Circolare numero 273 del 8-11-1995

Ripartizione contabile e rendicontazione telematica dei pagamenti delle rate di pensione

La circolare aggiorna le modalità operative per la regolazione finanziaria, la contabilizzazione e la rendicontazione dei pagamenti delle rate di pensione eseguiti dalle banche e dall’Ente Poste. L’intervento si colloca in continuità con la circolare n. 148 del 25 maggio 1995 e chiarisce, da un lato, la procedura di ripartizione contabile dei flussi trasmessi telematicamente e, dall’altro, le modalità di rendicontazione dei pagamenti effettuati dall’Ente Poste.

Modalità di pagamento e di rendicontazione

I pagamenti delle pensioni risultano ordinati, di regola, per via telematica; solo in via eccezionale possono essere emessi modelli cartacei P.1 ott. e P.1r ott. La rendicontazione avviene normalmente per via telematica da parte delle banche e dell’Ente Poste, con l’eccezione per quest’ultimo dei pagamenti eseguiti a seguito di ricezione di modelli cartacei I.N.P.S., che vengono restituiti all’Istituto.

La circolare ricorda inoltre che le banche sono tenute a rendicontare telematicamente anche i pagamenti effettuati su base cartacea. Solo in casi eccezionali, e sulla base di accordi locali preventivi, la S.A.P. che ha emesso i modelli cartacei può autorizzare l’addebito sul proprio conto corrente e la rendicontazione con restituzione dei modelli.

Flussi informativi e archivi centralizzati

I dati relativi alle pensioni pagate confluiscono nell’apposito archivio centralizzato, il Data Base dei Pagamenti, per tutti i pagamenti rendicontati telematicamente. Per i pagamenti eseguiti tramite istituti di credito, tali dati sono utilizzati anche per l’invio alle S.A.P. "polo finanziario" del flusso di aggiornamento ai fini della contabilizzazione del movimento finanziario.

In ogni caso, i dati vengono abbinati con le informazioni presenti nel Data Base dell’Emesso-Pagato e nel Data Base delle Pensioni, così da consentire le operazioni di ripartizione contabile indipendentemente dalla modalità di rendicontazione.

Ripartizione contabile dei pagamenti delle pensioni

La procedura distingue tra:

• cedole rendicontate telematicamente;
• cedole cartacee acquisite con lettore ottico;
• residuali nastri U.P.E.

Per le cedole rendicontate telematicamente, i pagamenti vengono registrati nel Data Base del Pagato con dati di riferimento diversi a seconda dell’ufficio pagatore:

• per gli uffici bancari: sede di pagamento, periodo contabile, identificativo banca e numero della contabile;
• per l’Ente Poste: sede di pagamento, periodo contabile e identificativo Ente Poste.

Successivamente le cedole sono abbinate con il Data Base Pensioni, nel quale vengono inseriti i dati di sede di pagamento, periodo contabile, identificativo ufficio pagatore, numero contabile, progressivo cedola, codice errore e codice riciclo.

Per le cedole cartacee acquisite con lettore ottico e per i residuali nastri UPE, la trasmissione e l’abbinamento avvengono on-line con il Data Base delle Pensioni, consentendo alle Sedi di ricevere in tempo reale gli esiti degli abbinamenti. In questo caso, nel Data Base pensioni sono registrati sede di pagamento, periodo contabile, numero P4, progressivo cedola, codice errore, codice riciclo e identificativo ufficio pagatore valorizzato a zero.

Esiti dell’abbinamento e controlli sulle discordanze

L’abbinamento tra Data Base del Pagato e Data Base delle Pensioni produce due flussi principali verso la periferia:

• un flusso di informazioni sugli esiti dell’abbinamento con l’archivio dell’emesso, utile a rilevare eventuali discordanze fra cedola emessa e cedola pagata;
• i files di ripartizione contabile, inviati di norma mensilmente alla Sede che ha in carico le pensioni.

Al completamento della ricezione dei dati viene generata una lista, ristampabile in qualsiasi momento, suddivisa per documento contabile e contenente gli estremi e i motivi dei pagamenti non abbinati. Tale lista deve essere utilizzata per gli accertamenti, i controlli e gli altri adempimenti necessari, in conformità alle istruzioni richiamate dalla circolare n. 1071 E.A.D. del 9 aprile 1986.

Effetti contabili della procedura

Dopo la ricezione dei files di ripartizione contabile, la Sede attiva una funzione di contabilizzazione e archiviazione dei dati trasmessi dal Centro Elettronico Nazionale. La contabilizzazione genera articoli con:

• tipo operazione "0";
• codice operatore "97";
• identificativo articolo "P";
• codice documento "61".

Con tali articoli si provvede a:

• attribuire ai conti di gestione l’importo lordo;
• attribuire al conto del pagato l’importo netto;
• attribuire ai conti delle trattenute i relativi importi per le pensioni completamente abbinate;
• attribuire al conto GPA 54/77 le somme corrispondenti alla differenza tra importo lordo e importo netto per i pagamenti non completamente abbinati;
• per i pagamenti eseguiti dall’Ente Poste e rendicontati telematicamente, addebitare il conto GPA 53/03 e accreditare il conto GPA 10/00.

Al termine viene prodotta una stampa dettagliata dei b.c. archiviati con il numero di articolo in p.d.

Casi residuali e controlli sugli importi dell’Ente Poste

La procedura comprende anche eventuali rendicontazioni di pagamenti delle pensioni effettuate per via cartacea e con supporto magnetico negli anni precedenti e non ancora inserite nella procedura di acquisizione delle cedole ottiche.

La circolare richiama poi l’esigenza di prestare particolare attenzione alle possibili discordanze tra l’importo del documento contabile trasmesso dall’Ente Poste P.4/Ott./Riep e l’importo risultante dalla somma dei modelli P.1 ott. e P.1r ott. allegati. Tali differenze tra importo dichiarato e importo letto vengono evidenziate da un tabulato riassuntivo dell’acquisizione, generato automaticamente al termine dell’acquisizione di ogni P.4/Ott./Riep. e ristampabile successivamente.

Poiché dal corrente esercizio è venuta meno la produzione automatica locale del biglietto contabile di ripartizione, copia del tabulato deve essere trasmessa immediatamente sia all’Ufficio gestione pensioni sia all’Ufficio competente per la contabilità, che provvede a predisporre il modello SC 3 per l’assunzione contabile delle differenze secondo quanto previsto dalla circolare n. 634 Rg.-714 E.A.D.-248 B.-16054 O. del 5 novembre 1981. Restano comunque fermi gli adempimenti dell’Ufficio gestione pensioni per la sistemazione delle differenze sulla base della documentazione disponibile. Le discordanze devono inoltre essere segnalate all’Ente Poste Italiane nell’apposito rigo del primo modello P.116 utile.

Rendicontazione delle rate di pensione pagate dall’Ente Poste

La rendicontazione telematica trasmessa dall’Ente Poste per i pagamenti delle rate di pensione eseguiti dallo stesso dà luogo alla produzione di files per l’assunzione del debito verso l’Ente e per la contestuale ripartizione contabile.

Al momento dell’archiviazione dei flussi vengono memorizzate, su un apposito file, le informazioni necessarie alla produzione del modello P.116. Tale modello è quindi predisposto direttamente dalla procedura e riporta, su righe distinte, i valori relativi al numero e all’importo dei pagamenti rendicontati telematicamente, distinguendo tra pagamenti eseguiti presso Uffici U.P.E. e pagamenti eseguiti presso Uffici tradizionali.

I dati sono desunti dai flussi archiviati su LSX e risultano già riportati dalla procedura automatizzata.

Modelli P.4/Ott/Riep e adempimenti delle Sedi

La Filiale dell’Ente Poste trasmette per ciascun mese, per ciascuna S.A.P. o Centro operativo, due distinti modelli P.4/Ott/Riep:

• P.4/Ott/Riep/UPE, con numero e importo dei pagamenti eseguiti dagli U.P.E. e, quindi, rendicontati telematicamente, nonché dei pagamenti eseguiti con cedole INPS restituite;
• P.4/Ott/Riep/TRAD, con numero e importo dei pagamenti eseguiti dagli Uffici tradizionali, con cedole emesse dallo stesso Ente Poste e rendicontati telematicamente.

Poiché la rendicontazione continua ad avvenire secondo gli accordi richiamati dalla circolare n. 786 Rg. del 12 aprile 1985, tutti i modelli P.4/riep. relativi alle Sedi zonali e ai Centri operativi sono trasmessi dall’Ente Poste alla Sede provinciale I.N.P.S., unitamente a un modello riepilogativo con i dati delle strutture INPS della Provincia. Le S.A.P. provinciali provvedono poi a inoltrare alle S.A.P. zonali i modelli e le cedole cartacee di competenza loro o dei Centri operativi di cui costituiscono Sede madre.

Gestione transitoria del modello P.116

L’Ente Poste ha rappresentato che, almeno per un certo periodo, le Filiali potrebbero trasmettere dapprima il modello P.4/Ott/Riep/UPE e solo successivamente il modello P.4/Ott/Riep/TRAD. Per tale ragione, le modalità di invio dei modelli P.116 per il riconoscimento dei pagamenti da parte dell’Istituto risultano ancora in definizione e saranno oggetto di successive comunicazioni.

Nel frattempo ciascuna Sede deve:

• contabilizzare direttamente l’ammontare dei modelli cartacei di competenza, compresi quelli dei Centri operativi dipendenti, addebitando il conto GPA 51/01 e accreditando il conto GPA 10/00;
• digitare tale ammontare sull’apposita riga del modello P.116 del mese, già prodotto con i dati del flusso telematico;
• digitare sull’apposita riga del P.116 le eventuali discordanze segnalate dal sistema locale a seguito della lettura ottica di cedole già rendicontate;
• conservare il modello in apposita raccolta, in attesa di istruzioni.

Nuovi conti del piano dei conti

In allegato sono introdotti due nuovi conti:

• GPA 53/03, "Addebitamenti provvisori per i pagamenti di rate di pensione eseguiti nell’anno in corso da parte dell’Ente Poste per via telematica";
• GPA 54/77, "Accreditamenti provvisori per mancato abbinamento dei pagamenti con le rate di pensione emesse, in attesa di imputazione definitiva".

La circolare conclude richiamando l’attenzione dei responsabili delle aree contabilità e gestione pensioni sulla necessità di sovraintendere personalmente agli adempimenti descritti e ai relativi effetti nei rapporti con banche e Ente Poste.