Circolare numero 119 del 07-09-2010

Trasmissione telematica delle certificazioni di malattia e invio degli attestati via PEC

La circolare introduce una modalità ulteriore di recapito degli attestati di malattia ai datori di lavoro pubblici e privati mediante posta elettronica certificata. L’intervento si colloca nel quadro della disciplina sulla trasmissione telematica dei certificati di malattia già illustrata dall’INPS con la circolare n. 60 del 16 aprile 2010 e con i richiami alle disposizioni normative e tecniche allora vigenti.

Quadro di riferimento e finalità

L’INPS precisa che, oltre alle funzioni di consultazione dei certificati e degli attestati già rese disponibili ai soggetti abilitati sul sito istituzionale, viene attivato il flusso di invio degli attestati alla casella PEC indicata dal datore di lavoro. La circolare ha quindi una funzione operativa: definisce come il datore di lavoro può chiedere il servizio e come le sedi INPS devono registrare e gestire la relativa richiesta.

Istruzioni per i datori di lavoro

La richiesta di invio degli attestati tramite PEC deve essere presentata all’indirizzo di posta certificata di una Sede INPS e deve utilizzare lo stesso indirizzo PEC al quale saranno inviati i documenti telematici. Gli indirizzi PEC delle strutture territoriali INPS sono reperibili sul sito internet dell’Istituto, nella sezione dedicata alle sedi e alla ricerca per elenchi di posta certificata.

La richiesta è considerata valida solo se contiene gli elementi richiesti per la tipologia di soggetto:

• per le Pubbliche Amministrazioni, il codice fiscale dell’amministrazione e il progressivo INPDAP relativo alla sede di servizio; è inoltre possibile chiedere l’invio accentrato degli attestati di tutti i dipendenti, autorizzando l’INPS a considerare il solo codice fiscale dell’amministrazione e a non considerare i progressivi INPDAP delle sedi di servizio;
• per le aziende private, la matricola INPS; l’azienda può anche chiedere che lo stesso indirizzo PEC sia associato a più matricole riferite alla medesima impresa;
• per tutti i richiedenti, il formato di invio desiderato tra TXT, XML o entrambi.

Una volta ricevuta la richiesta, l’invio avviene tramite flussi automatici giornalieri che inoltrano gli attestati ricevuti dal SAC agli indirizzi PEC comunicati, nel formato prescelto.

Indicazioni tecniche sui formati

La circolare rinvia all’allegato 1 per il facsimile del documento in formato TXT e alle specifiche tecniche del documento XML. Tali allegati supportano la corretta formulazione della richiesta e la gestione tecnica del flusso di trasmissione.

Procedure per le strutture INPS

Per la gestione delle richieste è disponibile sull’intranet INPS una funzione dedicata, accessibile dal percorso Processi > prestazioni a sostegno del reddito, denominata "Gestione P.E.C. per invio attestati di malattia Telematici". L’operatore, in base alla tipologia del richiedente, deve selezionare:

• Azienda privata;
• Ente Pubblico.

La maschera applicativa richiede l’inserimento dell’identificazione del soggetto richiedente:

• matricola INPS per le aziende private;
• codice fiscale per gli enti pubblici, con l’ulteriore indicazione dell’invio accentrato oppure riferito a una specifica sede di servizio, individuata dal progressivo INPDAP.

La procedura consente inoltre di registrare:

• l’indirizzo PEC di invio, che coincide con quello di destinazione degli attestati;
• il formato di invio scelto: TXT, XML o entrambi;
• lo stato della richiesta, attivo o disattivo, per gestire eventuali variazioni;
• per gli enti pubblici, la funzione di scelta PEC, utile per la verifica e la ricerca dell’indirizzo PEC dell’ente su internet.

Gestione delle variazioni

Eventuali cambiamenti comunicati dai datori di lavoro possono essere gestiti tramite la medesima funzione applicativa, modificando i dati già registrati in precedenza. La circolare evidenzia in particolare la possibilità di attivare o disattivare la richiesta in base alle segnalazioni dell’ente o dell’azienda.

Abilitazioni e profili di accesso

L’abilitazione degli operatori di sede all’applicazione deve avvenire esclusivamente tramite il sistema Identity Management (IDM), da parte degli amministratori con ruolo di "Gestore profili web intranet". L’applicazione prevede un unico profilo autorizzativo, denominato "Invio Attestati di Malattia con PEC".

Per abilitare un utente è necessario:

• assegnare la risorsa "Web Access Manager";
• assegnare il profilo autorizzativo corrispondente nel percorso "Prestazioni a sostegno del reddito" > applicazione "Gestione P.E.C. per invio attestati di malattia Telematici" > profilo "Invio Attestati di Malattia con PEC".

Rinvio alla documentazione di supporto

Per approfondimenti sull’utilizzo di IDM e sulla procedura di assegnazione dei profili, la circolare rinvia alla documentazione del sistema Identity Management e alla FAQ n. 9. L’intervento si chiude con il richiamo agli allegati numerati da 1 a 4, che completano la parte tecnica e operativa della disciplina.