Circolare numero 147 del 20-12-2012

Adozione del protocollo informatico unificato INPS per la gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica

La circolare disciplina l’estensione del protocollo informatico INPS alle strutture della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica, nell’ambito del processo di integrazione con le gestioni soppresse. Dopo una sperimentazione avviata nel mese di agosto su alcune articolazioni centrali e regionali, il nuovo modello entra a regime dal 1° gennaio 2013 e definisce in modo distinto strumenti, flussi documentali e modalità di assistenza.

Finalità dell’intervento e decorrenza

L’intervento è finalizzato a unificare la gestione del protocollo informatico per le strutture centrali e territoriali. La fase sperimentale ha riguardato due Direzioni Centrali e una Direzione regionale della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica. Dal 1° gennaio 2013 l’utilizzo del protocollo informatico INPS viene esteso alle restanti strutture, secondo un modello analogo a quello già in uso presso le corrispondenti strutture centrali e territoriali dell’Istituto.

Modello di attivazione e ripartizione degli strumenti

Il modello operativo distingue tra documentazione di autogoverno e documentazione di prodotto, nonché tra le diverse tipologie di struttura.

Per le Direzioni Centrali e Regionali:

• GFD (Gestione Flussi Documentali) costituisce l’unica interfaccia utente di protocollo e gestione documentale per i documenti che non interessano il processo produttivo, definiti documenti di autogoverno;
• per i documenti di prodotto della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica viene utilizzato il SIN come interfaccia utente.

Per le Direzioni Provinciali e le Strutture Sociali:

• il SIN è l’interfaccia utente per i documenti di prodotto della gestione previdenziale e richiama le funzioni di protocollo unificato PIU;
• le stesse funzioni PIU sono utilizzate per la protocollazione dei documenti che non interessano il processo produttivo.

La circolare precisa che, per le sedi della gestione che svolgono attività di produzione, la documentazione relativa all’attività produttiva deve essere gestita tramite SIN.

Regole di protocollazione e divieti operativi

Un punto centrale della disciplina è il divieto di protocollare direttamente da PIU gli atti che attengono alle prestazioni. Il sistema SIN si collega automaticamente al sistema di protocollazione in modo trasparente per l’utenza, richiamando il nuovo protocollo e non più il Protocollo ASP. In sostanza, la protocollazione della documentazione produttiva passa attraverso SIN, mentre la documentazione residuale, cioè quella di autogoverno o comunque non produttiva, continua a essere protocollata con PIU nelle Direzioni provinciali e con GFD nelle Direzioni Regionali e Centrali.

Scansionamento, supporti hardware e conservazione di ASP

Ove possibile, il processo prevede anche attività di scansionamento dei documenti da acquisire a sistema. A tale scopo è prevista la distribuzione di circa due scanner per ogni sede attivata.

Resta inoltre disponibile il sistema ASP:

• per la consultazione dei documenti registrati fino al 31 dicembre 2012;
• per l’eventuale registrazione in SIN, come "protocollo pregresso", dei documenti protocollati in ASP fino al 31 dicembre 2012.

Integrazione nei sistemi di monitoraggio

Ai fini del monitoraggio della produzione, i dati relativi alla protocollazione e alle fasi di lavorazione delle pratiche saranno integrati nei sistemi di monitoraggio INPS già a partire dal 1° gennaio 2013. La circolare evidenzia quindi una contestuale evoluzione sia dei processi documentali sia degli strumenti di controllo della produzione.

Formazione del personale e assistenza all’avviamento

Per consentire l’operatività dal 1° gennaio 2013, è stato predisposto un piano formativo rivolto a tutto il personale interessato. La formazione è erogata in modalità e-Learning sia per GFD sia per PIU, attraverso video di circa 5-10 minuti che illustrano le funzioni principali degli strumenti e sono destinati a tutto il personale della gestione.

A supporto dell’apprendimento sono previsti:

• un ambiente di sperimentazione per esercitazioni sulle funzionalità illustrate;
• un pool di 50 risorse interne ex-Inpdap, composte da 2 persone per ciascuna Direzione Regionale e da 1 persona per ciascuna Direzione Centrale, formate sui sistemi GFD e PIU nel periodo 26 novembre - 12 dicembre.

Questo pool svolge funzioni di assistenza utenti di primo livello per GFD e PIU e, se necessario, si raccorda con il gruppo di assistenza utenti di secondo livello già attivo per il supporto al SIN.

Assistenza di livello superiore e canali informativi

Qualora i primi due livelli non siano in grado di fornire soluzioni specialistiche alle segnalazioni, è previsto il coinvolgimento dell’HELP DESK DOCUMENTALE INPS, che assume il ruolo di assistenza utenti di terzo livello.

La circolare segnala infine che sulla intranet, dove è disponibile il materiale formativo, saranno fornite ulteriori indicazioni operative.