Risoluzione n. 220 del 13/08/2009

Conservazione sostitutiva dei documenti analogici e natura del responsabile della conservazione

La risoluzione affronta un interpello in materia di conservazione sostitutiva di fatture e documenti analogici rilevanti ai fini tributari, con particolare riferimento alla possibilità di delegare il procedimento a soggetti terzi e alle modalità di chiusura del lotto di conservazione. L’Agenzia delle Entrate conferma l’impostazione generale del D.M. 23 gennaio 2004 e delle regole tecniche CNIPA, fornendo chiarimenti sulla delega, sulla firma digitale e sulla marca temporale.

Quesito posto dalla società istante

La società ALFA S.p.a., operatore che eroga servizi di emissione fatture elettroniche e conservazione sostitutiva in full outsourcing per conto di società clienti, descrive un processo di conservazione delle fatture cartacee e degli altri documenti analogici basato su:

• scansione dei documenti;
• estrazione dei dati significativi tramite OCR;
• indicizzazione delle immagini;
• chiusura del lotto con firma digitale e marca temporale apposte dal responsabile della conservazione.

La società chiede se tale procedimento sia corretto e se il responsabile della conservazione possa nominare un “delegato della conservazione sostitutiva”, con il consenso del cliente, individuandolo in un terzo fornitore, persona fisica o giuridica.

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

Secondo l’istante:

• il responsabile della conservazione può nominare delegati sia persone fisiche sia persone giuridiche, richiamando l’art. 5 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 e la circolare n. 36/E del 2006;
• la conservazione dei documenti analogici, disciplinata dagli artt. 3 e 4 del D.M. 23 gennaio 2004, può avvenire per insiemi omogenei di documenti, con sottoscrizione “cumulativa” del responsabile della conservazione, senza firma del singolo documento;
• non sarebbe applicabile l’art. 23 del d.lgs. n. 82 del 2005, come modificato dal d.l. n. 185 del 2008, nella parte in cui prevede la firma elettronica della copia del singolo documento analogico.

Quadro normativo richiamato dall’Agenzia

L’Agenzia ricorda che la disciplina generale dei documenti informatici e della loro riproduzione è contenuta nel D.M. 23 gennaio 2004, mentre per la fattura elettronica rilevano gli artt. 21 e 39 del d.P.R. n. 633 del 1972. Le regole tecniche fanno riferimento alla Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004.

È richiamata anche la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, che ha precisato che:

• il responsabile della conservazione si identifica normalmente con il contribuente;
• il contribuente può designare un terzo;
• i contribuenti diversi dalle persone fisiche possono nominare un responsabile della conservazione interno o esterno, anche non legato da un rapporto qualificato.

Delega del procedimento di conservazione

L’Agenzia ritiene che l’art. 5, comma 2, della delibera CNIPA, nel riferirsi genericamente alle “persone”, consenta di delegare il procedimento di conservazione anche a soggetti diversi dalle persone fisiche.

Ne consegue che l’istante può affidare il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari a uno o più operatori, siano essi:

• persone fisiche;
• persone giuridiche.

Tuttavia, viene ribadito che l’affidamento dell’incarico non fa venir meno la responsabilità del contribuente verso l’Amministrazione finanziaria per la corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e dei documenti fiscalmente rilevanti, come già affermato nelle risoluzioni n. 364/E del 3 ottobre 2008 e n. 161/E del 9 luglio 2007.

Modalità di conservazione dei documenti analogici

Per i documenti analogici, l’art. 4 del D.M. 23 gennaio 2004 prevede la memorizzazione delle immagini secondo le modalità dell’art. 3, commi 1 e 2, dello stesso decreto, che rinvia alla deliberazione AIPA n. 42 del 2001, poi sostituita dalla delibera CNIPA.

L’art. 3 del D.M. stabilisce inoltre che:

• i documenti possono essere memorizzati su qualsiasi supporto purché sia garantita la leggibilità nel tempo;
• deve essere assicurato l’ordine cronologico senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta;
• devono essere garantite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici.

Richiamando la risoluzione n. 158/E del 15 giugno 2009, l’Agenzia sottolinea che il procedimento di acquisizione dell’immagine deve garantire una rappresentazione fedele, corretta e veritiera dei dati, fatti e atti contenuti nel documento. Per le fatture, l’immagine acquisita deve evidenziare gli elementi essenziali previsti dall’art. 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972.

Firma elettronica e marca temporale

Il processo di conservazione sostitutiva si conclude, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004, con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale:

• sull’insieme dei documenti;
• oppure su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti, o di insiemi di essi,
• da parte del responsabile della conservazione.

L’Agenzia chiarisce che la firma elettronica qualificata e la marca temporale possono quindi essere apposte anche sull’insieme dei documenti da conservare e non necessariamente su ciascun singolo documento analogico.

Inapplicabilità dell’art. 23 del Codice dell’amministrazione digitale

La risoluzione esclude l’applicabilità dell’art. 23, commi 4 e 5, del d.lgs. n. 82 del 2005, come modificato dal d.l. n. 185 del 2008, alla fattispecie esaminata.

L’Agenzia osserva che:

• la norma riguarda le “copie di atti e documenti informatici”;
• il comma 4 non disciplina il procedimento di conservazione dei documenti;
• per i documenti analogici originali, il regime fiscale resta regolato dall’art. 4 del D.M. 23 gennaio 2004.

Il comma 5 dell’art. 23 riguarda invece particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, per esigenze di natura pubblicistica, potrà essere previsto un obbligo di conservazione dell’originale analogico oppure una conformità autenticata da notaio o altro pubblico ufficiale, ma solo per i casi che saranno individuati da un D.P.C.M. non ancora emanato.

Conservazione dei documenti analogici originali unici

Secondo l’Agenzia, le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004 conservano carattere speciale e mantengono valore precettivo in virtù degli artt. 21, comma 5, e 71, comma 2, del Codice dell’amministrazione digitale.

Pertanto, per la conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali unici rilevanti ai fini tributari, i contribuenti devono continuare ad attenersi alle indicazioni già fornite con la circolare n. 36/E del 2006.

Conclusione operativa

La risoluzione conclude che:

• il procedimento di conservazione sostitutiva descritto dall’istante è compatibile con la disciplina vigente, purché rispetti le regole tecniche e sostanziali richiamate;
• il servizio può essere delegato anche a persone giuridiche;
• la responsabilità finale verso il Fisco resta in capo al contribuente;
• la firma digitale e la marca temporale possono essere apposte sul lotto o sull’insieme dei documenti;
• non si applica, nel caso esaminato, l’art. 23 del Codice dell’amministrazione digitale.