Circolare numero 148 del 24-12-2012

Chiusura della contabilità dell’esercizio 2012 e calendario degli adempimenti

La circolare disciplina i termini e le modalità operative per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2012 e per la trasmissione dei dati alla Direzione generale. L’obiettivo è garantire la tempestiva chiusura dei conti, il rispetto delle scadenze di rendicontazione e la predisposizione del bilancio consuntivo 2012.

Periodo suppletivo e date di riferimento

Il riferimento generale per il calendario degli adempimenti è la chiusura del cosiddetto "periodo suppletivo", fissata al 31 gennaio 2013. Tale data riguarda esclusivamente gli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità. Per le operazioni contabili connesse ai flussi di cassa, invece, il termine di chiusura è anticipato al 23 gennaio 2013.

Limitazioni alle registrazioni contabili dopo il 23 gennaio 2013

Dopo il 23 gennaio 2013 non è più consentito effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali, né alla contabilità speciale presso la Tesoreria provinciale dello Stato, salvo eventuali eccezioni richiamate nel successivo punto I.04. La circolare sottolinea quindi la necessità di concentrare entro tale data le operazioni di cassa che incidono sulla contabilità di fine esercizio.

Adeguamento delle procedure automatizzate e dei flussi manuali

Le procedure automatizzate collegate alla contabilità, tra cui quelle relative a DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, devono essere adeguate tenendo conto del termine ultimo del 24 gennaio 2013 per la produzione dei dati da inserire nel sistema contabile.

Anche gli eventuali documenti contabili predisposti manualmente devono essere trasmessi agli uffici competenti con congruo anticipo rispetto al 31 gennaio 2013, così da consentire:

• le registrazioni contabili entro il termine del periodo suppletivo;
• l’eventuale esecuzione di scritture di assestamento;
• il completamento dei controlli di concordanza e quadratura previsti dai programmi di verifica.

Responsabilità dei Direttori delle Sedi

La circolare richiama i Direttori delle Sedi alla puntuale attuazione di tutti gli adempimenti necessari per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2012. In particolare, viene evidenziata la necessità di rispettare i termini per l’invio dei rendiconti e dei prospetti di analisi indicati nella circolare, adottando le misure organizzative utili a raggiungere tale risultato.

La puntualità è considerata condizione essenziale per il rispetto dei termini previsti dalla normativa vigente per la predisposizione e l’approvazione del bilancio consuntivo 2012 da parte degli Organi dell’Istituto.

Monitoraggio dei Direttori regionali

Ai Direttori regionali viene richiesto di svolgere un monitoraggio costante delle Sedi territorialmente competenti, anche attraverso la procedura di controllo richiamata dal messaggio n. 2365 del 24 gennaio 2006. Essi devono verificare che gli adempimenti siano svolti con tempestività e fornire, se necessario, un intervento diretto per la soluzione degli eventuali problemi operativi.

Eventuale apertura della procedura "Ip Aut"

La circolare prevede infine che, successivamente alla chiusura del periodo suppletivo, il Direttore centrale bilanci e servizi fiscali possa autorizzare, con apposito messaggio e qualora ne ravvisi la necessità, l’apertura della procedura denominata "Ip Aut". Tale finestra è prevista dall’11 al 22 febbraio 2013 e serve ad acquisire su SAP R/3 ulteriori registrazioni contabili che dovessero rendersi necessarie in conto esercizio 2012.