Circolare numero 337 del 22-12-1994

Corretto utilizzo della procedura "Spese di funzionamento" e controllo degli impegni

La circolare interviene per richiamare gli uffici a una gestione contabile corretta, tempestiva e coerente delle spese di funzionamento dell’Istituto. L’obiettivo è assicurare una rappresentazione attendibile dei costi nel tempo, sia a livello complessivo sia per singolo centro di costo, evitando ritardi nell’assunzione degli impegni e ricorsi impropri a imputazioni provvisorie.

Contesto e finalità del richiamo

La procedura "Spese di funzionamento" consente, dopo due anni dall’avvio e dopo il completamento dell’operatività su tutte le voci di spesa, di disporre di una visione globale e in tempo reale:

• del livello di effettuazione delle spese rispetto alle previsioni dei centri di costo;
• delle disponibilità residue di fondi.

Nonostante tale strumento di controllo, è stato rilevato che in diversi capitoli di spesa l’assunzione degli impegni non avviene in modo regolare nel corso dell’anno, ma tende a concentrarsi in prossimità della chiusura dell’esercizio o nel periodo suppletivo. Tale andamento viene qualificato come non coerente con i principi di contabilità che presiedono alla formazione delle spese dell’Istituto.

Principio della tempestiva assunzione degli impegni

La circolare ribadisce che gli impegni di spesa devono essere assunti in contabilità contestualmente al sorgere delle corrispondenti obbligazioni giuridiche nei confronti dei terzi. Il principio vale sia per la rilevazione globale dei costi, sia per ciascun Centro di costo, indicato come S.R. e S.A.P.

Viene inoltre evidenziato che, quando l’iter di formazione del contratto per l’acquisizione di beni e servizi lo consente, la spesa deve essere preceduta dalla "prenotazione". Tale passaggio è funzionale anche al monitoraggio delle somme ancora disponibili nei capitoli di spesa, così da poter fronteggiare eventuali nuove o maggiori uscite.

Adempimenti richiesti agli uffici amministrativi

Gli Uffici amministrativi sono invitati a richiedere all’Ufficio di ragioneria, che dovrà provvedervi con la massima tempestività, l’inserimento nella procedura degli importi relativi a:

• spese;
• forniture;
• servizi;
• provvedimenti in corso di perfezionamento.

Il richiamo mira a evitare che spese già in via di definizione restino fuori dalla corretta rilevazione contabile o vengano registrate tardivamente.

Vigilanza delle strutture regionali e segnalazione delle difformità

Considerata l’importanza delle funzioni di prenotazione e di impegno nel controllo della formazione dei costi, la circolare affida alle Sedi Regionali un ruolo di vigilanza in occasione degli accessi presso le strutture periferiche dell’Istituto.

Le Sedi Regionali devono verificare la corretta applicazione delle disposizioni e segnalare alla Direzione Generale, con le modalità previste dal MSG n. 03111 del 12 maggio 1994, il perdurare di comportamenti difformi dalla vigente normativa.

Spese imprevedibili e non differibili: conto GPA 51/95

Un’analoga attività di vigilanza deve essere svolta per le partite relative a spese del tutto imprevedibili e non differibili, imputate al conto GPA 51/95, denominato "Pagamenti di spese non obbligatorie effettuate in eccedenza alle disponibilità di fondi".

Per tali imputazioni, la regolarizzazione contabile deve avvenire:

• con carattere di immediatezza, al ricevimento dei fondi di copertura della spesa già effettuata;
• comunque entro il mese in cui le somme sono state assegnate alle SAP interessate.

Esame dei residui passivi

La circolare chiude richiamando l’attenzione sulla necessità di un controllo costante delle partite relative ai residui passivi dei capitoli di spesa oggetto di disciplina, con particolare riguardo a quelle risalenti agli anni più remoti.

Gli uffici devono provvedere a eliminare dalla contabilità le partite divenute insussistenti, così da mantenere allineati i dati contabili alla reale situazione amministrativa e finanziaria.