sia informazioni generali sia dati specifici su ciascuno spazio istituito, inclusi i criteri di ammissibilità e selezione, i progetti in corso e quelli conclusi.

Il punto di contatto unico deve integrare eventuali informazioni mancanti almeno 10 giorni prima dell’avvio operativo e aggiornare periodicamente i dati relativi ai progetti. Il portale ha anche una funzione di pubblicazione dei risultati, delle relazioni e delle raccomandazioni pertinenti.

Rinnovo, modifiche sostanziali e chiusura

L’articolo 7 consente il rinnovo dello spazio se gli obiettivi non sono ancora stati raggiunti e se lo spazio non è già stato chiuso ai sensi dell’articolo 8. Le modifiche sostanziali all’accordo originario, comprese quelle sul numero o sull’identità dei coordinatori e sulla proroga del calendario, seguono la procedura di rinnovo.

L’articolo 8 disciplina la chiusura nei casi di raggiungimento degli obiettivi, scadenza senza rinnovo, mancata autorizzazione al rinnovo o assenza di finanziamenti. Al momento della chiusura, i coordinatori devono assicurare la corretta conclusione di tutti i progetti e trasmettere la relazione finale entro tre mesi.

Ruoli e obblighi dei coordinatori

L’articolo 9 attribuisce ai coordinatori la gestione complessiva dello spazio e dei progetti per tutta la sua durata. Tra i compiti principali rientrano:

• invitare le autorità di regolamentazione;
• orientare il dialogo normativo;
• stabilire quanti progetti svolgere in sequenza o in parallelo;
• pubblicare gli inviti a partecipare e ammettere i partecipanti;
• selezionare i progetti, verificando che restino nell’ambito dello spazio e che riguardino interoperabilità transfrontaliera, innovazione e questioni normative aperte;
• garantire che la partecipazione si fondi su un piano specifico;
• fissare la durata della partecipazione ai progetti;
• decidere eventuali proroghe e concludere i progetti;
• presentare relazioni periodiche e finali;
• istituire il quadro di gestione dei rischi.

Se nello spazio sono trattati dati personali, i coordinatori devono adottare misure per consentire alle autorità competenti per la protezione dei dati di svolgere efficacemente le loro funzioni di controllo.

Ammissione di partecipanti e altri soggetti

L’articolo 10 impone la pubblicazione sul portale dei criteri di ammissibilità e selezione. Oltre ai soggetti pubblici e ai soggetti dell’Unione, possono essere coinvolti soggetti GovTech, comprese organizzazioni di normazione, organismi notificati, laboratori di ricerca e sperimentazione, poli di innovazione e imprese, in particolare PMI e start-up.

L’ammissione avviene sulla base delle regole pubblicate sul portale e richiede una dichiarazione di impegno del candidato, comprensiva dell’accettazione degli obblighi e della disponibilità a soddisfare le condizioni finanziarie, organizzative e di risorse umane pertinenti.

Obblighi dei partecipanti

L’articolo 11 pone a carico dei partecipanti obblighi di collaborazione e conformità. Essi devono contribuire al piano specifico, assumersi la piena responsabilità della legittimità dello sviluppo e della sperimentazione, assicurare che le soluzioni siano conformi al diritto applicabile e che siano state ottenute le autorizzazioni necessarie o che le autorità competenti siano coinvolte nello spazio.

Se vi è trattamento di dati personali, i partecipanti devono garantire la piena conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati e concordare con le autorità competenti il loro coinvolgimento. Devono inoltre aderire al quadro di gestione dei rischi, riferire periodicamente sugli apprendimenti e assicurare la gestione lecita dei dati personali trattati nei progetti.

Gestione dei rischi

L’articolo 12 struttura un sistema multilivello di risk management. I coordinatori devono stabilire il processo di gestione dei rischi dell’intero spazio, definire obiettivi generali e regole specifiche applicabili a tutti i progetti e garantire una comunicazione efficace tra partecipanti, autorità competenti e altri portatori di interessi.

Per ogni progetto va predisposto un piano specifico di gestione dei rischi e nominato un responsabile della gestione dei rischi. Quest’ultimo verifica la conformità al piano, ordina le misure di attenuazione e, se tali misure non sono possibili, può sospendere temporaneamente il progetto o il coinvolgimento di un partecipante. La sospensione va comunicata ai coordinatori, alle autorità competenti e alla Commissione tramite il punto di contatto unico. Il responsabile conserva i registri delle attività di gestione dei rischi e li mette a disposizione dei coordinatori e della Commissione.

Obblighi di relazione e trasparenza dei risultati

L’articolo 13 impone un meccanismo di reporting periodico che copra almeno i temi previsti dall’articolo 12, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2024/903. Se nel progetto sono trattati dati personali, le relazioni devono includere parametri per valutare efficacia, accuratezza, equità e utilizzabilità degli esiti da parte delle autorità competenti.

Il meccanismo deve prevedere raccolta continua di dati dai progetti, così da monitorare progressi, rischi e conformità. Le relazioni periodiche vanno presentate almeno ogni sei mesi dalla data di istituzione dello spazio alla Commissione e al comitato per un’Europa interoperabile, e pubblicate sul portale. Le relazioni non devono contenere informazioni riservate.

Uscita dei partecipanti

L’articolo 14 richiede che il partecipante che intenda uscire prima della conclusione del progetto o del compimento del proprio incarico fornisca una spiegazione dettagliata ai coordinatori e alla Commissione. Anche dopo l’uscita restano obblighi pendenti di monitoraggio e reporting, di gestione lecita dei dati e di mitigazione dei rischi per il progetto e per i servizi pubblici interessati. I coordinatori devono valutare le misure necessarie in relazione ai propri obblighi residui.

Conclusione dei progetti e pubblicazione dei risultati

L’articolo 15 disciplina i casi di conclusione anticipata o ordinaria del progetto: raggiungimento degli obiettivi, richiesta delle autorità competenti senza possibilità di attenuazione, assenza di finanziamenti oppure venir meno dei requisiti minimi di ambito e partecipazione. Se la conclusione è prevista prima della data inizialmente fissata, i partecipanti devono essere informati in tempo utile.

I dati personali trattati in via eccezionale per conseguire gli obiettivi del progetto non possono essere usati come dati operativi al di fuori del progetto, salvo un’adeguata base giuridica che consenta il cambiamento di finalità. Entro tre mesi dalla conclusione, i coordinatori devono pubblicare sul portale, o su un portale/catalogo/archivio collegato, le soluzioni e i materiali sviluppati, inclusi documentazione, cronologia delle versioni, codice sorgente documentato e riferimenti a norme aperte o specifiche tecniche, se conformi ai requisiti di qualità del portale. Se le soluzioni sono rese disponibili in modalità open source, va utilizzata l’EUPL o altra licenza open source appropriata. Eventuali restrizioni alla condivisione devono essere indicate, in particolare se derivano da diritti di proprietà intellettuale di terzi, protezione di infrastrutture critiche sensibili o di interessi di difesa o sicurezza pubblica.

Entrata in vigore

L’articolo 16 stabilisce che il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea ed è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno Stato membro.