Risoluzione n. 145 del 21/12/2006

Consegna elettronica del CUD ai dipendenti

La risoluzione esamina la possibilità, per un sostituto d’imposta, di consegnare il modello CUD ai dipendenti tramite strumenti elettronici anziché in formato cartaceo. Il chiarimento riguarda l’interpretazione dell’art. 4 del d.P.R. n. 322 del 1998 e si sofferma sia sulla modalità di consegna sia sulle conseguenti regole di conservazione del documento.

Quesito posto dalla società

La società Alfa s.p.a., quale sostituto d’imposta, chiede se sia legittimo mettere a disposizione dei lavoratori il CUD in un’area intranet accessibile con matricola e password personale, inviando loro una e-mail di avviso e un successivo sollecito ai dipendenti che non abbiano visualizzato il modello. Il documento verrebbe fornito in formato Adobe PDF, insieme alle istruzioni e all’avvertenza di conservarlo per i successivi adempimenti.

Tesi interpretativa del contribuente

Secondo l’istante, la lettera dell’art. 4, comma 6-ter, del d.P.R. n. 322 del 1998 potrebbe far pensare a una consegna materiale su supporto cartaceo. Tuttavia, in una lettura evolutiva della norma, il termine "consegnate" dovrebbe essere inteso in senso ampio, così da ricomprendere anche la trasmissione elettronica. La società richiama l’analogo orientamento adottato dall’Agenzia in materia di fatturazione IVA e sottolinea che la disciplina delle certificazioni dei sostituti d’imposta si è progressivamente adattata all’evoluzione tecnologica e alla semplificazione degli adempimenti.

Quadro normativo richiamato dall’Agenzia

L’Agenzia richiama l’art. 4, comma 6-ter, del d.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, che prevede il rilascio di una certificazione unica attestante:

• l’ammontare complessivo delle somme e dei valori corrisposti;
• le ritenute operate;
• le detrazioni di imposta effettuate;
• i contributi previdenziali e assistenziali;
• gli altri dati stabiliti con il provvedimento di approvazione dello schema di certificazione.

Richiama inoltre il comma 6-quater del medesimo articolo, secondo cui le certificazioni, sottoscritte anche mediante sistemi di elaborazione automatica, devono essere consegnate agli interessati entro il 28 febbraio dell’anno successivo a quello di corresponsione delle somme e dei valori, ovvero entro dodici giorni dalla richiesta in caso di interruzione del rapporto di lavoro.

Modifica del termine di consegna e provvedimento CUD 2007

La risoluzione precisa che il comma 6-quater è stato modificato dall’art. 37, comma 10, lett. d), n. 3), del d.l. 4 luglio 2006, n. 223, convertito dalla legge 4 agosto 2006, n. 248, che ha sostituito il precedente termine del 15 marzo con quello del 28 febbraio, con decorrenza dal 1 maggio 2007.

Viene inoltre richiamato il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 6 dicembre 2006, con cui è stato approvato lo schema di certificazione unica "CUD 2007" e le relative istruzioni. Il punto 1.3 del provvedimento stabilisce che il datore di lavoro, ente pensionistico o altro sostituto d’imposta deve compilare la certificazione secondo le istruzioni allegate e rilasciarla in duplice copia al contribuente, unitamente alle informazioni dell’allegato 1, nei termini previsti dall’art. 4, comma 6-quater.

Ammissibilità della consegna in formato elettronico

L’Agenzia osserva che la normativa parla solo di obbligo di "consegnare" o "rilasciare" la certificazione, senza imporre espressamente la forma cartacea. Da ciò deriva che non esiste un divieto specifico di trasmettere il CUD in formato elettronico, a condizione che il dipendente possa effettivamente entrarne in possesso e materializzarlo per i successivi adempimenti.

La consegna telematica è quindi ammessa solo se ricorrono le seguenti condizioni:

• il dipendente deve disporre degli strumenti necessari per ricevere il documento in formato elettronico;
• il dipendente deve poter stampare la certificazione;
• la trasmissione deve consentire la concreta disponibilità del documento da parte del lavoratore.

Ipotesi escluse

La modalità elettronica non è utilizzabile in tutte le situazioni. L’Agenzia esclude, a titolo esemplificativo, le ipotesi in cui il sostituto debba rilasciare la certificazione agli eredi del dipendente deceduto. In tali casi, infatti, non è garantita la medesima possibilità di ricezione e materializzazione del documento da parte del destinatario.

Conservazione del documento fiscale

La risoluzione evidenzia che, in base alle modalità prescelte dal sostituto per emettere e conservare il documento, possono trovare applicazione le disposizioni del d.m. 23 gennaio 2004 sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi supporti, richiamato anche dalla circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006.

L’Agenzia precisa che non è chiaro, nel caso esaminato, se il CUD venga creato come documento informatico, con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica, oppure come documento analogico. In relazione a ciò afferma che:

• se il CUD è emesso come documento informatico, deve essere conservato nella stessa forma ai sensi dell’art. 3 del d.m. 23 gennaio 2004;
• se è emesso come documento analogico, deve essere materializzato e conservato secondo le modalità tradizionali, salva la possibilità di conservazione elettronica ai sensi dell’art. 4 del medesimo decreto.

Ambito di applicazione delle regole sulla conservazione

L’Agenzia richiama anche la circolare n. 36/E del 2006, osservando che tra i documenti fiscalmente rilevanti rientrano in generale tutte le dichiarazioni fiscali, la modulistica relativa ai pagamenti come i modelli F23 e F24, nonché fatture e documenti similari. Per questo ritiene che le disposizioni del d.m. 23 gennaio 2004 possano trovare applicazione anche con riferimento al CUD.

Profili non esaminati

La risoluzione precisa che non affronta le problematiche relative alla sicurezza informatica e alla tutela della riservatezza dei dati personali, disciplinate dal d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, in quanto tali profili esulano dalla competenza dell’Agenzia nel parere reso.