Regolamento (UE) 2009/987

Modalità di applicazione del regolamento sul coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale

Il regolamento attua il regolamento (CE) n. 883/2004, modernizzando e uniformando le procedure necessarie per garantire l’esercizio effettivo dei diritti di sicurezza sociale delle persone che si spostano nell’Unione. I considerando sottolineano la necessità di cooperazione stretta tra istituzioni, scambi elettronici affidabili, tutela dei dati personali, termini comuni, maggiore trasparenza e procedure efficaci per rimborsi e recupero dei crediti. Il regolamento sostituisce il regolamento (CEE) n. 574/72 e si applica, ai fini del SEE e della Svizzera, dal 1° maggio 2010.

Ambito soggettivo e istituzionale

Il regolamento riguarda le persone cui si applica il regolamento di base: lavoratori subordinati e autonomi, persone assicurate, familiari, superstiti, pensionati e disoccupati, nonché i datori di lavoro e le istituzioni nazionali coinvolte. La sua applicazione coinvolge autorità competenti, istituzioni di sicurezza sociale, organismi di collegamento, punti d’accesso e commissione amministrativa.

Gli Stati membri devono notificare alla Commissione le coordinate degli organismi competenti e delle istituzioni designate. Tali organismi sono identificati mediante un codice e un indirizzo elettronico EESSI; le informazioni devono essere mantenute costantemente aggiornate nella banca dati gestita dalla Commissione, secondo l’articolo 88 e l’allegato 4.

Cooperazione amministrativa e scambio dei dati

Gli scambi tra autorità, istituzioni e interessati devono fondarsi sui principi di servizio pubblico, efficienza, assistenza attiva, rapidità e accessibilità, anche elettronica e con riguardo alle persone disabili e anziane. Le istituzioni devono trasmettersi senza indugio tutti i dati necessari per determinare diritti e obblighi.

Quando una domanda, informazione o documentazione è presentata per errore a un’istituzione diversa da quella competente, deve essere ritrasmessa senza indugio, mantenendo come data rilevante quella della prima presentazione. Gli eventuali ritardi nella trasmissione da parte di altre istituzioni non determinano, per ciò solo, responsabilità dell’istituzione che non ha potuto agire.

La commissione amministrativa stabilisce struttura, contenuto e formato dei documenti e dei documenti elettronici strutturati. Gli scambi tra istituzioni avvengono direttamente o tramite punti d’accesso, in un quadro sicuro idoneo a garantire riservatezza e protezione dei dati. Gli interessati devono ricevere informazioni e decisioni senza indugio e, in ogni caso, entro i termini previsti dalla legislazione dello Stato interessato.

Diritti degli interessati e protezione dei dati

Gli Stati membri devono rendere disponibili informazioni comprensibili sulle modifiche introdotte dal regolamento di base e dal regolamento di applicazione, nonché servizi di facile utilizzo. La persona interessata deve fornire le informazioni, i documenti e le certificazioni necessari per determinare la propria situazione, quella dei familiari, la legislazione applicabile e i diritti e obblighi conseguenti.

Il trattamento dei dati deve rispettare le disposizioni dell’Unione sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali. Le decisioni negative devono indicare motivi, mezzi di ricorso e termini per impugnare; una copia deve essere trasmessa alle altre istituzioni interessate.

Valore dei documenti e gestione delle controversie

I documenti e le certificazioni rilasciati dall’istituzione di uno Stato membro sono accettati dalle istituzioni degli altri Stati membri finché non siano ritirati o dichiarati invalidi. In caso di dubbio sulla validità o sull’esattezza delle informazioni, l’istituzione ricevente deve chiedere chiarimenti all’istituzione emittente, che riesamina il documento e, se necessario, lo ritira.

Se le istituzioni non raggiungono un accordo, la questione può essere sottoposta alla commissione amministrativa non prima che sia trascorso un mese dalla richiesta di chiarimenti. La commissione amministrativa cerca una conciliazione entro i sei mesi successivi alla sottoposizione della questione.

Applicazione provvisoria della legislazione e delle prestazioni

In caso di divergenza tra istituzioni o autorità sulla legislazione applicabile, la persona è assoggettata provvisoriamente a una legislazione secondo il seguente ordine:

• legislazione dello Stato in cui esercita effettivamente l’attività, se l’attività è svolta in un solo Stato;
• legislazione dello Stato di residenza, se vi esercita una parte delle attività o non esercita attività subordinata o autonoma;
• legislazione dello Stato membro la cui applicazione è stata richiesta per prima, se esercita attività in due o più Stati.

Quando la controversia riguarda l’istituzione competente per le prestazioni, l’interessato beneficia provvisoriamente delle prestazioni previste dalla legislazione dell’istituzione del luogo di residenza o, se non risiede in uno degli Stati coinvolti, dell’istituzione alla quale la domanda è stata presentata per prima. L’istituzione definitivamente competente subentra retroattivamente, al più tardi dalla data dell’affiliazione o della prima erogazione provvisoria.

Se mancano elementi per il calcolo definitivo di prestazioni o contributi, l’istituzione competente procede, su richiesta o quando possibile, a una concessione o a un calcolo provvisorio. Il ricalcolo viene effettuato quando sono disponibili tutti i documenti giustificativi.

Residenza, totalizzazione e conversione dei periodi

In caso di divergenza sulla residenza, le istituzioni devono determinare il centro degli interessi sulla base di una valutazione globale. Sono rilevanti durata e continuità della presenza, attività esercitata, situazione familiare, attività non retribuite, fonte del reddito degli studenti, alloggio, domicilio fiscale e, in caso di persistente incertezza, la volontà della persona desunta dai fatti e dalle circostanze.

I periodi di assicurazione, attività subordinata, attività autonoma e residenza maturati sotto la legislazione di diversi Stati membri sono totalizzati se necessario e purché non si sovrappongano. Sono previste regole per evitare la duplicazione di periodi obbligatori, volontari o assimilati.

La conversione delle unità temporali deve rispettare le equivalenze previste dall’articolo 13. In particolare:

• un anno equivale a quattro trimestri, 12 mesi o 52 settimane;
• tre mesi o 13 settimane equivalgono a un trimestre;
• nei regimi basati sui giorni si applicano tabelle diverse per regimi di cinque, sei o sette giorni;
• le frazioni sono convertite e arrotondate secondo le regole stabilite dall’articolo 13;
• il totale annuale convertito non può superare 52 settimane, 12 mesi, quattro trimestri o il massimale di giorni previsto per il regime applicabile.

Determinazione della legislazione applicabile e obblighi dei datori di lavoro

L’articolo 14 precisa le nozioni di distacco, attività abituale, attività sostanziale e attività affine per lavoratori subordinati e autonomi. Per il datore di lavoro stabilito in uno Stato membro rileva lo svolgimento normale di attività sostanziali, diverse dalla mera gestione interna. Per il lavoratore autonomo occorre che l’attività sia stata esercitata abitualmente per un certo periodo e che permangano nello Stato di stabilimento i requisiti per riprenderla al ritorno.

Per chi lavora abitualmente in più Stati membri, la valutazione tiene conto della situazione prevista nei successivi dodici mesi civili. La parte sostanziale dell’attività è valutata, per il lavoro subordinato, considerando orario e retribuzione e, per il lavoro autonomo, fatturato, orario, numero di servizi e reddito. Una quota inferiore al 25% costituisce un indicatore dell’assenza di una parte sostanziale nello Stato considerato.

La persona che lavora in due o più Stati deve informare l’istituzione designata dello Stato di residenza. La determinazione iniziale è provvisoria e diviene definitiva entro due mesi dalla comunicazione, salvo opposizione o impossibilità di accettazione da parte di un’istituzione interessata. Le richieste di deroga agli articoli da 11 a 15 del regolamento di base devono essere presentate, se possibile preventivamente, all’autorità competente dello Stato la cui legislazione si chiede di applicare.

Il datore di lavoro stabilito fuori dallo Stato competente deve adempiere agli obblighi contributivi previsti dalla legislazione applicabile come se fosse stabilito nello Stato competente. Datore di lavoro e lavoratore possono concordare che il lavoratore esegua gli obblighi contributivi per conto del datore, ma tale accordo non elimina gli obblighi fondamentali del datore e deve essere notificato all’istituzione competente.

Prestazioni di malattia, maternità e paternità

La persona assicurata residente in uno Stato diverso da quello competente deve iscriversi presso l’istituzione del luogo di residenza e ottenere un documento attestante il diritto alle prestazioni in natura. Il documento resta valido fino all’annullamento comunicato dall’istituzione competente.

Durante un soggiorno temporaneo, l’assicurato presenta al prestatore di cure il documento rilasciato dall’istituzione competente. Le prestazioni necessarie dal punto di vista medico sono quelle che impediscono all’assicurato di dover rientrare nello Stato competente prima della fine prevista del soggiorno. Se l’assicurato sostiene le spese, il rimborso può essere chiesto all’istituzione del luogo di dimora secondo le sue tariffe; in alternativa, può intervenire l’istituzione competente secondo le regole previste dall’articolo 25. Il rimborso non può superare le spese effettivamente sostenute e, per importi rilevanti, può essere concesso un anticipo.

Le cure programmate richiedono un documento di autorizzazione dell’istituzione competente. Se l’assicurato non risiede nello Stato competente, la domanda è presentata all’istituzione del luogo di residenza, che la trasmette senza indugio. L’autorizzazione può essere rifiutata soltanto se le condizioni mediche non sono soddisfatte nello Stato di residenza o se cure equivalenti possono essere ottenute nello Stato competente entro un termine giustificabile sotto il profilo medico.

Per cure urgenti e vitali, l’autorizzazione può essere concessa dall’istituzione del luogo di residenza per conto dell’istituzione competente. Se l’istituzione competente non risponde entro i termini della legislazione nazionale, l’autorizzazione si considera concessa. Quando l’assicurato sostiene costi inferiori a quelli che avrebbe sostenuto nello Stato competente, può ottenere, a richiesta, la differenza tra le spese figurative e quelle effettivamente sostenute, nei limiti dell’importo effettivamente pagato.

In caso di incapacità lavorativa, il certificato rilasciato nello Stato di residenza ha lo stesso valore legale di quello rilasciato nello Stato competente. La persona deve trasmetterlo entro il termine previsto dalla legislazione dello Stato competente, senza essere esonerata dagli obblighi nei confronti del datore di lavoro. L’istituzione competente può disporre ulteriori controlli medici.

Infortuni sul lavoro e malattie professionali

Le procedure previste per malattia si applicano, con gli adattamenti necessari, agli infortuni sul lavoro e alle malattie professionali. Se l’evento si verifica o la malattia viene diagnosticata per la prima volta in uno Stato diverso da quello competente, la denuncia è effettuata secondo la legislazione dello Stato competente, salvo le disposizioni applicabili nello Stato dell’evento o della diagnosi.

Quando il rischio professionale è stato corso in più Stati membri, la dichiarazione viene trasmessa all’istituzione dello Stato sotto la cui legislazione è stata esercitata l’ultima attività idonea a provocare la malattia. Se tale istituzione non riconosce il diritto, trasmette la documentazione all’istituzione dello Stato dell’attività precedente, fino a risalire, se necessario, al primo Stato interessato.

In caso di ricorso contro un rifiuto, l’istituzione competente deve informare le altre istituzioni. Se il diritto appare sussistente secondo la legislazione dell’istituzione destinataria della denuncia, questa può versare anticipi, che saranno rimborsati se il ricorso determina l’obbligo dell’istituzione inizialmente competente di erogare le prestazioni.

Pensioni, invalidità e prestazioni ai superstiti

Le domande di pensione, rendita, invalidità o prestazioni ai superstiti possono essere presentate all’istituzione competente o a quella del luogo di residenza, che le trasmette. L’istituzione cui la domanda è presentata funge da istituzione di contatto quando il richiedente è stato soggetto alla legislazione da essa applicata.

L’istituzione di contatto trasmette senza indugio la domanda alle altre istituzioni interessate, che istruiscono contemporaneamente le rispettive posizioni, comunicano periodi assicurativi e di residenza e calcolano le prestazioni secondo l’articolo 52 del regolamento di base. Ogni istituzione comunica la propria decisione, l’importo della prestazione, i mezzi di ricorso e i relativi termini.

Dopo aver ricevuto tutte le decisioni, il richiedente riceve una nota riepilogativa. Se dall’interazione delle decisioni emerge un pregiudizio per i diritti, il richiedente può chiedere la revisione entro i termini previsti dalle legislazioni nazionali, decorrenti dalla ricezione della nota.

Sono previste prestazioni provvisorie e anticipi:

• l’istituzione che accerta un diritto a una prestazione autonoma deve erogarla senza indugio;
• se risulta probabile un diritto a una prestazione proporzionale, deve essere versato un anticipo il più vicino possibile all’importo presumibile;
• la natura provvisoria e gli eventuali mezzi di ricorso devono essere comunicati al richiedente.

I periodi di cura dei figli devono essere considerati, in determinate condizioni, dallo Stato la cui legislazione era applicabile alla persona quando è iniziato il periodo, salvo che la persona sia soggetta alla legislazione di un altro Stato per l’esercizio di un’attività subordinata o autonoma.

Prestazioni di disoccupazione

I periodi maturati sotto la legislazione di altri Stati membri devono essere acquisiti e totalizzati ai fini del diritto alla disoccupazione. L’istituzione dello Stato dell’ultima attività comunica, su richiesta, le informazioni necessarie al calcolo, compresi retribuzione o reddito professionale.

La persona disoccupata che si reca in un altro Stato per cercare lavoro deve informare preventivamente l’istituzione competente e ottenere un documento indicante:

• data di cessazione della disponibilità presso gli uffici del lavoro dello Stato competente;
• termine per l’iscrizione nello Stato di destinazione;
• durata massima del mantenimento delle prestazioni;
• fatti idonei a modificare il diritto.

La persona deve iscriversi presso gli uffici del lavoro dello Stato di destinazione e rispettare le procedure di controllo. Gli uffici comunicano allo Stato competente la data d’iscrizione, il nuovo indirizzo e, su richiesta, informazioni mensili sull’evoluzione della ricerca di lavoro.

I lavoratori frontalieri in disoccupazione completa possono mettersi a disposizione degli uffici del lavoro dello Stato di residenza e, se lo desiderano, anche di quelli dello Stato dell’ultima attività. Gli obblighi e la ricerca di lavoro nello Stato di residenza sono prioritari e il mancato adempimento nello Stato dell’ultima attività non incide sulle prestazioni erogate dallo Stato di residenza.

Prestazioni familiari

In caso di cumulo, ogni Stato interessato calcola le prestazioni considerando anche i figli residenti in altri Stati membri. Quando la legislazione di uno Stato prevede l’importo più elevato, l’istituzione di quello Stato versa l’importo integrale e l’altra istituzione rimborsa la metà, nei limiti dell’importo previsto dalla propria legislazione, nei casi disciplinati dall’articolo 58.

Se la legislazione applicabile o la competenza cambia nel corso del mese, l’istituzione che ha erogato le prestazioni all’inizio del mese sostiene l’onere fino alla fine del mese. L’altra istituzione subentra dalla data comunicata.

La domanda viene esaminata considerando la situazione familiare complessiva, come se tutti gli interessati fossero soggetti alla legislazione dello Stato competente e vi risiedessero. Se la legislazione dell’istituzione ricevente è prioritaria, essa eroga le prestazioni; se è secondaria, trasmette la domanda per l’eventuale integrazione differenziale. In assenza di presa di posizione dell’altra istituzione entro due mesi, opera la decisione provvisoria.

Rimborsi tra istituzioni e importi forfettari

I costi delle prestazioni in natura sono rimborsati, di regola, sulla base della contabilità dell’istituzione che le ha erogate. Se i costi effettivi non risultano dalla contabilità, il rimborso è determinato mediante un forfait calcolato secondo elementi stabiliti dalla commissione amministrativa.

Gli Stati elencati nell’allegato 3 — tra cui Italia, Irlanda, Spagna, Malta, Paesi Bassi, Portogallo, Finlandia, Svezia e Regno Unito — applicano il rimborso forfettario per le categorie indicate dall’articolo 63.

L’importo mensile per persona è calcolato in base a tre classi d’età:

• meno di 20 anni;
• da 20 a 64 anni;
• 65 anni e oltre.

Il costo medio annuale per persona viene diviso per dodici e ridotto normalmente del 20%; per pensionati e familiari, quando lo Stato competente non è indicato nell’allegato IV del regolamento di base, la riduzione è del 15%. La commissione amministrativa deve presentare entro il 1° maggio 2015 una relazione sull’applicazione del sistema.

Termini per i crediti, interessi e rendicontazione

I crediti basati sui costi effettivi devono essere presentati entro i dodici mesi successivi alla fine del semestre civile in cui sono stati iscritti nella contabilità. I crediti forfettari devono essere presentati entro i dodici mesi successivi al mese di pubblicazione dei costi medi annuali nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

I crediti presentati tardivamente non sono presi in considerazione. L’istituzione debitrice deve pagare entro i diciotto mesi successivi alla fine del mese di presentazione, salvo rigetto motivato. Le contestazioni devono essere risolte entro 36 mesi; la commissione di controllo dei conti può formulare un parere entro i sei mesi successivi alla richiesta.

L’interesse di mora può essere applicato dopo il termine di diciotto mesi, salvo che sia stato versato entro sei mesi un anticipo almeno pari al 90% del credito. Il tasso applicabile è quello di riferimento della BCE vigente il primo giorno del mese in cui il pagamento è esigibile.

Per le prestazioni di disoccupazione, la domanda di rimborso deve essere presentata entro sei mesi dalla fine del semestre civile nel quale è avvenuto l’ultimo pagamento. In assenza di accordo tra Stati, si applicano i limiti e le procedure dell’articolo 70 e dell’allegato 5.

Compensazione e recupero dei crediti

Il recupero deve avvenire, quando possibile, mediante compensazione tra istituzioni o nei confronti del beneficiario. L’istituzione che ha erogato prestazioni indebite può chiedere a un’altra istituzione di detrarre la somma dagli arretrati o dai pagamenti correnti dovuti alla stessa persona.

Quando sono stati versati provvisoriamente prestazioni o contributi, l’istituzione competente deve regolare la situazione entro tre mesi dalla determinazione della legislazione applicabile o dell’istituzione debitrice. I contributi provvisori sono trasferiti all’istituzione competente; gli eventuali importi eccedenti sono rimborsati all’interessato.

La procedura di recupero transfrontaliero comprende:

• richiesta di informazioni utili all’identificazione del debitore e dei suoi beni;
• notifica di atti e decisioni, anche giudiziari;
• domanda di recupero accompagnata dal titolo esecutivo;
• riconoscimento diretto o, se necessario, approvazione, integrazione o sostituzione del titolo nello Stato richiesto;
• adozione di misure cautelari;
• trasferimento integrale dell’importo recuperato allo Stato richiedente.

Il titolo esecutivo deve essere riconosciuto o reso esecutivo, di regola, entro tre mesi dalla ricezione della domanda. Se il debitore contesta il credito o il titolo, la contestazione è proposta nello Stato richiedente; se riguarda i provvedimenti esecutivi, è proposta nello Stato richiesto. La procedura esecutiva è normalmente sospesa fino alla decisione sulla contestazione.

Lo Stato richiesto può rifiutare l’assistenza quando il recupero comporterebbe gravi difficoltà economiche o sociali secondo la propria legislazione o quando la domanda riguarda crediti risalenti a più di cinque anni, salvo le regole speciali per crediti contestati. Le questioni relative al credito sono regolate dalla legge dello Stato richiedente, mentre quelle relative agli atti esecutivi sono regolate dalla legge dello Stato richiesto.

Controlli medici e amministrativi transfrontalieri

Quando il beneficiario risiede o dimora in uno Stato diverso da quello dell’istituzione debitrice, gli esami medici e i controlli amministrativi possono essere svolti dall’istituzione del luogo di residenza o dimora. La relazione trasmessa vincola l’istituzione debitrice, che conserva tuttavia la facoltà di disporre un controllo da parte di un medico di propria scelta.

Il beneficiario può essere convocato nello Stato dell’istituzione debitrice solo se lo spostamento non pregiudica la salute e le spese di viaggio e soggiorno sono sostenute da tale istituzione. Le spese effettive dei controlli sono rimborsate all’istituzione incaricata, in deroga al principio generale della gratuità della cooperazione amministrativa.

Disposizioni transitorie, abrogazione ed entrata in vigore

Il regolamento prevede una disciplina transitoria per pensioni e rendite: le domande relative a eventi anteriori all’entrata in vigore possono richiedere una doppia liquidazione, secondo il precedente regime per il periodo anteriore e secondo il regolamento di base per il periodo successivo. L’importo più favorevole deve essere mantenuto quando previsto dall’articolo 94.

Gli Stati membri possono beneficiare di un periodo transitorio per gli scambi elettronici, non superiore a 24 mesi dall’entrata in vigore; in caso di ritardi significativi dell’EESSI, la commissione amministrativa può concedere una proroga congrua.

Il regolamento (CEE) n. 574/72 è abrogato dal 1° maggio 2010. I suoi effetti sono tuttavia mantenuti, fino agli adeguamenti necessari, per il regolamento (CE) n. 859/2003, il regolamento (CEE) n. 1661/85, l’accordo SEE, l’accordo UE-Svizzera e gli altri accordi che vi fanno riferimento. Ogni riferimento al regolamento n. 574/72 contenuto in altri atti dell’Unione si intende effettuato al presente regolamento.

Il regolamento è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, entra in vigore il 1° maggio 2010, è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno Stato membro.